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Auf einen Streich: Indexierung für mehrere Dokumente ändern

Von Wiebke Bortnik • 17. September 2018

Wegen einer Gesetzesänderung wird eine Vielzahl von archivierten Vertragsvorlagen ungültig, der entsprechende Indexwert muss für alle Dokumente geändert werden. Und auch für weitere Anwendungen ist es praktisch, Indexbegriffe für mehrere Dokumente auf einmal zu ändern:

Dokumentstatus ändern

Ein Indexfeld wird für den Dokumentstatus verwendet. Bei einer Gesetzesänderung, einer Preisänderung oder einer neuen Firmenadresse werden viele bestehende Dokumente auf einmal ungültig, die ensprechenden neuen Dokumente wechseln den Status von vorläufig auf gültig.

Projektname ändern

Im Laufe eines Projekts ändert sich der Projektname. Damit alle bereits archivierten Dokumente und die noch kommenden neuen Dokumente über den gleichen Projektnamen aufgerufen werden können, ändern Sie für die Bestandsdokumente den Projektnamen.

Falsche Schreibungen bereinigen

Bei einem Firmennamen hat sich eine uneinheitliche Schreibung eingeschlichen, mal mit GmbH mal ohne. Um den Firmennamen im Indexfeld zu vereinheitlichen, berichtigen Sie den Wert für alle entsprechenden Dokumente auf einmal.

So geht’s:

Führen Sie im Archiv eine Suche so aus, dass mindestens die Dokumente in der Ergebnisliste aufgeführt werden, bei denen Sie die Indexbegriffe ändern möchten. Markieren Sie dann die gewünschten Dokumente. Die Mehrfachauswahl funktioniert in DocuWare übrigens wie in vielen anderen Anwendungen auch:

  • [Strg +A]: Alle Dokumente in der Ergebnisliste markieren
  • [Strg + Klick]: Ausgewählte Dokumente in der Ergebnisliste markieren
  • [Strg + Umstelltaste]: Einen Bereich von Dokumenten in der Ergebnisliste markieren

Öffnen Sie dann das Kontextmenü und klicken auf den Befehl Mehrere Indexbegriffe ändern. Es öffnet sich dieser Dialog:

Öffnen Sie dann das Kontextmenü und klicken auf den Befehl "Mehrere Indexbegriffe ändern".  Wählen Sie zunächst das Indexfeld, in das der neue Wert für alle Dokumente eingetragen werden soll, anschließend geben Sie den neuen Wert an


Wählen Sie zunächst das Indexfeld, in das der neue Wert für alle Dokumente eingetragen werden soll, anschließend geben Sie den neuen Wert an. Den können Sie eintippen oder auch aus einer Auswahlliste übernehmen.

Abschließend noch auf Bearbeiten klicken, schon ist der neue Indexbegriff für alle Dokumente übernommen.

Tipp für alle, die dies häufig brauchen: Mit dem Tastaturkürzel [Strg+Alt+I] sparen Sie sich das Öffnen des Kontextmenüs und rufen die Funktion direkt auf.

 

Topics: Indexierung, Erfassen & Ablegen

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