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Weshalb elektronische Rechnungen die Zukunft sind

By Max Ertl • 20 Juni 2017

 © fotolia / Drobot DeanTäglich werden in Deutschland Tausende Rechnungen verschickt – rund 32 Millionen sind es Schätzungen zufolge pro Jahr. Und so fortschrittlich viele deutsche Unternehmen auch sein mögen: Etliche dieser Rechnungen werden noch immer in Papierform bearbeitet und auf dem Postweg verschickt. Weshalb eine Umstellung auf elektronische Rechnungen die Effizienz Ihres Unternehmens deutlich verbessert und welches Einsparungspotenzial elektronische Rechnungen bieten, erfahren Sie in diesem Beitrag. 

Schnell und unkompliziert: Wie elektronische Rechnungen Ihren Arbeitsalltag erleichtern

Das Erstellen und Bearbeiten papierbasierter Rechnungen kann jede Menge Zeit und Nerven kosten. Jede Position muss manuell geprüft werden, und schleicht sich trotz gründlicher Prüfung ein Fehler ein, steigt der ursprünglich eingeplante Zeitaufwand schnell um ein Vielfaches – vor allem dann, wenn der Fehler erst erkannt wird, wenn die Rechnung bereits auf dem Postweg zugestellt wurde. Und selbst wenn alles glattgeht, ist der Zeitaufwand enorm: 27 Minuten dauert das Bearbeiten einer papierbasierten Rechnung im Schnitt – viel Zeit für eine Aufgabe, die mithilfe digitaler Technik in nur fünf Minuten erledigt sein könnte.

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Immer mehr Unternehmen erkennen die Zeitersparnis, die mit elektronischen Rechnungen einhergeht, und stellen ihr Billing sukzessive um. Die Vorteile liegen auf der Hand: Leistungsfähige Dokumentenmanagement- und ECM-Systeme nehmen eingehende Rechnungen automatisch entgegen und und archivieren sie gesetzeskonform –  ohne Medienbruch lassen sie sich mit anderen Unternehmensdaten abgleichen. Die manuelle Bearbeitung und das umständliche Hin- und Herschicken zwischen den einzelnen Fachabteilungen entfallen. Stattdessen profitieren alle Beteiligten von schnellen Arbeitsschritten, die den Umgang mit Rechnungen deutlich vereinfachen.

Hinsichtlich Format und Übertragungsweg haben Unternehmen übrigens die freie Wahl. Ob im Textfeld einer E-Mail oder als angehängte Datei – solange die gesetzlichen Bestimmungen eingehalten sind, können Sie Ihre elektronischen Rechnungen verschicken, wie Sie möchten. 

Besonders einfach wird die Rechnungserstellung und – bearbeitung, wenn sowohl Absender als auch Empfänger den ZUGFeRD-Standard nutzen, der im Jahr 2014 veröffentlicht wurde. Hierbei handelt es sich um ein einheitliches Format für elektronische Rechnungen, mit dem der Rechnungsaustausch zwischen Unternehmen fast vollständig automatisiert werden kann. Auf den ersten Blick sind Rechnungen im ZUGFeRD-Format ganz normale PDF-Dateien, doch der Clou liegt im Detail: Ohne zusätzlichen Aufwand werden alle Rechnungsinformationen auch noch in einem standardisierten XML-Format gespeichert, das es Programmen wie ERP-, Warenwirtschafts- oder Finanzbuchhaltungssystemen erlaubt, die Daten automatisiert auszulesen und weiterzuverarbeiten. Einfacher kann die Rechnungsbearbeitung kaum sein – vor allem seitdem der Gesetzgeber 2011 beschlossen hat, dass qualifizierte elektronische Signaturen und EDI-Verfahren nicht mehr zwingend erforderlich sind.

Kosten sparen mit Dokumenten-ManagementKosteneffizient: Weshalb elektronische Rechnungen wichtige Ressourcen freisetzen

Haben Sie sich schon einmal Gedanken darüber gemacht, wie viel Geld es Ihr Unternehmen kostet, papierbasierte Rechnungen zu erstellen? Seien es Papier, Toner, Porto, Umschläge oder Lagerplatz – in der Summe ergeben diese Positionen Beträge, die so hoch sind, dass sie in anderen Unternehmensbereichen über Erfolg und Misserfolg entscheiden können. Ebenfalls unterschätzt wird häufig die Arbeitszeit der Mitarbeiter, die oft unzählige Stunden in die Bearbeitung von Papierrechnungen investieren, obwohl ihre Expertise an anderer Stelle vermutlich weit mehr gefragt wäre.  In einer Zeit, in der die Konkurrenz immer härter wird, können sich zukunftsorientierte Unternehmen ein solches Verhalten nicht mehr leisten.

