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Indexdaten werden automatisch gleich nach dem Ablegen aus der Datenquelle übertragen

Sofort + automatisch: Dokumente komplett indexiert

Von Katja Leonhardt • 10. Oktober 2018

Beschleunigen Sie Ihre Büro-Workflows, indem Sie Dokumente direkt nach dem Ablegen vollständig indexieren lassen. Denn Workflows, die auf den entsprechenden Indexwerten basieren, werden zeitnah angestoßen. Die Indexierung führt DocuWare automatisch aus.  

Beispielsweise bei Rechnungen ist eine schnelle Bearbeitung wichtig, um das Skonto fristgerecht einzustreichen. Damit keine Zeit mit langwierigen, manuellen Eingaben vergeht, verwenden Sie die automatische Indexierung von DocuWare.

Die entsprechende Konfiguration vorausgesetzt, erkennt DocuWare nämlich automatisch, wenn neue Rechnungen im Archiv abgelegt werden und vervollständigt die nötigen Buchungsinformationen sofort mit Daten aus Ihrem ERP-System:  

Indexdaten werden automatisch gleich nach dem Ablegen aus der Datenquelle übertragen

 

Die Rechnungen werden mit allen nötigen Informationen im Workflow weitergereicht. Die zuständigen Mitarbeiter können sie prüfen, freigeben oder gegebenenfalls zurückweisen.

Automatische Indexierung dokumentspezifisch starten

Vor allem große Dokumentenmengen lassen sich so ohne Zeitaufwand direkt nach der Ablage indexieren und in Workflows einbinden.

Die Konfiguration für den Direktstart der automatische Indexierung ist einfach gemacht. Verwenden Sie in der DocuWare Konfiguration im Bereich Autoindex die Startbedingung„Archivereignis. Damit startet der Indexierungsjob, sobald ein neues Dokument abgelegt wird:

Mit der Autoindex-Startbedingung "Archivereignis" startet der Indexierungsjob, sobald ein neues Dokument abgelegt wird

 

Diese neue Funktion steht Ihnen mit DocuWare Version 7 zur Verfügung.
 

Topics: Indexierung, Workflow

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