Anmeldeformulare braucht man in vielen Bereichen: ob als Sport-Club, Seminaranbieter oder in jeglicher Branche für betriebsinterne Veranstaltungen. Die Verarbeitung der Anmeldungen ist dann häufig kompliziert und abhängig davon, wie das Formular ausgefüllt wurde: manuell auf Papier, direkt in einem PDF oder auch über eine Webseite. Mit DocuWare vereinheitlichen Sie die nachgelagerten Prozesse und geben dem Anmeldenden trotzdem die Möglichkeit digital oder manuell das Formular zu unterschreiben.
Das ist vielfach der Status Quo:
Das Anmeldeformular gibt es als Papier oder PDF. Das PDF kann eventuell direkt am Rechner ausgefüllt werden, aber für die Unterschrift muss es trotzdem noch ausgedruckt werden. Unabhängig von der Ursprungsversion liegt das Formular dann also als Papier vor, das wiederum eingescannt und gemailt wird oder herkömmlich per Post geschickt. Die Angaben im Formular werden abschließend mehr oder weniger manuell in einem Programm für die Teilnehmerdaten erfasst.
Das bestehende Papierformular
Und so machen Sie es sich und den Anmeldern leichter:
Sie integrieren die Anmeldung in Ihre Webseite mit Feldern für Name, E-Mail etc. Auch für die Unterschrift gibt es ein Feld, das man gleich Online füllen kann, z.B. mit Tablet und zugehörigem Stift. Dann ist die Anmeldung komplett. Wer nicht Online signieren mag oder technisch keine entsprechende Möglichkeit hat, füllt einfach alle anderen Felder und bestätigt die Anmeldung vorläufig. Im ersten Fall bekommt der Anmelder automatisch eine Bestätigung für seine Unterlagen als PDF gemailt und die Anmeldung ist erledigt. Im zweiten Fall wird ebenfalls ein solches PDF versendet, das der Anmelder dann aber ausdruckt, unterschreibt und zurücksendet. Die weitere Verarbeitung der Anmeldungen läuft trotzdem weitestgehend gleich und automatisch ab.
Die Online-Eingabe hat viele Vorteile: Für den Anwendern geht das Ausfüllen schneller, beispielsweise lange IBAN-Nummern sind schnell per Copy & Paste eingetragen. Und die weitere Verarbeitung geht dank der digital vorliegenden Daten automatisch. Die Zeiten der unleserlich ausgefüllten Formulare sind endlich passé.
Als Grundlage für das versendete PDF dient das bisherige Formular, in das automatisch alle Benutzerangaben übertragen werden. So sieht auch die Bestätigung schön aus, zum Beispiel mit Firmenlogo und in Ihrem Design.
Wie geht das?
Mit dem Formularmanagement-Tool DocuWare Forms erstellen Sie in wenigen Schritten ein öffentliches Web-Formular, das die gleichen Felder hat wie Ihr bisheriges Formular.
In der Konfiguration von Forms definieren Sie die Formularfelder und verknüpfen sie mit der PDF-Vorlage ihres bisherigen Formulars
Da jede Anmeldung automatisch in DocuWare archiviert wird, bestimmen Sie in einem weiteren Schritt, welche Benutzerangaben in welche Felder des DocuWare-Archivs übertragen werden sollen. Am Ende der Konfiguration erhalten Sie für das Webformular eine URL. Mit dieser binden Sie es ganz einfach in Ihren Webauftritt ein, z.B. über ein i-Frame. Für beriebsinterne Zwecke reicht es häufig auch aus, einfach den Link zu publizieren.
Das Webformular lässt sich direkt aufrufen oder auch in beliebige Webseiten einbinden
Füllt nun jemand das Anmeldeformular auf Ihrer Webseite aus, werden automatisch die Anmeldedaten in das PDF übertragen und in DocuWare mit der vorher definierten Indexierung archiviert. Das macht den folgenden automatischen Workflow möglich.
Ist die Anmeldung komplett mit Unterschrift, kann die Verarbeitung so aussehen:
- Ein interner Mitarbeiter erhält die Aufgabe, die Unterschrift auf Plausibilität zu prüfen.
- Ist sie o.k., erhält der Anmelder eine Mail mit dem ausgefüllten PDF zur Bestätigung seiner Anmeldung.
- Wenn ein eigenes Programm für die Anmeldedaten im Einsatz ist, können die Daten aus dem Formular auch automatisch dorthin übertragen werden.
Ist die Anmeldung nur vorläufig und ohne Unterschrift, könnte die weitere Verarbeitung so aussehen:
- Der Anmelder erhält eine Mail mit dem ausgefüllten PDF mit der Bitte, dies zu unterschreiben und zurückzumailen.
- Der interne Mitarbeiter heftet in DocuWare das unterschriebene PDF-Formular an das vorläufige.
- Die weitere Verarbeitung ist identisch mit dem ersten Fall.
Für dieses Szenario benötigen Sie ein DocuWare Cloud System, da aktuell nur dort öffentliche Formulare möglich sind. Für OnPremise-Installationen ist die Option für die nähere Zukunft geplant.
