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Wie digitale Rechnungen Ihren Arbeitsalltag erleichtern

By Max Ertl • 25 April 2017

digitale rechnungJahr für Jahr werden in Deutschland rund 30 Milliarden Rechnungen auf dem Postweg verschickt. Die Folge: ein enormer Verbrauch von Ressourcen, die an anderer Stelle deutlich sinnvoller zum Einsatz kommen würden. Welches Einsparungspotenzial digitale Rechnungen bieten und wie sie Ihnen den Arbeitsalltag erleichtern, erfahren Sie in diesem Beitrag. 

Was sind digitale Rechnungen?

Digitale Rechnungen sind Rechnungen, die auf elektronischem Weg erstellt, übermittelt und empfangen werden. Sowohl hinsichtlich des Formats als auch bezüglich des Weges, auf dem sie übermittelt werden, haben Unternehmen die freie Wahl. Wichtig ist nur, dass der Empfänger der digitalen Rechnung zustimmt und dass die gesetzlichen Bestimmungen – die wir in diesem Beitrag noch genauer beleuchten – eingehalten werden.

Schnell und unkompliziert: Digitale Rechnungen und ihre Vorteile

Auf das Einsparungspotenzial digitaler Rechnungen angesprochen, denken viele Unternehmer zunächst an Ressourcen wie Papier und Porto. Damit haben sie Recht – doch der Nutzen, den Unternehmen aus digitalen Rechnungen ziehen können, geht noch viel weiter. Hier einige der wesentlichen Vorteile einer digitalen Rechnung im Überblick:

Schnellere Verarbeitung

Digitale Rechnungen garantieren effiziente Bearbeitungsprozesse. Im Schnitt dauert die Bearbeitung einer Papierrechnung 27 Minuten – setzen Unternehmen hingegen auf die digitale Variante mit (teil-)automatisierten Prozessabschnitten, sind es durchschnittlich nur noch fünf Minuten.

Geringere Kosten

Seien es Druck-, Versand-, Arbeits-, Material- oder Archivierungskosten: Experten gehen davon aus, dass die deutsche Wirtschaft durch eine effektivere Handhabung von Rechnungen 500 Milliarden Euro sparen könnte.

Bereits eine einzige digitale Rechnung macht einen enormen Unterschied: Laut einer Studie der Deutschen Bank zum Thema E-Invoicing können Unternehmen beim elektronischen Rechnungsempfang durchschnittlich 10,90 Euro pro Rechnung einsparen. Und eine Rechnung auf diesem Weg zu versenden, ist im Schnitt 6,40 Euro günstiger als der Versand auf Papier.

Weniger Fehler

Setzen Unternehmen auf digitale Rechnungen, können die einzelnen Arbeitsprozesse deutlich besser gesteuert und kontrolliert werden. Außerdem werden menschliche Fehler mit Hilfe automatisierter Arbeitsschritte wesentlich reduziert.

Schnellere Bezahlung

Rechnungen, die auf digitalem Weg eingehen, werden in der Regel auch schneller bezahlt. Das gilt insbesondere dann, wenn der Rechnungsempfänger in der Lage ist, die Rechnungen elektronisch zu bearbeiten und zu archivieren. Das funktioniert ganz einfach: Die Rechnungsdaten werden in dem entsprechenden ERP-System des Empfängers überprüft und im Anschluss automatisch freigegeben. Je mehr Prozesse rund um die Rechnungsbearbeitung automatisiert sind, desto besser können die Vorteile von elektronischen Rechnungen ausgeschöpft werden.

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Rechtliche Grundlagen

Seit dem Steuervereinfachungsgesetz vom 1. Juli 2011 dürfen Unternehmen ihre Rechnungen ohne digitale Signatur per E-Mail versenden. Damit entfällt eine hohe bürokratische Hürde, doch noch immer gibt es zahlreiche gesetzliche Vorgaben, die in jedem Fall beachtet werden müssen. Aus diesem Grund hat der Bitkom e.V. zehn Merksätze zu den wichtigsten Regelungen und Fragestellungen veröffentlicht. Im Folgenden eine kurze Zusammenfassung, die keinen Anspruch auf Vollständigkeit erhebt, sondern lediglich auf einige Bestandteile der Bitkom-Merksätze hinweist.

  • Empfänger digitaler Rechnungen müssen dem Verfahren zustimmen. Diese Zustimmung kann allerdings völlig unbürokratisch erfolgen. Es reicht, die digitale Rechnung zu akzeptieren und das Verfahren damit stillschweigend zu billigen.
  • Hinsichtlich Format und Übermittlungsweg gelten bei digitalen Rechnungen die Grundsätze Technologieneutralität und Wahlfreiheit.
  • Für jede Rechnung sind die Echtheit der Herkunft und die Unversehrtheit des Inhalts zu gewährleisten.
  • Wenn auch nicht mehr notwendig, sind die bisherigen technischen Verfahren auf Basis der qualifizierten elektronischen Signatur und des EDI-Verfahrens weiterhin als Alternative zulässig.
  • Jede Rechnung muss lesbar sein. Und zwar über den gesamten Aufbewahrungszeitraum hinweg. Diese Voraussetzung gilt als gegeben, wenn die umsatzsteuerlichen Pflichtangaben für das menschliche Auge deutlich erkennbar dargestellt sind.
  • Digitale Rechnungen müssen – wie alle anderen Rechnungen auch – die in § 14 Abs. 4, 14a UStG genannten Pflichtangaben enthalten.
  • Für alle Rechnungen gilt eine Aufbewahrungsdauer von zehn Jahren. (Worauf dabei zu achten ist, erfahren Sie in unserem kostenlosen PDF, das Sie sich hier herunterladen können.)
  • Papierrechnungen können unter bestimmten Voraussetzungen digitalisiert aufbewahrt werden. Das Verfahren muss allerdings den Grundsätzen ordnungsmäßiger Buchführung (GoB) bzw. den Grundsätzen ordnungsmäßiger DV-gestützter Buchführungssysteme (GoBS) entsprechen.
  • Für alle Geschäftsprozesse wird eine Verfahrensdokumentation gefordert. In diesem Zusammenhang ist ratsam, nicht nur die Kontrollverfahren nachweisen zu können, sondern auch die Tatsache, dass die einzelnen Rechnungen dieses Verfahren tatsächlich durchlaufen haben.
  • Unternehmen können im Rahmen einer unangekündigten Umsatzsteuer-Nachschau dazu aufgefordert werden, den Zugriff auf elektronisch gespeicherte Dokumente und Daten zu gewähren. In diesem Fall müssen Sie in der Lage sein, dieser Aufforderung unverzüglich nachzukommen.

