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Wie Sie HR-Prozesse standardisieren und optimieren

Von Max Ertl • 9. Oktober 2018

Kaum eine andere Abteilung innerhalb eines jeden Unternehmens ist so vielseitig, wie diese eine: die Personalabteilung. Mehr als in allen anderen Bereichen geht es hier um unterschiedlichste Aufgaben, die die Mitarbeiter eines Betriebs und damit alle seine Bereiche betreffen. Die Personalabteilung ist Ansprechpartner für sämtliche Fachbereiche und verknüpft diese durch verschiedenste HR-Prozesse miteinander. Keine Frage, das braucht Manpower. Dennoch haben viele HR-Prozesse ein großes Potenzial zur Automatisierung und Digitalisierung. Worin diese liegen und welche Chancen eine Standardisierung bietet, lesen Sie in diesem Beitrag.

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Keine Angst vor Automatisierung

Viele Unternehmen, die der Digitalisierung ausgeschlossen gegenüberstehen, haben hinsichtlich der Automatisierung, Standardisierung und Optimierung der Personalabteilung Hemmungen. Oftmals gilt die Ansicht, HR-Prozesse seinen ein sogenanntes „people's business“, also eine Aufgabe, die allein von Menschen zu erledigen ist. Schließlich geht es hier in jedem Fall um die Mitarbeiter eines Betriebs. Ob Recruting, Onboarding, Urlaubsanträge oder die Verwaltung von Personalakten – alle drehen sich um den Faktor Mensch, der wiederum maßgeblich am Erfolg eines ganzen Unternehmens beteiligt ist.

Alle HR-Prozesse innerhalb eines Unternehmens sind von entscheidender Wichtigkeit und bedürfen einer besonders sorgfältigen Bearbeitung. Doch die können Mitarbeiter nur erledigen, wenn sie genügend Zeit dafür haben, nicht von langwierigen Routinearbeiten aufgehalten werden und sich auf die wesentlichen Aufgaben konzentrieren können. An dieser Stelle bietet die Standardisierung von HR-Prozessen ein großes Optimierungspotential innerhalb von Personalabteilungen. Hier können zum Beispiel sichere, digitale Personalakten sämtliche Arbeitsabläufe vereinfachen und zuverlässige Workflows für Recruiting oder Mitarbeitergespräche eine bessere Vernetzung aller Teams in einem Unternehmen begünstigen.

Diese HR-Prozesse profitieren am meisten

Generell bedeutet eine Standardisierung und Optimierung der HR-Prozesse eine Reduktion von Papier. Bei der Transformation von einer analogen zu einer digitalen Personalabteilung werden in einem ersten Schritt alle vorhandenen papierbasierten Dokumente in eine digitale Form überführt und in ein digitales Archiv sortiert. Digitale Personalakten sorgen dafür, dass alle zu einem Mitarbeiter gehörenden Unterlagen an nur einem Ort sicher aufbewahrt und jederzeit schnell aufzufinden sind. Aus diesem Grund bietet das Digitalisieren, Bündeln und Organisieren von Personalunterlagen ein großes Optimierungspotential für HR-Prozesse.

In diesem Zusammenhang ist es auch ratsam, das Archiv eines Unternehmens und seiner Personalabteilung in eine digitale Form zu überführen. Mit Hilfe von Verschlagwortung, Kategorisierung und verschiedenen Filteroptionen ist dieses schnell und einfach durchsuchbar. Das spart den Mitarbeitern wertvolle Zeit, die sie wiederum in andere Projekte investieren können. Wer auf die Digitalisierung seiner HR-Prozesse setzt, profitiert zudem von vorgefertigten, digitalen Workflows, die eine erhebliche Erleichterung und Zeitersparnis für das Bewerbermanagement, das Onboarding neuer Mitarbeiter, Mitarbeiterbeurteilungen und -gespräche sowie Urlaubsanträge und vieles mehr begünstigen. Das führt zu einem produktiven, rechtskonformen und serviceorientierten Arbeiten im ganzen Unternehmen.

Routinearbeiten auf ein neues Level heben

Jede Personalabteilung hat mit detaillierten HR-Prozessen zu tun, die wichtig für den gesamten Betrieb sind. Denn hier hat jede Abteilung früher oder später mit Abläufen zu tun, die die Mitarbeiter betreffen. Von Einarbeitungen und Kündigungen, über die Verwaltung von Urlaubs- oder Krankheitstagen bis hin zum Bewerbermanagement muss eine Personalabteilung mit jedem Bereich eines Unternehmens vertraut sein und alle dazugehörigen Unterlagen schnell und unkompliziert bearbeiten können. Und das funktioniert am besten mittels standardisierter HR-Prozesse.

