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E-Mail-Dubletten im Archiv vermeiden

Von Katja Leonhardt • 3. Januar 2019

Wenn jede E-Mail nur einmal im Archiv abgelegt wird, bleibt Ihr Archiv übersichtlich und Sie erhalten bei der Suche nach einer E-Mail ein klares Ergebnis. Dafür bietet Connect to Outlook nun eine neue Funktion.

Das kennen Sie bestimmt auch: Eine E-Mail zu einem Projekt wird an mehrere Kollegen gleichzeitig gesendet. Alle Kollegen archivieren diese E-Mail und die spätere Suche nach der Mail stiftet dann wegen der vielen nicht unterscheidbaren Treffer Verwirrung.

Ab DocuWare Version 7 gibt es in Connect to Outlook eine neue Option, die dafür sorgt, dass eine E-Mail nur einmal abgelegt werden kann. Und ohne Dubletten im Archiv erhalten Sie bei einer Suche auch nur einen Treffer für die E-Mail.

Die Neuerung fußt auf der Tatsache, dass jede E-Mail vom Mailsystem eine eindeutige Nachrichten-ID erhält. Bei der Ablage einer E-Mail schreibt Connect to Outlook die Nachrichten-ID in ein DocuWare-Feld, dessen Eintrag nur einmal im Archiv vorkommen darf. Damit lässt sich sicherstellen, dass eine E-Mail nicht mehrfach abgelegt wird.

Und so geht es:

  • Stellen Sie in den Archiveinstellungen sicher, dass für ein Indexfeld im verwendeten Ablagedialog die Eigenschaft eindeutig festgelegt ist. Das bedeutet, dass der Eintrag in diesem Feld nur einmal im Archiv vorkommen darf. 
  • Öffnen Sie die gewünschte Ablagekonfiguration von Connect to Outlook und wechseln Sie zum Tab Indexierung.
  • Wählen Sie als Eintrag die E-Mail-Eigenschaft Nachrichten-ID
  • Weisen Sie die E-Mail-Eigenschaft dem Feld von DocuWare zu, das als eindeutig definiert ist.

Bei der Ablage einer E-Mail schreibt Connect to Outlook die Nachrichten-ID in ein DocuWare-Feld, dessen Eintrag nur einmal im Archiv vorkommen darf.
 

Topics: E-Mail-Management, Indexierung

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