Mit DocuWare bearbeiten Sie alle Eingangsrechnungen einheitlich, egal ob sie als Papierpost oder per E-Mail bei Ihnen ankommen. Rechnungen auf Papier landen über ihren Scanner und die Importfunktion von DocuWare in Ihrem Briefkorb oder im Archiv. Rechnungen im E-Mail-Postfach übergeben Sie dank Connect to Outlook mit einem Mausklick.
Besonders praktisch: Sie können eine E-Mail-Rechnung in DocuWare so speichern, dass diese beim Aufruf des Dokuments in DocuWare gleich zu Anfang auf dem Bildschirm erscheint und erst danach die zugehörige E-Mail folgt. Hier erfahren Sie, wie das geht.
In welcher Reihenfolge Ihnen E-Mail-Inhalt (Body) und -Anhang im Viewer angezeigt werden sollen, dies entscheiden Sie darüber, in welcher Abfolge das E-Mail-Anschreiben und der Anhang archiviert werden. Sie können auch nur den Anhang speichern.
Für E-Mail-Rechnungen empfiehlt es sich, die Einstellung Nur Anhänge festzulegen. Enthält die E-Mail selbst auch rechnungsrelevante Informationen, zum Beispiel über einen gewährten Skonto, wählen Sie E-Mail und Anhang; Anhang zuerst anzeigen. Denn in diesem Fall muss die E-Mail mit archiviert werden. Die Einstellung gilt jeweils nur für die betreffende Mail, die Standardoption, die in der DocuWare-Konfiguration festgelegt ist, wird hierbei nicht geändert.
Die Lösung bietet Ihnen gleich mehrere Vorteile: Sie wählen bequem direkt in der Ablagemaske die Archivierungsoption aus. Sie sparen Zeit, denn um von der Standardoption abzuweichen, müssen Sie nicht erst in die DocuWare Konfiguration wechseln. Und nicht zuletzt benötigen Sie weniger Konfigurationen von Connect to Outlook.
Damit sich beim Archivieren die Ablagemaske mit den neuen Optionen öffnet, muss in der DocuWare-Konfiguration unter Connect to Outlook > Speicherziel die Option Dialog beim Ablagevorgang öffnen aktiviert sein.
Erfahren Sie mehr zu diesem Thema in dem DocuWare-Video Wie funktioniert elektronische Rechnungsverarbeitung?