Im Einklang mit den Compliance- und Sicherheitsrichtlinien zu bleiben, ist für die Unternehmen einfacher gesagt als getan. Basieren ihre Prozesse noch auf Papier, wird das sogar zur großen Herausforderung. Meistert ein Unternehmen diese Herausforderung nicht, kann das fatale Konsequenzen haben – für die Gewinnmarge, für das Geschäftsrisiko oder auch für die Kundenzufriedenheit.
Heute gibt es aber dank moderner Lösungen für das elektronische Dokumenten-Management oder Enterprise Content Management (ECM) probate Mittel und Wege, sowohl die Unsicherheit bezüglich der Compliance zu verhindern als auch die Betriebskosten und das Risikopotential nachhaltig zu senken.
Eines der Hauptprobleme mit Papierdokumenten ist, dass ein Zugriff darauf manchmal gerade dann schwierig wird, wenn es dringend ist – beispielsweise bei einer Buchprüfung. Ein Steuererklärung oder ein Vertrag wird zwar irgendwo im Aktenarchiv sein – aber falls diese(r) nicht rechtzeitig vorgelegt wird, kann das zur Non-Compliance führen, also zur Verletzung von Verträgen oder Nichteinhaltung gesetzlicher Fristen. Das kann teuer werden.
Um –zu vermeiden, müssen die Mitarbeiter viel Zeit für das Kopieren, die Weiterleitung und die Ablage der Papierdokumente aufwenden; dazu kommen die Kosten für Papier und Drucke bzw. Kopien, für den Archivplatz und das Porto sowie die Hauspost. Außerdem bremst dieser Effizienzverlust die Geschäftsprozesse und beeinträchtigt die Flexibilität und Anpassungsfähigkeit der Organisation.
Streng regulierte Branchen
Vor allem in streng regulierten Branchen wie Pharmazie oder Finanzdienstleistung kann das Papier riesige Probleme verursachen. Beispielsweise kann es Tage oder gar Wochen dauern, bis ein Finanzbroker einen neuen Kunden bedienen kann; damit kann er aber auch erst mit deutlicher Verspätung dessen Geld managen. Damit entgeht dem Broker nicht nur Umsatz – der Kunde ärgert sich über die Bürokratie und ihre Folgen.
Die Digitalisierung kann den Onboarding-Prozess für neue Kunden auf wenige Stunden verkürzen. Das macht nicht nur die Kunden zufriedener, sondern führt auch dazu, dass die ersten Courtagen früher verdient werden können. Weil in einer digitalen ECM-Umgebung gearbeitet wird, werden außerdem alle Regeln und Vorschriften nachweislich eingehalten – ein Riesenvorteil.
Das Risiko der Non-Compliance senken
Werden die digitalen Dokumente korrekt verschlagwortet, sind sie innerhalb von Sekunden über Suchfunktionen auffindbar. Dieser einfache Zugriff reduziert das Risiko der Non-Compliance enorm. Außerdem erleichtern automatisierte Workflows den Umgang mit Ausnahmefällen, indem dafür Regeln definiert werden. So wird der Sachbearbeiter beispielsweise automatisch aufgefordert, die für besondere Bestellungen oder Rechnungen erforderlichen Informationen auch tatsächlich einzugeben. Entsprechen Dokumente nicht den vorgegebenen Regeln, werden sie automatisch als „nicht-compliant“ markiert und einer gesonderten Prüfung zugeführt. Automatismen erleichtern auch die saubere Verwaltung aller Dokumente über ihren gesamten Lebenszyklus – bis hin zur Löschung nach Ablauf ihrer Aufbewahrungsfrist.
Indem das ECM-System viele Compliance-Lasten übernimmt und die Aufgaben automatisiert, eröffnet es auch neue Wachstumschancen für das Unternehmen. Weil ECM die Belegschaft von vielen mühseligen Routineaufgaben befreit, setzt es viel Energie und Kreativität der Mitarbeiter frei. Die lästige Aufgabe, das Archiv zu durchforsten und die Dokumente für einen Audit zusammenzusuchen, gehört der Vergangenheit an. ECM schafft zeitliche Freiräume und erlaubt den Mitarbeitern, sich auf die wirklich wichtigen Aufgaben zu fokussieren.
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