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Rechnungsverarbeitung: Beträge und Pflichtangaben automatisch prüfen

Von Josefine Kinseher • 26. September 2018

Die Prüfung von Rechnungen gehört zu den täglichen Aufgaben in der Kreditorenbuchhaltung. Ein vollständig digitalisierter Prozess zur Rechnungsverarbeitung befreit Sie von diesem Zeitfresser.

Nur Rechnungen, die die nach § 14 Abs. 4 UStG geforderten Pflichtangaben enthalten, berechtigen Unternehmen zum Vorsteuerabzug. Damit keine fehlerhaften oder unvollständigen Rechnungen in den Freigabeworkflow gelangen, müssen Rechnungen geprüft werden. Die sachliche Prüfung lässt sich im digitalen Workflow automatisieren und beschleunigen:

  • Beim Erfassen einer Rechnung liest Intelligent Indexing relevante Schlüsseldaten wie Lieferant, Steuernummer, Rechnungsdatum, den Steuersatz und die Beträge aus:

Intelligent Indexing liest die Daten einer Rechnung aus.

Intelligent Indexing liest die Daten einer Rechnung aus

  • Nach der Ablage ins Archiv startet die sachliche Prüfung mit einer Dubletten-Kontrolle. Gleiche Datensätze werden automatisch indentifiziert und die doppelt abgelegte Rechnung der Buchhaltung angezeigt.
  • Wenn die Rechnung nur einmal vorliegt, identifiziert der Workflow abhängig vom Betrag – also über oder unter 250 Euro – ob die erforderlichen Pflichtangaben vollständig sind.
  • Außerdem rechnet der Workflow Steuer- und Bruttobetrag nach und vergleicht die Werte mit denen auf der Rechnung.
  • Einwandfreie Belege übergibt der Workflow zur fachlichen  oder finalen Prüfung.  
  • Ist aber etwas nicht korrekt, erhält die Buchhaltung eine Fehlermeldung und entscheidet, ob sich die Angaben korrigieren lassen, eine neue Rechnung beim Lieferanten angefordert werden soll oder ob der Lieferant darüber informiert wird, dass die Rechnung nicht bezahlt wird. 

Diese Eingangsrechnung ist nicht korrekt. Der Workflow hat einen zu hohen Bruttobetrag berechnet.

Diese Eingangsrechnung ist nicht korrekt. Der Workflow hat einen zu hohen Bruttobetrag berechnet.

  • Für eine schnelle Kontaktaufnahme können Sie Standardmails im Workflow hinterlegen und direkt aus DocuWare versenden. So lassen sich Fehler zügig beheben, und es werden keine fehlerhaften Daten ins Buchungssystem eingegeben.

Die Buchhaltung kann sofort eine neue Rechnung anfordernDie Buchhaltung kann sofort eine neue Rechnung anfordern.

 

Den beschriebenen Ablauf können Sie mit DocuWare Workflow Manager konfigurieren und individuell für den Rechnungsverarbeitungsprozess in Ihrem Unternehmen anpassen.

Weitere Ideen, wie Sie Routineaufgaben in effiziente Workflows verwandeln, finden Sie in unserer Webinar-Aufzeichnung Automation statt Routine.

 

Topics: Rechnungsverarbeitung, Workflow

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