Der ZUGFeRD-Standard und wie Sie ihn nutzen können

Um die Bearbeitung elektronischer Rechnungen zu erleichtern, wurde im Jahr 2014 der ZUGFeRD-Standard veröffentlicht. ZUGFeRD ist ein einheitliches Format für elektronische Rechnungen, das den Austausch von elektronischen Rechnungen in Wirtschaft und Verwaltung vereinfacht und Unternehmen hilft, Kosten zu sparen. Der Standard wurde vom Forum elektronischer Rechnung Deutschland (FeRD) entwickelt. Dabei handelt es sich um eine Arbeitsgruppe der „Arbeitsgemeinschaft für wirtschaftliche Verwaltung“, die dem Bundeswirtschaftsministerium zugeordnet ist und u.a. von den wichtigsten deutschen Wirtschaftsverbänden getragen wird.

Auf den ersten Blick handelt es sich bei einer Rechnung im ZUGFeRD-Format um eine ganz normale PDF-Datei, die mit jedem PDF-Programm angesehen und ausgedruckt werden kann. Die Besonderheit: Alle Informationen der Rechnung – sowohl Text als auch grafische Elemente – werden zusätzlich in einem standardisierten XML-Format gespeichert. Und zwar in einem Bereich, der bei der normalen Anzeige nicht sichtbar ist.  Dank dieser Standardisierung können die Rechnungsdaten von Programmen wie ERP-, Warenwirtschafts- oder Finanzbuchhaltungssystemen automatisch weiterverarbeitet werden – und das auch über die Grenzen Deutschlands hinaus. Der große Vorteil ist, dass viele manuelle Schritte entfallen und dadurch immense Kosten gegenüber dem Versand von Papierrechnungen entfallen; rechtliche Anforderungen an elektronische Rechnungen werden dabei selbstverständlich eingehalten. Wurden also bisher Rechnungen gescannt und die Belegdaten, etwa Empfänger, Rechnungsbetrag oder -nummer, per Hand erfasst, können diese bei Verwendung des ZUGFeRD-Standards maschinell ausgelesen und weiterverarbeitet werden. Schauen Sie selbst: Im Video „Die elektronische Rechnung mit ZUGFeRD“ wird anschaulich dargestellt, wie einfach sich die Rechnungsbearbeitung effektiver gestalten lässt.

 

 

Wie funktioniert die Rechnungserstellung?

Unterstützt Ihr Programm den Standard, kann die ZUGFeRD-Rechnung erstellt werden, sobald Sie den Druckprozess starten. Voraussetzung ist, dass im Vorfeld einmalig eine Konfiguration für ZUGFeRD erstellt wird.  Wollen Sie die Rechnung automatisch per E-Mail versenden, lässt sich ebenfalls festlegen, dass das Programm die Empfänger-Mailadresse aus dem Kundenstamm holt und die Rechnung dann automatisch mit einem Standardtext verschickt. Alternativ können Sie auch einstellen, dass sich lediglich das Mailprogramm öffnet, wodurch Sie die Möglichkeit bekommen, das Anschreiben mit einem individuellen Text zu versehen. Falls Ihr Rechnungsprogramm ZUGFeRD noch nicht unterstützt oder falls Sie Ihre Rechnungen mit Word oder Excel schreiben möchten, können Sie auf Zusatzprogramme zurückgreifen, die beim Drucken der Rechnung eine ZUGFeRD-Datei erzeugen und versenden.

Digitale Rechnungen: Die Archivierung wird zum Kinderspiel

Bevor Sie sich an den Versand digitaler Rechnungen machen, sollten Sie sich genau überlegen, wie Sie diese Rechnungen archivieren möchten. Im Idealfall greifen Sie auf einen ähnlichen Workflow zurück wie bereits bei Ihren Papierrechnungen – nur, dass Sie eben anstelle dicker Aktenordner ein elektronisches Archiv nutzen. Und das ist laut Gesetz Pflicht. Denn die ausschließliche Archivierung in Papierform reicht nicht mehr aus; die Ablage in einem Dokumentenmanagement-System dagegen schon. Der dadurch entstehende Effizienzgewinn ist enorm: Die archivierten Rechnungen stehen jederzeit auf Knopfdruck zur Verfügung und können zur Weiterbearbeitung in digitale Workflows eingebunden werden. Dadurch wird viel Zeit eingespart und Fehler werden vermieden.

Sie möchten mehr darüber erfahren, worauf bei der Archivierung einer digitalen Rechnung zu achten ist? Dann holen Sie sich unser kostenfreies PDF „Tipps für die Archivierung digitaler Rechnungen“, in dem wir die wichtigsten Punkte für Sie zusammengefasst haben.

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