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Lohnt sich die Prozessautomatisierung für Ihr Unternehmen?

Von Max Ertl • 11. September 2018

Wer hat als Kind nicht davon geträumt – ein Roboter, der Hausaufgaben macht und das Zimmer aufräumt? Der Wunsch nach einer Automatisierung zeitintensiver, aber notweniger Aufgaben ist wohl uralt. Heute, im Zeitalter der Digitalisierung zeigt er sich nicht nur bei Kindern, sondern vor allem bei großen Unternehmen: in der Prozessautomatisierung. Welche Vorteile Firmen durch digitale und automatisierte Prozesse haben und wann sich die Prozessautomatisierung auch für Sie und Ihr Unternehmen lohnt, lesen Sie in diesem Beitrag.

Prozesse definieren und ihre Potenziale erkennen

Geht es in einem Unternehmen darum, manuelle Aufgaben zu automatisieren und überflüssige Arbeitsschritte zu eliminieren, so ist die passende Prozessautomatisierung gefragt. Doch um die zu finden, sind im Vorfeld einige wichtige Schritte und Überlegungen zu machen. Nur so ist es möglich, den Fokus aller relevanten Arbeitsabläufe auf strategische und gewinnbringende Projekte zu richten. Aus diesem Grund geht es an erster Stelle darum, festzulegen, was sich überhaupt hinter dem Begriff des Prozesses verbirgt.

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Im Allgemeinen meint ein Prozess einen Satz zusammenhängender oder sich gegenseitig beeinflussender Tätigkeiten innerhalb eines Unternehmens, die wiederum dazu dienen, ein bestimmtes Ergebnis zu erzielen. Der konkrete Leistungsumfang eines Unternehmens setzt sich deswegen aus vielen einzelnen Prozessen zusammen, die sich alle gegenseitig beeinflussen. Ganz gleich um welche Art von Prozessen, also beispielsweise Produktionsprozesse oder Verarbeitungsprozesse, es sich handelt, fallen bei jedem davon diverse Dokumente an. Und die gilt es zu bearbeiten – schnell, effektiv und fehlerfrei. Doch gerade in Buchhaltungs- oder Personalabteilungen setzt ein Großteil aller Unternehmen noch auf eine manuelle, papierbasierte Bearbeitung. Dabei verlieren sie in den meisten Fällen viel Zeit und Geld, was sich mittels Prozessautomatisierung vermeiden lässt.

Die Vorteile der Prozessautomatisierung richtig nutzen

Stellen Sie sich einmal folgendes Szenario vor: Im alltäglich anfallenden Papierwust hat Ihre Buchhaltung eine Rechnung übersehen. Nicht rechtzeitig bemerkt, drohen Ihrem Unternehmen nun Mahnkosten und im schlimmsten Fall Bußgelder. Das kann zwar passieren, ist jedoch ärgerlich und kostet im Zweifel viel Geld. Ein Problem, dass sich durch Prozessautomatisierung mittels digitalem Dokumentenmanagement-System (DMS) oder Enterprise Content Management (ECM) schnell, einfach und sicher umgehen lässt. Ein intelligentes DMS oder ECM sorgen zunächst dafür, dass Ihre Mitarbeiter keine unnötige Zeit verschwenden, um Dokumente in den Tiefen eines Archivs zu suchen. Mit Hilfe weniger Klicks können sie alle relevanten Rechnungsdaten abrufen. Das spart nicht nur Speicherplatz, sondern auch Nerven.

In Sachen Betriebsprüfungen kann die Prozessautomatisierung Ihrem Unternehmen helfen, alle geforderten Daten schnell und vollständig elektronisch an den Auditor zu übermitteln und Fristen einzuhalten. So lassen sich mögliche Mahn- und Bußgelder ebenfalls vermeiden. Darüber hinaus unterstützt ein DMS oder ECM Ihr Unternehmen dabei, den Gesetzen und Vorschriften hinsichtlich der Archivierung von Rechnungen zu genügen. Gibt es offene Fragen zu einem Rechnungsprozess, reicht ein kurzer Blick in das digitale Archiv, um Unklarheiten aus dem Weg zu räumen. So sorgt die Prozessautomatisierung dafür, dass fehleranfällige und mühsame Routineaufgaben schnell und effizient erledigt sind.

