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5 Gründe, warum Sie vorkonfigurierte Rechnungsworkflows nutzen sollten

Von Max Ertl • 23. Oktober 2018

Die Buchhaltung ist das Herzstück eines jeden Unternehmens. Ganz gleich, um welche Branche es geht, spielen sich hier entscheidende Prozesse ab, die letztendlich wesentlich zur Liquidität und Wettbewerbsfähigkeit eines Unternehmens beitragen. Doch gleichzeitig birgt eine Buchhaltungsabteilung einige Fehlerquellen. Um diese so gering wie möglich zu halten oder gar ganz zu eliminieren, empfiehlt es sich auf die Arbeit mit einem vorkonfigurierten Rechnungsworkflow zu setzen. Hier erfahren Sie die fünf wichtigsten Faktoren, warum auch Ihre Buchhaltung von vorkonfigurierten Rechnungsworkflows profitiert.

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1. Automatisierte Prozesse fördern effizientes Arbeiten

Jede Arbeit, die ein Mitarbeiter manuell erledigt, kann eine mögliche Quelle für Fehler sein. Zeitdruck, Unkonzentriertheit oder in manchen Fällen auch Unwissenheit führen schnell dazu, dass eine Rechnung nicht korrekt verarbeitet, falsch weitergeleitet oder nicht richtig abgelegt wird. Die Folge: Zeitverzug und fehlende Zahlungsein- oder -ausgänge. Treten diese Dinge gehäuft auf, so leidet am Ende das ganze Unternehmen darunter. Doch das muss nicht sein – sofern Sie auf die Arbeit mit einem vorkonfigurierten Rechnungsworkflow setzen.

Konkret bedeutet das, soweit möglich, sämtliche manuellen Arbeitsschritte aus der Rechnungsbearbeitung zu entfernen. Mittels vorkonfiguriertem Rechnungsworkflow ist es nicht mehr die Aufgabe Ihrer Mitarbeiter, Rechnungen zu erfassen, an die richtige Person weiterzuleiten, zu begleichen und später zu archivieren. Denn durch eine Automatisierung durch vorkonfigurierte Systeme erfolgen Erfassung, Dateneingabe, Freigabe-Routing und Dokumentenarchivierung selbständig. Zudem sorgt ein vorkonfigurierter Rechnungsworkflow dafür, Fehler, Doubletten und Ausnahmen sofort zu identifizieren sowie alle Änderungen und Daten an Ihr Buchhaltungsprogramm zu übermitteln. So lassen sich überflüssige Aufgaben eliminieren, ein reibungsloses Arbeiten fördern und Ihre Mitarbeiter können sich auf andere strategische und gewinnbringende Projekte konzentrieren.

2. Völlige Flexibilität erfahren durch vorkonfigurierte Rechnungsworkflows

Zeit- und ortsunabhängiges Arbeiten, ganz gleich von welchem Endgerät? Für manch ein Unternehmen schien das bisher ein Wunschtraum zu sein. Doch mit einem vorkonfigurierten Rechnungsworkflow kann dieser Traum schnell zur Realität werden. Denn die fachliche Prüfung und Freigabe von Rechnungen lässt sich damit von jedem Endgerät aus durchführen. Für Ihr Unternehmen bedeutet das einen erheblichen Zuwachs an Flexibilität. Das steigert zudem die Arbeitsmotivation Ihrer Mitarbeiter. Und auch die ERP-Integration kann von dieser Flexibilität profitieren, lässt sich ein vorkonfigurierter Rechnungsworkflow doch ohne Probleme in jede von Ihnen genutzte Finanzanwendung integrieren.

Wer bei der Rechnungsverarbeitung auf einen vorkonfigurierten Rechnungsworkflow zurückgreift, kann eingehende Rechnungen aus jeder beliebigen Quelle erfassen und Rechnungsbeträge leicht splitten – ganz gleich ob Papier, mobiler Scan oder E-Mail. Selbstlernende Services helfen darüber hinaus, Schlüsseldaten wie Rechnungsnummern oder Lieferanten automatisch auszulesen und abzugleichen. Außerdem sorgen sie dafür, dass alle Rechnungen nach der Bearbeitung in einem vollständig indexierten Archiv landen. Sucht einer Ihrer Mitarbeiter später ein bestimmtes Dokument, muss er nur die entsprechenden Suchbegriffe eingeben. So findet er die passende Datei mit nur wenigen Klicks. Das spart viel Arbeitszeit und wirkt sich positiv auf die Arbeitsprozesse innerhalb Ihrer Buchhaltung aus.

3. Alltägliche Arbeitsprozesse massiv beschleunigen

Das kennen Sie sicher auch: Etliche Rechnungen treffen gleichzeitig ein, der zuständige Mitarbeiter ist krank und die Vertretung kennt sich mit der Rechnungsverarbeitung nicht genügend aus. Also bleibt die Rechnung so lange liegen, bis der Verantwortliche wieder im Haus ist. Wissen Sie, wie viel Geld Sie das am Ende kostet? Mit Sicherheit ist es eine Summe, die Sie besser investieren könnten. Um Situationen wie diese zu vermeiden, hilft ebenfalls ein vorkonfigurierter Rechnungsworkflow. Dieser lässt sich flexibel an Prüfungsstandards anpassen und beschleunigt damit die Bearbeitung. Mittels umfassender Datenprüfung nach § 14 UStG kontrolliert er alle Pflichtangaben, sorgt für eine Benachrichtigung bei Unstimmigkeiten und meldet Rechnungen, die sich nicht buchen lassen.

