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5 Fragen, die Sie sich in Bezug auf elektronische Rechnungen stellen sollten

Von Max Ertl • 17. Juli 2018

2014/55/EU lautet der Name der Richtlinie, die Rechnungssteller und -empfänger sämtlicher Branchen vor eine neue Herausforderung stellt. Im April 2016 veröffentlicht, treten die Vorgaben des sogenannten E-Rechnungsgesetzes in diesem Jahr ab dem 27. November für alle Bundesministerien und Verfassungsorgane in Kraft. Doch auch etliche kleine, mittelständische und große Unternehmen sind davon betroffen. Denn bereits 2019 müssen die übrigen öffentlichen Auftraggeber elektronische Rechnungen akzeptieren. Und das betrifft zahlreiche Zuliefererbetriebe aus der privaten Wirtschaft. Welche fünf wichtigen Fragen Sie sich über die elektronische Rechnung stellen sollten, lesen Sie in diesem Beitrag.

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In Sachen elektronische Rechnung geht es für die meisten Unternehmen schon längst nicht mehr darum, ob sie auf den elektronischen Rechnungsaustausch umstellen sollten, sondern wie und bis wann. Dabei stehen sie auf der einen Seite vor der Hürde der technischen Umsetzbarkeit, auf der anderen Seite überwiegen jedoch die Vorteile, die eine elektronische Rechnung mit sich bringt. Ein Blick ins Detail offenbart schnell ihre Chancen für das Finanz- und Rechnungswesen. Denn Unternehmen sparen durch den Verzicht auf Papier nicht nur Platz, Zeit und Geld, sondern erfahren eine Erleichterung einzelner Arbeitsschritte durch automatisierte Prozesse bei gleichzeitiger Minimierung von Fehlern – sofern sie folgende Fragen vorher bedacht haben.

1. Was ist der Vorteil der elektronischen Rechnung gegenüber Papier?

Papier ist geduldig. Klar, dass viele Unternehmen deswegen zunächst nicht sehen, wieso sie einiges an Arbeit in die Abschaffung des klassischen Ordnerarchivs, die damit verbundene Digitalisierung von Dokumenten und die Einführung eines digitalen Dokumentenmanagement-Systems (DMS) investieren sollten. Doch wer ehrlich zu sich und seinem Unternehmen ist, sieht schnell, dass diese Investition mehr als lohnend ist.

Zum Beispiel bei der Rechnungsbearbeitung: Wer Rechnungen auf Papier via Hauspost durch sein Unternehmen befördert, verliert nicht nur Zeit, sondern vor allem Geld. Bis eine Rechnung bei demjenigen eintrifft, in dessen Zuständigkeitsbereich sie liegt, und dieser sie geprüft sowie genehmigt hat, vergehen oftmals viele Tage. Ein Zeitraum, in dem Skonti und Frühzahlerrabatte garantiert verstreichen. Eine elektronische Rechnung und ein intelligentes Dokumentenmanagement-System können das umgehen.

Digitale Workflows sorgen dafür, dass Rechnungen automatisch an die richtige Stelle gelangen. Entsprechende Programmierungen stellen außerdem sicher, dass es auch im Fall von Dienstreisen, Urlaub oder Krankheit keine Verzögerungen gibt. Eine zügige Bezahlung spart so dank Skonti in der Regel zwischen zwei und drei Prozent auf die Gesamtsumme – und das kann am Ende viel Geld sein.

2. Wie fange ich mit der Umstellung von Papier auf elektronische Rechnung an?

Am Anfang einer Umstellung auf elektronische Rechnung steht vor allem eines: eine umfassende Vorbereitung. Je eher ein Unternehmen auf elektronische Rechnungen umstellt, desto besser. Aber trotzdem sollte man nichts überstürzen. Sind neue Programme und Prozesse nämlich nur halbherzig und auf die Schnelle implementiert, so nutzen sie am Ende niemandem.

Ist also die Entscheidung für die elektronische Rechnung gefallen, geht es um die Wahl der richtigen Software. Denn wer Buchhaltung und Rechnungsstellung lediglich auf ein Standardprogramm des jeweiligen Betriebssystems, wie beispielsweise Excel, sowie auf die Ablage in manuell angelegten Ordnern setzt, kommt am Ende nicht weit. Von einer Arbeitserleichterung ganz zu schweigen, fordert die Richtlinie 2014/55/EU doch einen national und international kompatiblen Standard für elektronische Rechnungen. Hier bietet es sich an, mit einem digitalen Dokumentenmanagement-System zu arbeiten. Ein leistungsfähiges DMS übernimmt und automatisiert Routineaufgaben und vereinfacht die elektronische Rechnungsstellung erheblich.