Prozesse im gesamten Unternehmen schnell und einfach optimieren

Klar ist, die Digitalisierung von Geschäftsprozessen ist ein wichtiger Teil der digitalen Transformation. Zwei Abteilungen, die in jedem Unternehmen maßgeblich davon profitieren, sind zweifelsohne die Buchhaltungsabteilung und die Personalabteilung. Erstere zieht dabei erhebliche Vorteile aus der automatisierten Rechnungsverarbeitung. Mit dem richtigen DMS oder ECM lassen sich hier nämlich alle eingehenden Rechnungen automatisch erfassen und direkt zur Bearbeitung weiterleiten. Auch Fehler und Ausnahmen sind so schnell identifiziert und an das Buchhaltungsprogramm übermittelt. Auf diese Weise sparen Ihre Mitarbeiter wertvolle Zeit, die sie wiederum für andere gewinnbringende Projekte investieren können. Ihrem gesamten Unternehmen gibt das die Kontrolle über jeden Bearbeitungsschritt – vom Rechnungseingang bis zur Zahlung. Das wiederum sorgt dafür, dass alle Informationen sicher, vertraulich und gemäß Aufbewahrungs- und Datenschutzrichtlinien gespeichert sind. So entsteht aus beschleunigter Rechnungsverarbeitung und vollständigen sowie korrekten Daten ein umfassender Mehrwert und das ab dem ersten Tag.

Ähnlich verhält es sich mit der Prozessautomatisierung in der Personalabteilung. Sie gehört zu den wichtigsten Abteilungen in jedem Unternehmen, denn hier dreht sich alles um die Mitarbeiter, die jeden Tag am Erfolg Ihres Unternehmens arbeiten. Die Personalabteilung kümmert sich dabei sowohl um administrative als auch um strategische Aufgaben. Arbeitsverträge, Zeugnisse, Arbeitsunfähigkeitsbescheinigungen oder Kündigungen sind ebenso vertrauliche wie wichtige Dokumente, mit denen sich jede Personalabteilung im Arbeitsalltag befassen muss – eine Aufgabe, die viel Potential zur Automatisierung bietet. Setzt ein Unternehmen hier auf die Arbeit mit digitalen Personalakten, haben die Angestellten in der Personalabteilung alle wichtigen Dokumente eines Mitarbeiters an einem Ort zusammengefasst. Das erlaubt allen Verantwortlichen zeit- und ortsunabhängigen Zugriff auf die benötigten Dokumente. Daten sind schneller verfügbar und Personalangelegenheiten lassen sich wesentlich zügiger bearbeiten. Prozessautomatisierung mittels DMS oder ECM beschleunigt hier den Workflow und macht das Arbeiten wesentlich flexibler.

Prozessautomatisierung – wann lohnt es sich?

Studien zeigen, dass viele Unternehmen sich aller Vorteile zum Trotz noch immer scheuen, ihre Prozesse gänzlich zu automatisieren. Hierfür gibt es mehrere Gründe, die sich jedoch schnell widerlegen lassen. Zum einen ist es in vielen Fällen die Größe eines Unternehmens, die Verantwortliche abschreckt, eine umfassende Prozessautomatisierung durchzusetzen. Dabei lohnt es sich bereits für kleine Unternehmen, alltägliche Arbeiten mittels DMS oder ECM zu erledigen. Zwar steht auf der einen Seite die Investition einer größeren Summe für die Einrichtung des entsprechenden Systems, doch die lohnt sich auf lange Sicht allemal. Schließlich lässt sich durch die Prozessautomatisierung einiges an Zeit und damit auch an Kosten sparen. Das kommt am Ende nicht nur den Mitarbeitern, sondern auch dem gesamten Unternehmen zu Gute.

Auch nicht zu vernachlässigen im Zusammenhang mit Prozessautomatisierung ist die Zufriedenheit der Mitarbeiter. Können diese ihre Arbeitskraft für anspruchsvollere Aufgaben nutzen, so sind sie auf Dauer zufriedener in ihrem Job und setzen sich mehr für den Erfolg des Unternehmens ein. Hier können Sie übrigens auch beim Recruiting neuer Mitarbeiter punkten: Setzen Sie bereits bei Bewerbungsgesprächen oder Einstellungstests auf automatisierte Prozesse, präsentieren Sie sich als attraktiver und innovativer Arbeitgeber – laut Studien ein wichtiges Kriterium für potenzielle Arbeitnehmer. Denn diese legen mittlerweile viel Wert darauf, wie zukunftsfähig ein Unternehmen ist. Und auch für Sie liegen hier entscheidende Vorteile. Je schneller Sie nämlich Bewerbungsprozesse bearbeiten und abschließen können, desto eher können Sie von den Potenzialen Ihrer neuen Mitarbeiter profitieren.

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Topics: Dokumentenmanagement, Digitalisierung

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