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Rechnungswesen 4.0: Welche Veränderungen bringt die Digitalisierung?

Von Jürgen Biffar • 25. September 2018

Digitalisierung im Privatleben ist für den Großteil der Menschen mittlerweile normal. Sie nutzen Smartphones, Apps und Internet quasi rund um die Uhr. Digitale Kommunikation ist hier Alltag. Im Arbeitsleben sieht das jedoch ganz anders aus. Industrie 4.0, Arbeiten 4.0 und Rechnungswesen 4.0 sind zwar viel diskutiert, aber bisher nur in wenigen Fällen umgesetzt. Dabei kann gerade die Buchhaltungsabteilung eines Unternehmens maßgeblich und dauerhaft durch die Digitalisierung profitieren. Hier erfahren Sie, wo die Chancen und Herausforderungen des Rechnungswesen 4.0 liegen.

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Aktives Handel zahlt sich langfristig aus

Dass die Digitalisierung und mit ihr das Konzept von Industrie 4.0 sämtliche Grenzen sprengt und verschiedenste, bisher voneinander separierte Bereiche miteinander verbindet, steht längst außer Frage. Systeme und Organisationen, Unternehmen und Institutionen erfahren eine neue Art der Zusammenarbeit und der Kommunikation. Abteilungen innerhalb eines Unternehmens haben mit radikalen Veränderungen umzugehen. Und mitten in diesem Umfeld des Umbruchs liegt das Rechnungswesen, das zwangsläufig zu einem Rechnungswesen 4.0 werden muss.

Bisher haben Buchhaltung und Rechnungswesen immer eine zentrale Rolle innerhalb eines Unternehmens eingenommen. Auch in Zukunft soll das so bleiben, spielen sich hier doch einige der wichtigsten Prozesse eines jeden Betriebs ab. Mit einer passiven Haltung allen Veränderungen gegenüber kann das jedoch nicht funktionieren. Vielmehr braucht das Rechnungswesen 4.0 eine aktive Gestaltung, eine sehr gute Organisation sowie Offenheit für neue Wege und damit neue Erfolge.

Mitarbeiter von Anfang an einbeziehen

Digitalisierung ist Chefsache. So sehen es zumindest ein Großteil der Unternehmen und die Bundesregierung, die sich seit kurzem in einem neuen, eigens eingerichteten Kabinettausschuss des Themas annehmen will. Trotzdem sollten die Chefs eines Unternehmens nicht allein im sprichwörtlichen stillen Kämmerlein über die Digitalisierung ihres Unternehmens entscheiden. Denn um eine Digitalisierungsstrategie und damit das Rechnungswesen 4.0 erfolgreich umzusetzen, müssen alle Beteiligten gleichermaßen eingebunden sein und am selben Strang ziehen.

In erster Linie bedeutet das, Mitarbeiter der Buchhaltung mittels Schulungen, Weiterbildungen und Lehrgängen fit zu machen für jene Veränderungen, die Digitalisierung und Rechnungswesen 4.0 mit sich bringen. An dieser Stelle empfiehlt es sich, einen kompetenten und erfahrenen Experten als Partner mit an Bord zu nehmen, um Zeit und Kosten effizient zu investieren und Chefs sowie Mitarbeiter gleichermaßen für das Thema zu begeistern und auf Veränderungen vorzubereiten.

Die Chancen des Rechnungswesen 4.0 erkennen

Wichtig in diesem Zusammenhang ist, die mögliche Angst der Mitarbeiter vor einem Jobverlust durch die Digitalisierung zu verringern. Keine Frage, die Digitalisierung führt zu einer Buchhaltung, in der etliche Prozesse automatisiert und mit weniger menschlicher Arbeitskraft ablaufen können. Beispielhaft ließen sich an dieser Stelle elektronische Rechnungen anführen. Hierbei sorgen digitale Workflows dafür, dass eingehende Rechnungen zur Verarbeitung automatisch an die richtige Stelle gelangen. Fehler und Ausnahmen lassen sich dabei direkt identifizieren. Entsprechende Programmierungen stellen sicher, dass alle relevanten Informationen ins Buchhaltungsprogramm gelangen, es keine Verzögerungen gibt und eine zügige Bezahlung gewährleistet ist. So kann ein Unternehmen dank Skonti in der Regel zwischen zwei und drei Prozent auf die Gesamtsumme einer Rechnung sparen. Bei vielen Rechnungen wirkt sich das deutlich positiv auf die Liquidität eines ganzen Unternehmens aus.