Ob automatische Annahme von Rechnungen und deren elektronische Zeiterfassung mit Zeitstempel, Rechnungsbearbeitung oder Ablage und Archivierung – ein digitales DMS kann zeitaufwändige Aufgaben schnell und einfach erledigen und erfüllt zudem die gesetzliche Forderung einer Verfahrensdokumentation. So sind Sie in Sachen juristischer Vorgaben bei der elektronischen Rechnung immer auf der sicheren Seite.

3. Welche juristischen Vorgaben müssen in Sachen elektronischer Rechnung erfüllt sein?

Am wichtigsten sind zunächst Ihre eigenen Kunden. Um allen Ansprüchen seitens des Finanzamts genügen zu können, ist es essentiell, dass diese als Rechnungsempfänger Ihre bzw. die elektronische Rechnung generell akzeptieren. Ansonsten nützt Ihnen die Umstellung nichts.

Genau wie bei Papierrechnungen ist es zudem erforderlich, elektronische Rechnungen aufzubewahren und zu archivieren. Laut Aufzeichnungspflicht müssen alle Dokumente mindestens 10 Jahre lang in einem Archiv abgelegt und darüber hinaus jederzeit lesbar sein. Konkret bedeutet das: Der Rechnungseingang muss genau dokumentiert und immer nachweisbar sein. Wer dieser Pflicht nicht nachkommt, muss spätestens im Falle eines Audits mit Mahngebühren oder Bußgeldern rechnen.

Auch wichtig für die elektronische Rechnung: Ihre Dokumente müssen vier Punkte hinsichtlich ihrer Authentizität erfüllen: die Echtheit der Herkunft, einen unversehrten Rechnungsinhalt, die Lesbarkeit und die Erfüllung sämtlicher gesetzlicher Voraussetzungen für Rechnungen im umsatzsteuerlichen Sinn.

4. Was ist ein „echtes“ Dokument?

Echtheit bedeutet, dass die elektronische Rechnung auch wirklich vom Rechnungssteller selbst stammt und dass dessen Identität sichergestellt ist. Darüber hinaus besagt die Unversehrtheit des Inhalts, dass alle Angaben der Rechnung nicht geändert wurden.

Nach § 14 Abs. 1 Umsatzsteuergesetz (UStG) legt dabei jeder Unternehmer fest, in welcher Weise die Echtheit der Herkunft, die Unversehrtheit des Inhalts und die Lesbarkeit der Rechnung gewährleistet sind. Zum einen gibt es dafür das innerbetriebliche Kontrollverfahren, das lediglich den Nachweis und die Kontrolle über die Echtheit Ihrer Rechnungsdokumente erfordert. Zum anderen gibt es die Forderung, dass all jene Angaben in einer elektronischen Rechnung enthalten sind, die in § 14 Abs. 4 UStG genannt sind. Denn die sind besonders wichtig für den Vorsteuerabzug.

5. Wann sind elektronische Rechnungen wirklich sicher?

Unabhängig von der Software, die Sie für Ihre elektronische Rechnungsstellung wählen, muss diese so programmierbar sein, dass sie auch höchste Sicherheitsbestimmungen erfüllen kann. Dazu gehört neben dem Schutz vor externen unberechtigten Zugriffen auch die Zugriffsbeschränkung auf verschiedene Mitarbeiter oder Abteilungen des Unternehmens. Vor allem Personaldaten unterliegen einer besonders sorgfältigen und geschützten Ablage, die ein DMS berücksichtigen muss.

Es ist also von entscheidender Bedeutung, dass Sie ein unternehmensweites Sicherheitssystem etablieren. Dieses muss alle technischen, rechtlichen und organisatorischen Sicherheitsmaßnahmen so nutzen, dass sie lückenlos ineinandergreifen. Nur so, das heißt beispielsweise durch die Nutzung einer Firewall, die Benennung eines Datenschutzbeauftragten oder die Rollenvergabe mit Zugriffsrechten, können Sie für Ihr Unternehmen ein angemessenes Sicherheitsniveau schaffen. Dann steht dem Erfolg der elektronischen Rechnung und der digitalen Zukunft Ihres Unternehmens nichts mehr im Wege.

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Topics: elektronische Rechnung

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