Der Informationsfluss zum Entscheider erfolgt dabei automatisch. Dieser bekommt alle relevanten Informationen übermittelt und kann sie mit wenigen Klicks bearbeiten. Anmerkungen und Notizen lassen sich durch einen vorkonfigurierten Rechnungsworkflow direkt erfassen und schnell weiterleiten. Sind die Daten vollständig, so gelangen sie automatisch mittels ERP zur Buchhaltung. Damit trägt ein vorkonfigurierter Rechnungsworkflow maßgeblich zur Beschleunigung der Rechnungsverarbeitung bei.

4. Ein vorkonfigurierter Rechnungsworkflow spart bares Geld

Erinnern Sie sich noch an das eben beschriebene Szenario des fehlenden Mitarbeiters? Eine solche Situation, in der Rechnungen zu lange unbearbeitet liegen bleiben, wirkt sich stark auf die Liquidität Ihres ganzen Unternehmens aus. Denn wenn das Geld nicht fließt, gibt es immer einen Zeitraum, in dem Skonti und Frühzahlerrabatte garantiert verstreichen. Arbeiten Sie mit vorkonfigurierten Rechnungsworkflows, können Sie dieses Problem einfach umgehen. Denn Rechnungen gelangen durch automatisierte Prozesse auch ohne manuelle Eingriffe an die richtige Stelle. Es lassen sich alle erforderlichen Arbeitsschritte schnell erledigen und Rechnungen direkt begleichen. Eine zügige Bezahlung lässt Mahngebühren gar nicht erst anfallen und spart dank Skonti in der Regel zwischen zwei und drei Prozent auf die Gesamtsumme. Daraus kann sich ein beachtlicher Betrag summieren – zugunsten Ihres Unternehmens!

Ein weiterer Pluspunkt vorkonfigurierter Rechnungsworkflows ist die Vereinfachung und Beschleunigung Ihrer Budgetplanung. Mittels digital durchsuchbarem Rechnungsarchiv funktioniert diese nämlich ganz leicht. Zudem können Sie bei der Arbeit mit einem vorkonfigurierten Rechnungsworkflow selbst schneller Mahnungen verschicken. Verzichten Sie dabei sowie bei der Rechnungsverarbeitung generell auf Papier, sparen Sie darüber hinaus einiges an Druck- und Portokosten. Ein Faktor, von dem auch kleine und mittelständische Unternehmen erheblich profitieren. Hinzu kommt die durch die Automatisierung gewonnen Zeit – ein weiterer Pluspunkt vorkonfigurierter Rechnungsworkflows.

5. Bessere Kontrolle und mehr Sicherheit

Gerade in der Rechnungsverarbeitung haben es Ihre Mitarbeiter mit sensiblen Daten zu tun. Keine Frage, dass diese besonders sorgfältig bearbeitet und geschützt sein müssen. Ein vorkonfigurierter Rechnungsworkflow kann das gewährleisten. Er sorgt mittels vollständiger und korrekter Datenerfassung dafür, dass Sie alle Arbeitsschritte noch besser kontrollieren können – vom Rechnungseingang bis zur Zahlung und Archivierung. Hierbei gelangen alle Informationen sicher und vertraulich nur an die zuständigen Personen. Zudem garantiert ein vorkonfigurierter Rechnungsworkflow die Einhaltung der gesetzlichen Aufbewahrungs- und Datenschutzrichtlinien.

Sorgenkind Audit? Nicht mit einem vorkonfigurierten Rechnungsworkflow. Denn dieser verhindert, dass Daten gar nicht erst falsch oder lückenhaft erfasst werden. Alle vom Auditor geforderten Dokumente können Sie diesem in Echtzeit aus dem ERP bereitstellen. Das erleichtert Ihnen nicht nur die Vorbereitung einer Betriebsprüfung, sondern bietet Ihnen gleichzeitig mehr Transparenz und eine bessere Kontrolle über Ihren Cashflow. Eine zusätzliche Protokollierung aller Aktivitäten hilft Ihnen zusätzlich bei der Einhaltung der Compliance.

Wollen Sie also durch manuelle Arbeiten bedingte Fehler minimieren und Ihren Mitarbeitern gleichzeitig mehr Zeit für gewinnbringende Projekte verschaffen, ist die Arbeit mit einem vorkonfigurierten Rechnungsworkflow die beste Methode dazu. Und je eher Sie in die Automatisierung Ihrer Buchhaltung investieren, desto besser sind Sie aufgestellt für die digitale Zukunft – ein entscheidender Wettbewerbsvorteil.

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Topics: Elektronischer Rechnungsaustausch

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