So bieten vor allem alltägliche Routineaufgaben ein großes Potenzial zur Optimierung, handelt es sich hierbei doch überwiegend um Arbeiten, die regelmäßig ähnliche Unterlagen erfordern. Eine Standardisierung verhindert an dieser Stelle lange E-Mail-Ketten sowie einen Zeitverlust durch permanente Statusabfragen. Auch regelmäßige Mitarbeitergespräche gehören zu jenen HR-Prozessen, die von standardisierten Abläufen profitieren. Mit der richtigen Software lassen sich diese nämlich noch besser planen, strukturieren und auswerten. Und je besser ein Gespräch strukturiert ist, desto schneller lässt es sich durchführen. Das wiederum spart Zeit, die die Mitarbeiter ebenfalls in gewinnbringende Projekte investieren können.

Mit digitalem Personalmanagement auf dem richtigen Weg

Doch nicht nur Routinearbeiten verfügen über Optimierungspotenzial. Auch das Recruiting sowie das Onboarding neuer Mitarbeiter lassen sich durch Standardisierung wesentlich verbessern. Tritt beispielsweise ein neuer Mitarbeiter in ein Unternehmen ein, so kann ihm eine optimale Planung den Eintritt sehr erleichtern. Digitale HR-Prozesse sorgen an dieser Stelle dafür, dass alle wichtigen Informationen direkt ab dem ersten Tag für ihn verfügbar sind. Außerdem können alle relevanten Abteilungen jegliche den neuen Mitarbeiter betreffende Aufgaben digital einsehen und ihm in seinen ersten Arbeitstagen behilflich sein. So können auch neue Arbeitskräfte ein Unternehmen schnell mit ihrem Können unterstützen.

Gleiches gilt für das Recruiting. Wer hier auf standardisierte und optimierte HR-Prozesse setzt, sorgt für ein optimales, perfekt an das Unternehmen angepasstes Bewerbermanagement. Hierzu gehört es, dass die Anforderungsprofile an potenzielle Bewerber detailliert mit den betreffenden Abteilungen abgestimmt sind. Mittels Online-Bewerbungsformularen können sich potentielle neue Mitarbeiter schnell und einfach für einen Arbeitsplatz bewerben. Dieses lässt sich wiederum ebenso schnell für alle Berechtigten einsehbar machen. Das fördert einen reibungslosen Informationsfluss. Hinzu kommt die Vereinfachung in der Koordination und Organisation von Terminabstimmungen für Bewerbungsgespräche.

HR-Prozesse sicherer gestalten

Gerade in Personalabteilungen ist Sicherheit ein Thema von höchster Priorität. Hier geht es um die Bearbeitung von vertraulichen Unterlagen. Deswegen ist es besonders wichtig, Zugriffsberechtigungen klar zu definieren und den Zugang zu den jeweiligen Dokumenten ausreichend zu sichern. Das bedeutet aber nicht allein, Unterlagen in einer sicheren Umgebung zu speichern. Um Mitarbeiter und Unternehmensdaten zu schützen, bedarf es einer Software, die so programmierbar sein muss, dass sie auch höchste Sicherheitsbestimmungen erfüllen kann. Dazu gehört neben dem Schutz vor externen unberechtigten Zugriffen auch die Zugriffsbeschränkung auf verschiedene Mitarbeiter oder Abteilungen des Unternehmens.

HR-Prozesse bieten folglich etliche Ansatzpunkte für eine Standardisierung und Optimierung, um einem Unternehmen und seinen Mitarbeitern wertvolle Arbeitszeit zu sparen. Dennoch gibt es innerhalb mancher Unternehmen Bedenken, dass menschliche Arbeitskraft dadurch überflüssig werden könnte, lassen sich doch viele Vorgänge automatisieren. In der Realität sieht das anders aus, denn einige wichtige Aufgaben einer Personalabteilung sind nicht durch automatisches Arbeiten zu ersetzen. So zum Beispiel die Förderung von Kompetenzen, die Auswahl der besten Talente sowie der Aufbau eines Talentpools. Dafür braucht es tatsächlich den Menschen selbst. Gleiches gilt für das Führen von Bewerbungsgesprächen. Nur ein Mensch kann entscheiden, wer auch auf mentaler und emotionaler Ebene in ein Team passt. So ist es am Ende die Mischung aus manuellen und automatisierten HR-Prozessen, die ein Unternehmen langfristig erfolgreich macht.

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Topics: HR & Personalmanagement

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