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Tipp: Dateinamen für den Versand automatisch vergeben

Von Ahmet Tas • 7. Februar 2018

Egal, welchen Dateinamen ein importiertes Dokument hat - in DocuWare können alle Dokumente dynamisch mit einem passenden Titel versehen werden. Ein Dokument, das Sie als Anhang einer Mail versenden möchten, wird so automatisch mit einem aussagekräftigen Namen angezeigt wie auch im Viewer oder im Windows Explorer Client.

 

Dokumente, die von einem Scanner automatisch ins System gelangen, haben häufig eher nichtssagende Namen wie „Scan_2018_01_02_5432.pdf“.

Blog_2.jpg

 

Das macht aber nichts, denn Sie haben mit DocuWare die Möglichkeit, aus den Indexeinträgen dynamisch einen aussagekräftigen Namen zu vergeben, der an allen relevanten Stellen verwendet wird.

Legen Sie in der DocuWare Konfiguration unter Archive > Datenbankfelder den Dokumentnamen auf das Indexfeld „Betreff“:

 Blog__archiv_header.jpg

 

Damit wird beim Herunterladen oder Versenden der Dokumente in diesem Archiv der Eintrag aus diesen Indexfeld „Betreff“ als Dateiname angezeigt.

 Blog_outlook.jpg

 

Auch der Windows Explorer Client verwendet den Dokument- als Dateinamen:

 Blog_WEC.jpg

 

 

Topics: Tipps & Tricks, DocuWare Client, E-Mail-Management

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