<img height="1" width="1" style="display:none" src="https://www.facebook.com/tr?id=249668922118530&amp;ev=PageView&amp;noscript=1">

Wie Sie die Prozesse in der Buchhaltung optimieren

Von Hermann Schäfer • 24. Oktober 2017

Fotolia_115914969_Subscription_Monthly_M.jpgDer Buchhaltung kommt in Unternehmen eine besondere strategische Bedeutung zu. Zukunftsorientierte Unternehmen überlassen deshalb nichts dem Zufall, sondern nutzen ein digitales Dokumentenmanagement, um wichtige Prozesse möglichst effizient zu gestalten. Wie auch Sie von optimierten Prozessen in der Buchhaltung profitieren können und weshalb Sie sich so schnell wie möglich von Papierbergen verabschieden sollten, erfahren Sie in diesem Beitrag. 

 

Schluss mit Papierbergen in der Buchhaltung

Sowohl Sie selbst als auch Ihre Kunden, Mitarbeiter und Geschäftspartner sind darauf angewiesen, dass finanzielle Angelegenheiten schnell und zuverlässig abgewickelt werden. Kein Wunder also, dass die Qualität der Prozesse in der Buchhaltung direkt auf den Erfolg Ihres Unternehmens einzahlt. Werden Rechnungen effizient bearbeitet und finanzielle Mittel zeitnah bereitgestellt, sind alle Beteiligten zufrieden – gelingt das nicht, kann es schnell passieren, dass Sie sich neue Kunden und Partner suchen müssen.

Neuer Call-to-Action (CTA)

Ist Ihre Buchhaltung für die Zukunft gerüstet? Sind Ihre Prozesse effizient genug, um mit der Konkurrenz mitzuhalten? Falls Sie nach wie vor viel Zeit, Geld und Energie damit verschwenden, in Papierstapeln nach wichtigen Dokumenten zu suchen, lautet die Antwort auf diese Fragen vermutlich Nein.

Seien es Eingangs- und Ausgangsrechnungen, Liefer- und Wiegescheine, Verträge, interne Unterlagen oder gar Notizzettel: Jeder Buchhalter weiß, wie es sich anfühlt, in Papierbergen zu versinken und verzweifelt nach Informationen zu suchen, die nicht dort abgelegt sind, wo sie sein sollten. Handelt es sich bei diesen Informationen um Rechnungen, die im Rahmen des Freigabeprozesses manuell von Schreibtisch zu Schreibtisch wandern, geht schnell eine Menge Zeit ins Land, ehe der Bearbeitungsprozess abgeschlossen ist. Das Ergebnis: Skontofristen verstreichen und es werden hohe Summen an Geld verschenkt. 

Falls Sie dieses Risiko nicht eingehen möchten, wird es Zeit, dass Sie ein digitales Dokumentenmanagement nutzen, um wichtige Buchhaltungsprozesse nachhaltig zu optimieren. Moderne Software wird Sie dabei unterstützen, langfristig auf der Erfolgsspur zu bleiben und die einzelnen Arbeitsschritte so professionell und effizient wie möglich zu gestalten.  Bislang umständliche Verfahren werden auf Knopfdruck zu einfachen Workflows und die kostbare Arbeitszeit Ihrer Mitarbeiter wird bestmöglich genutzt.

Die Buchhaltung der Zukunft setzt auf moderne Technik

Bleiben wir beim Beispiel der Rechnungsbearbeitung, lässt sich schnell erkennen, wie Prozesse in der Buchhaltung mittels digitaler Technik effektiv gestrafft und optimiert werden können. Anstatt Rechnungsdaten manuell abgleichen zu müssen, können Sie auf professionelle Software vertrauen, die diese Aufgabe zuverlässig übernimmt und menschliche Fehler vermeidet. Zudem können Rechnungen in Unternehmen, deren Buchhaltung auf ein digitales Dokumentenmanagement setzt, automatisch an die richtigen Stellen weitergeleitet und jederzeit von allen Berechtigten eingesehen werden. Komfortabler, sicherer und schneller kann die Rechnungsbearbeitung kaum sein. Die technischen Möglichkeiten sind vielfältig und inwieweit Sie sie nutzen möchten, bleibt völlig Ihnen überlassen. Fest steht in jedem Fall: Schnelle und automatisierte Genehmigungsprozesse machen sich bezahlt und sparen nicht nur Zeit, sondern dank Skonti in der Regel auch eine Menge Geld.

Sicher und effizient: So bleiben Ihre Prozesse gesetzeskonform

Selbst wenn Sie in der Buchhaltung nicht jeden einzelnen Arbeitsschritt automatisieren möchten, wird Ihnen die digitale Technik dabei helfen, so sicher und transparent zu arbeiten wie niemals zuvor. Diese Tatsache ist vor allem deshalb wichtig, weil die Aufgaben der Buchhaltung mit strengen gesetzlichen Anforderungen verbunden sind. Wollen Sie diese Anforderungen erfüllen, ist es mit einem abgeschlossenen Aktenschrank in der Regel nicht getan. 

Digitale Dokumentenmanagementsysteme tragen diesem Umstand Rechnung und bieten Anwendern beispielsweise die Möglichkeit, genau festzulegen, wie lange ein Dokument unveränderbar gespeichert und abrufbar sein muss, ehe es automatisch vom System gelöscht wird. Vordefinierte Prozesse wie diese senken den Arbeitsaufwand enorm und stellen sicher, dass gesetzliche Vorgaben zuverlässig eingehalten werden.

Und auch in allen anderen Bereichen der Buchhaltung ist ein digitales Dokumentenmanagement der ideale Weg, um vertrauliche Prozesse sicher zu gestalten: Die Archivierung erfolgt automatisch, der Zugriff ist auf einen vorher festgelegten Personenkreis beschränkt und jeder einzelne Prozessschritt wird lückenlos dokumentiert. Auf diese Weise kann dem Thema Datenschutz so einfach wie nie entsprochen werden.

Mehr Komfort, mehr Zeit. Sind Sie bereit für die Zukunft?

So sicher digital optimierte Prozesse in der Buchhaltung sind, so komfortabel sind sie auch. Statt vor Audits Stunden und Tage mit der mühsamen Suche nach Informationen zubringen zu müssen, genügen mithilfe digitaler Technik einige wenige Mausklicks, um die benötigten Daten zusammenzutragen. Die Zeitersparnis ist enorm, denn alle relevanten Dokumente sind zentral abrufbar, wodurch sich wichtige Informationen wie Zahlen, Rechnungspositionen oder Liefertermine sofort beschaffen lassen. Die Zeit dicker Aktenberge ist damit vorbei und die Buchhaltung kann von schnellen, transparenten und sicheren Prozessen profitieren, die allen Beteiligten das Leben deutlich einfacher machen.

Sie möchten mehr darüber erfahren, wie ein digitales Dokumentenmanagement Ihre Buchhaltungsprozesse optimieren kann? Dann laden Sie sich am besten noch heute unser kostenloses E-Book „9 Tipps für die Buchhaltung – Mehrwerte schaffen und Performance erhöhen“ herunter, in dem wir genau aufgeschlüsselt haben, wie Sie Ihre Buchhaltung noch produktiver und profitabler gestalten können.

CTA_Buchhaltung_9Tipps

Kommentar