Hinzu kommt, dass eine Buchhaltung, die auf ein Rechnungswesen 4.0 setzt, schnellere Entscheidungen treffen kann. Denn auch diese lassen sich mittels automatischer Vorgänge fällen, was wiederum viel Arbeitszeit spart. Dennoch bedeutet das nicht, dass die Mitarbeiter einer Buchhaltungsabteilung überflüssig sind. Schließlich müssen sie die automatisierten Prozesse nach wie vor überwachen, die dazugehörigen Parameter einstellen und über unklare Fälle entscheiden. Eine optimale Ausbildung von Fachkräften ist deswegen ein Muss, um alle Vorteile einer digitalen Buchhaltung nutzen zu können.

Von höherer Sicherheit profitieren

Alle Dokumente, die tagein, tagaus die Buchhaltung eines Unternehmens durchlaufen, sind in vielen Fällen streng vertraulich und bedürfen eingehender Sicherheitsbestimmungen. Deswegen ist es gerade hier besonders wichtig, auf die Sicherheit und Integrität der genutzten digitalen Systeme zu achten. Dazu gehört ein zuverlässiger Umgang mit Berechtigungssystemen, Firewalls, Virenscannern und Datenverschlüsselungen. Denn der Erfolg des Rechnungswesens 4.0 hängt maßgeblich von der Sicherheit der digitalen Anwendungen ab. Konkret bedeutet das: Die genutzten technischen Systeme müssen richtig eingesetzt sein. Nur so gestaltet sich die digitale Buchhaltung wesentlich sicherer als die analoge.

Dennoch, einen unkontrollierten Wildwuchs an elektronischen Anwendungen möchte niemand haben. Ein kompetentes Change Management ist aus diesem Grund extrem wichtig für den Weg in eine digitale Zukunft und für die Transformation des Rechnungswesens. Der Einbezug interner und externen Partner kann einem Unternehmen hierbei entscheidende Vorteile verschaffen und die Weiterentwicklung in Richtung Rechnungswesen 4.0 erleichtern. Ein kompetenter Berater erkennt schnell den Bedarf und die Möglichkeiten eines Betriebs und kann so die optimale Lösung anbieten. Das spart nicht nur Zeit bei der Einrichtung neuer digitaler Strukturen, sondern hilft ebenfalls dabei, alle Mitarbeiter entsprechend vorzubereiten.

Investitionen an der richtigen Stelle wagen

Wer eine digitalisierte Buchhaltung haben möchte, muss zwangsläufig in die passende Infrastruktur investieren. Denn digitale Technik ist untrennbar mit dem digitalen Wandel verbunden. Das Rechnungswesen 4.0 braucht mehr Vernetzung und das bedeutet zunächst einen finanziellen Aufwand – in jeglicher Hinsicht, denn Infrastruktur, Schulungen und Hardware kosten Geld. Das fordert viel Organisation im Vorfeld. Welche Technik soll es werden: Cloud Service, Rechenzentrum oder mobile Lösung? Welche Abläufe sind nötig und welche Vorbereitungen? Und welcher Partner passt zur Umsetzung? Fragen wie diese muss ein Unternehmen sich stellen, wenn es seine Buchhaltung digitalisieren will. Und das kostet in erster Linie Zeit.

Abschrecken sollte der organisatorische Aufwand jedoch nicht. Denn es ist eine Investition, die sich langfristig lohnt. Automatisierte Prozesse sparen dauerhaft Arbeitszeit und senken die Gesamtkosten. Das macht ein Unternehmen am Ende wesentlich effizienter. Rechnungswesen 4.0 bedeutet nämlich, überflüssige Aufgaben zu eliminieren und den Fokus auf strategische und gewinnbringende Projekte zu richten. Cloud- und mobile Anwendungen fördern dabei eine schnelle Bearbeitung sämtlicher Prozesse, eine hohe Produktivität aller Mitarbeiter und einen sehr guten ROI.

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Topics: elektronische Rechnung, Buchhaltung

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