Nutzen Sie deshalb elektronische Rechnungen, um eine Menge Ressourcen einzusparen. Konkret gehen Experten davon aus, dass die deutsche Wirtschaft durch eine effektivere Handhabung von Rechnungen 500 Milliarden Euro freisetzen könnte. Sie möchten wissen, was das für Ihr Unternehmen bedeutet? Laut der Billentis-Studie „E-Invoicing / E-Billing. Digitisation & Automation“ von 2016 können Betriebe, die Rechnungen auf elektronischem Weg empfangen, 11,20 Euro pro Rechnung einsparen. Wird eine elektronische Rechnung versendet, ergibt sich laut der Studie eine Kostenersparnis von durchschnittlich 6,60 Euro.

Wie viele papierbasierte Rechnungen bearbeiten Sie pro Jahr? Wenn Sie die Antwort darauf kennen, können Sie sich leicht ausrechnen, ob sich die Umstellung auf elektronische Rechnungen in Ihrem Fall lohnt.

Und noch eine Überlegung sollten Sie in Ihre Kalkulation einbeziehen: Rechnungen, die auf digitalem Weg eingehen, werden in der Regel auch schneller bezahlt. Diese Tatsache ist leicht nachzuvollziehen, denn anstatt sich auf den zeitintensiven Postweg verlassen zu müssen, können Unternehmen elektronische Rechnungen mit einem einzigen Knopfdruck übermitteln. Besonders kurz wird die Umlaufzeit vom Rechnungseingang bis zur Zahlung, wenn alle Beteiligten in der Lage sind, elektronische Rechnungen automatisiert zu verarbeiten. Auf Empfängerseite werden eingehende elektronische Rechnungen in diesem Fall von dem gewählten ERP-System überprüft, ehe sie dann – falls gewünscht – automatisiert freigegeben werden können. Grundsätzlich gilt: Je mehr Prozesse rund um die Rechnungsbearbeitung in einem Unternehmen digitalisiert sind, desto optimaler können die Vorteile elektronischer Rechnungen genutzt werden. Kein Wunder also, dass immer mehr Unternehmen darauf bestehen, dass potenzielle Geschäftspartner für die elektronische Rechnungsbearbeitung gerüstet sind. 

Professionell und zuverlässig: Wie elektronische Rechnungen Arbeitsabläufe optimieren

Elektronische Rechnungen stehen für höchste Effizienz. Und das nicht nur wegen der bereits angesprochenen Schnelligkeit der Rechnungsbearbeitung durch automatisierte Workflows, sondern auch wegen der hohen Qualität, die mit elektronischen Rechnungen einhergeht. Die Wahrscheinlichkeit menschlicher Fehler wird deutlich reduziert, und die Bearbeitung elektronischer Rechnungen kann im Vergleich zu papierbasierten Prozessen deutlich besser gesteuert und kontrolliert werden. Ein weiteres Plus: Das genannte Höchstmaß an Transparenz und Effizienz gilt nicht nur für die tatsächliche Rechnungsbearbeitung, sondern auch für die Archivierung. Statt bezahlte Rechnungen manuell in Ordnern abheften zu müssen, die dann über Jahre hinweg in Kisten verstauben und eine Menge Lagerplatz benötigen, genügt bei elektronischen Rechnungen ein einziger Mausklick (oder nach Wahl auch ein automatisierter Prozess), um sie sicher zu archivieren – und das mit dem guten Gefühl, jederzeit unkompliziert auf die archivierten Rechnungen zugreifen zu können. Die Zeiten, in denen falsch abgelegte oder verlorengegangene Dokumente für Hektik sorgten, sind damit vorbei. 

Sie möchten in Ihrem Unternehmen von den genannten Vorteilen elektronischer Rechnungen profitieren? Dann beginnen Sie so bald wie möglich mit der Umstellung, um bereits in naher Zukunft noch effizienter und wirtschaftlicher arbeiten zu können.

Kosten sparen mit Dokumenten-Management

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