So optimieren Sie Ihre Dokumentenverwaltung

DokumentenverwaltungDas Einsparen wertvoller Ressourcen, die Optimierung wichtiger Arbeitsabläufe oder die sinnvollere Nutzung kostbarer Arbeitszeit: Unternehmen, die auf eine digitale Dokumentenverwaltung setzen, profitieren von zahlreichen Vorteilen. Weshalb sich die Digitalisierung auch für Ihr Unternehmen lohnt und wie Sie die Umstellung am besten in Angriff nehmen, erfahren Sie in diesem Beitrag. 

Schließen Sie die Lücke zwischen Wunsch und Wirklichkeit

Neun von zehn Unternehmen sehen den digitalen Wandel als Chance. Das hat der Bitkom Digital Office Index klar belegt. Gleichzeitig stellt die Studie allerdings auch fest, dass bislang nur knapp ein Drittel der befragten Unternehmen sämtliche Akten digitalisiert haben und dass die meisten Rechnungen nach wie vor auf Papier erstellt werden.

Neuer Call-to-Action (CTA)

Damit wird klar: Zwischen dem Vorhaben, die vielfältigen Chancen einer digitalen Dokumentenverwaltung zu nutzen, und der tatsächlichen Umsetzung klafft eine gewaltige Lücke – auch deshalb, weil insbesondere kleinere Unternehmen häufig nicht wissen, wie sie den Weg zum papierlosen Büro am besten beschreiten können.  Lassen Sie uns deshalb nun zunächst klären, wie Sie von der Umstellung auf eine digitale Dokumentenverwaltung profitieren können, ehe wir uns im Anschluss mit der konkreten Umsetzung beschäftigen. 

Weshalb Sie von dem Umstieg auf eine digitale Dokumentenverwaltung nur profitieren können

Unternehmen, die den digitalen Wandel bereits für sich nutzen, sind von den Vorteilen überzeugt: Laut Bitkom Digital Office Index sagen 74 Prozent der befragten Unternehmen aus, dass sich die Einführung neuer Software-Lösungen positiv auf die Performance ihrer internen Büro- und Verwaltungsprozesse ausgewirkt hat. Außerdem geben knapp zwei Drittel der Befragten an, dass sie die Kundenzufriedenheit durch optimierte Prozessabläufe deutlich steigern konnten. Gut die Hälfte hat außerdem ihre Datensicherheit erhöht.

Falls Ihnen diese Vorzüge noch nicht reichen: Wenn Sie Ihre Dokumentenverwaltung digitalisieren, sparen Sie sich neben den Kosten für Positionen wie Papier, Toner und Porto auch noch jede Menge Zeit. Vermutlich kennen Sie das Gefühl, verzweifelt nach einem Dokument zu suchen, das nicht dort ist, wo es sein sollte. Wenn Sie Ihre Dokumente digital verwalten, ist diese lästige Suche Vergangenheit. Stattdessen können Sie den Teil Ihrer Energie, der heute noch in das zeitaufwendige manuelle Bearbeiten von Dokumenten fließt, in weitaus sinnvollere Arbeiten stecken. Auf Wunsch lassen sich außerdem viele Prozesse automatisieren und Sie können darauf vertrauen, dass sämtliche Dokumente jederzeit für alle Berechtigten abrufbar sind.

Diese Art des effizienten Umgangs mit Dokumenten ist für Unternehmen von enormer Bedeutung, wie unter anderem die IDC-Studie „Print und Document Management in Deutschland 2016“ gezeigt hat. 42 Prozent der Befragten gaben darin an, dass ihr Arbeitsalltag durch die Suche nach Informationen beeinträchtigt wird. Wie weit diese Beeinträchtigung reicht, belegen die folgenden Zahlen: Ein durchschnittlicher Mitarbeiter verbringt 30 bis 40 Prozent seiner Arbeitszeit mit der Informationssuche in E-Mails, Papierdokumenten, Festplatten und Aktenschränken. Bereits die Suche nach einem einzigen Dokument nimmt etwa 18 Minuten in Anspruch. 

In fünf Schritten - So führen Sie Dokumenten-Management erfolgreich ein

Schluss mit Papierbergen: So klappt der Schritt ins digitale Zeitalter

Nachdem klargeworden ist, wie wesentlich eine digitale Dokumentenverwaltung für Ihren Unternehmenserfolg ist, wollen wir uns nun mit der Frage beschäftigen, wie Sie die Umstellung am sinnvollsten in Angriff nehmen können. Grundsätzlich können wir den Weg zu mehr Effizienz in die folgenden fünf Phasen einteilen: Orientierung, Anbieterpräsentation, Lösungsworkshop, Angebot und Kauf, Einrichtung und Schulung.

Beginnen wir bei der Orientierungsphase. Dort drängt sich als erstes die Frage nach dem Nutzen auf.  Was erhoffen Sie sich von einer digitalen Dokumentenverwaltung und in welchen Bereichen sehen Sie das größte Potenzial? Möchten Sie beispielsweise die betrieblichen Abläufe im Einkauf optimieren, gesetzliche Anforderungen leichter erfüllen oder räumliche Kapazitäten freisetzen, die bislang als Aktenlagerplatz genutzt wurden? Je genauer Sie sich darüber im Klaren sind, welchen Nutzen Sie sich von einer digitalen Dokumentenverwaltung versprechen, desto leichter wird es Ihnen später fallen, die praktische Umsetzung anzugehen. Grundsätzlich gilt: Dort, wo viel Papier bewegt oder auf Anfragen nur langsam reagiert wird, ist das Potenzial am größten.

Der nächste Schritt besteht nun darin, einen professionellen DMS-Anbieter zu kontaktieren, der Ihnen auf Basis Ihrer Vorstellungen eine individuelle Lösung präsentieren wird. Achten Sie in diesem Zusammenhang darauf, dass Ihnen seine Präsentation eine genaue Vorstellung davon vermittelt, was Sie sich von der Zukunft erwarten dürfen. Dies kann zum Beispiel mithilfe einer Live-Demonstration gelingen, zu der alle Personen, die in den Umstellungsprozess involviert sind, eingeladen werden. Im Anschluss besprechen Sie intern, ob Sie der Meinung sind, den richtigen Partner für die Umstellung Ihrer Dokumentenverwaltung gefunden zu haben. Wenn Sie sich nach der Präsentation nicht einig sind oder Ihnen noch immer eine genaue Vorstellung von den konkreten Umsetzungsmöglichkeiten fehlt, sprechen Sie weitere Anbieter an. Der Markt ist groß und je professioneller Sie den Umstieg auf eine digitale Dokumentenverwaltung angehen, desto größer sind auch Ihre Erfolgsaussichten.

Sie haben nach der Präsentation ein gutes Gefühl? Dann ist schon viel geschafft, doch am Ziel sind Sie deshalb noch lange nicht. Falls Sie wissen möchten, welche weiteren Schritte folgen, laden Sie sich gerne unser kostenloses eBook „In fünf Schritten – So führen Sie Dokumenten-Management erfolgreich ein“ herunter. Darin erfahren Sie unter anderem, was Sie bei der Anbieterauswahl unbedingt beachten sollten, weshalb ein Lösungsworkshop so wichtig ist und wie Einrichtung und Schulung zum Erfolg werden.

In fünf Schritten - So führen Sie Dokumenten-Management erfolgreich ein

 

Themen: Dokumentenmanagement