Sie suchen nach einem Dokument, wissen aber nicht genau, in welchem Archiv es abgelegt wurde? Kein Problem, denn Sie können im Web Client nun mehrere Archive auf einmal durchsuchen. Die Suchen lassen sich auch speichern und so noch schneller ausführen, falls Sie öfter in den gleichen Archiven suchen möchten. Unterscheiden sich die Archive bei den Indexfeldern, nutzen Sie einfach das Volltext-Feld für Ihre Suchbegriffe.
Oder Sie haben für Ihre Rechnungen Jahresarchive mit jeweils gleichem Aufbau. Sie suchen eine Rechnung eines bestimmten Lieferanten, wissen aber nicht mehr, ob sie in diesem oder im letzten Jahr gestellt wurde. In diesem Fall wählen Sie einfach die beiden entsprechenden Archive für die Suche aus und finden das Dokument im Handumdrehen.
Noch ein Beispiel: Sie suchen zu einem Thema nach Dokumenten, die aber in verschiedenen Archiven abgelegt sind. Mit einer Suche über mehrere Archive erhalten Sie so alle benötigten Dokumente auf einen Blick in einer Ergebnisliste.
Und so geht’s
Um eine Suche über mehrere Archive zu erstellen, gehen Sie auf Suchen > Suche über mehrere Archive > Neue Suche erstellen.
Prinzipiell wählen Sie bei einer Suche über mehrere Archive zunächst die zu durchsuchenden Archive und einen Suchdialog aus.
Geben Sie dann beispielsweise im Feld "Betreff" einen Suchbegriff ein, wird bei allen gewählten Archiven das Feld "Betreff" durchsucht, vorausgesetzt es gibt ein solches. Die Suche über mehrere Archive ist daher besonders für Archive mit gleichen oder ähnlichen Indexfeldern sinnvoll oder bei der Suche im Volltextfeld.
Möchten Sie öfter die gleiche Kombination von Archiven durchsuchen, speichern Sie am besten Ihre Suche. Klicken Sie dazu im Suchdialog einfach auf Speichern. Dabei werden die Kombination der zu durchsuchenden Archive und der verwendete Suchdialog gespeichert, nicht aber die Suchbegriffe.
Diese Funktion steht nur für die Server-Editionen PROFESSIONAL und ENTERPRISE zur Verfügung.