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Mehr Transparenz dank DMS

Von Birgit Schuckmann • 21. September 2017

DW-Bilder-Blog_ota-data_580x383.jpgFür viele Betriebe der Gesundheitsbranche ist die Abrechnung ihrer Dienstleistungen gegenüber gesetzlichen Kostenträgern oder Selbstzahlern eine lästige Pflicht – viel bürokratischer Aufwand, der sie Zeit kostet und daran hindert, ihrer eigentlichen Berufung nachzugehen. Die Dienstleister zu entlasten – darauf hat sich die opta data Gruppe spezialisiert und setzt auf innovative Lösungen für Bürokratie- und Verwaltungsaufgaben.

Ob Pflegedienst oder Rehaeinrichtung, Heilmittelerbringer oder Hilfsmittelanbieter, viele Fachkräfte im Gesundheitswesen wissen den Service der opta data Gruppe zu schätzen – von der Abrechnung über Branchensoftware bis hin zu weiteren Servicedienstleistungen. In der Finanzbuchhaltung des Familienunternehmens sorgt DocuWare für Transparenz und schnelle Rechnungsprüfung.

Problemlose Integration in Addison

Die Unternehmensgruppe mit Hauptsitz in Essen beschäftigt heute mehr als 1800 Mitarbeiter in 17 verschiedenen Unternehmen. Um vor allem Arbeitsabläufe bei der Prüfung und Freigabe von Rechnungen zu optimieren und dadurch viel Geld zu sparen, wurde Anfang 2016 DocuWare eingeführt. Bei der Entscheidung für das DMS waren laut Michael Gelhard, Projektleiter und Assistent der kaufmännischen Leitung bei der opta data Abrechnungs GmbH, vor allem zwei Argumente ausschlaggebend. Zum einen sei die gewünschte Integration in das kaufmännische System Addison durch die standardisierte Schnittstelle problemlos möglich gewesen. „Außerdem bietet DocuWare die mit Abstand einfachste und modernste Oberfläche und Bedienung“, begründet der Projektleiter die Auswahl.

Installation ohne Betriebsunterbrechung

Über 3500 Rechnungen, überwiegend in Papierform, erhält opta data jeden Monat von seinen Lieferanten. Wegen des bei opta data vorgeschriebenen mehrstufigen Genehmigungsverfahrens waren die Bearbeitungszeiten vor der DMS-Einführung sehr lang. Hinzu kommt, dass unternehmensweit 140 Mitarbeiter in verschiedenen Abteilungen und Standorten in diesen Freigabeprozess eingebunden sind. Während die Rechnungen früher diese zahlreichen Stationen durchliefen, fehlte in der Finanzbuchhaltung jede Übersicht über ihren Status. Entsprechend groß war der Suchaufwand bei Rückfragen von Lieferanten oder Fachabteilungen. „Unser Ziel war daher ein zentraler Dokumenten-Pool, auf den jeder Berechtigte im Unternehmen jederzeit und auch von überall her zugreifen kann“, sagt Michael Gelhard, Dadurch sollten sich nicht nur Bearbeitungs- und Recherchezeiten deutlich reduzieren, auch der Freigabeprozess für die Rechnungen sollte transparenter werden.

Split-Buchungsdialog war gewünscht

Ohne den laufenden Betrieb unterbrechen zu müssen, konnte das DMS im Januar 2016 bei opta data in Essen installiert werden. Zuvor war eine Roadmap für die Einführung des Systems erarbeitet worden. Ein Lösungsworkshop zusammen mit dem autorisierten DocuWare-Partner half, die Arbeitsabläufe bei der Rechnungsprüfung im Unternehmen detailliert zu klären. „Für unseren sehr aufwendigen Prüfungs- und Genehmigungsprozess wurde extra ein Split-Buchungsdialog entwickelt, ganz nach unseren speziellen Anforderungen“, ist Michael Gelhard zufrieden. Er hebt besonders die Vorteile des mobilen Zugriffs hervor: „Durch die Möglichkeit, Genehmigungen auch von unterwegs per iPhone zu erteilen, ist unser Freigabeprozess unabhängig vom Aufenthaltsort der Kostenstellenverantwortlichen. Rechnungen bleiben so nicht liegen, wenn zum Beispiel eine längere Geschäftsreise ansteht.“ Selbst Rechnungen, für die eine Vielzahl von Genehmigungen notwendig ist, werden innerhalb kürzester Fristen freigegeben und bezahlt. Neben der Schnelligkeit sorgt das System gleichzeitig für größere Transparenz. Denn dank der Freigabestempel hat die Buchhaltung jetzt sofort den Überblick, wo und in welchem Bearbeitungsschritt sich eine Eingangsrechnung befindet, und kann bei den Verantwortlichen direkt nachfragen, sobald eine Rechnung länger liegen bleibt. „Das spart Zeit und Mühe bei der Recherche und stärkt bei Lieferanten und Kunden das Vertrauen“, betont der Projektleiter.

Welche Vorteile der DocuWare-Einsatz der Unternehmensgruppe noch bietet, lesen Sie im ausführlichen Bericht, der in der 09/2017 des Business-Magazins für IT-Manager und CIOs IT DIRECTOR erschienen ist. Hier geht`s zur Online-Veröffentlichung.

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