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Fünf Fragen, die Sie sich bei der Einführung eines Dokumentenmanagement-Systems stellen müssen

Von Max Ertl • 19. Juni 2018

Schnelligkeit, Flexibilität und Effizienz. Diese drei Begriffe sind typisch für das Zeitalter der Digitalisierung und mit wachsenden Datenmengen und steigenden Kundenanforderungen zunehmend wichtiger für Unternehmen. Besonders hilfreich dabei ist die Arbeit mit einem digitalen Dokumentenmanagement-System (DMS). Dabei sollte die Einrichtung eines DMS unbedingt gut geplant sein, um alle seine Vorteile bestmöglich auszuschöpfen. In diesem Beitrag erfahren Sie, welche fünf Fragen Sie sich bei der Einführung eines DMS unbedingt stellen sollten.

Entweder ganz oder gar nicht

Halbherzigkeit bringt Sie in Sachen Dokumentenmanagement-System nicht weit. Denn wer sein Unternehmen auf die Arbeit mit einem DMS umstellen möchte, sollte auch voll und ganz hinter der Lösung stehen. Nur wenn alle Mitarbeiter an einem Strang ziehen und die Vorteile der digitalen Arbeit sehen, kann sich die Umstellung zu einem Erfolg entwickeln. Wichtig ist in diesem Zusammenhang auch, dass Sie ein realistisches Ziel definieren. Die Implementierung von einem Dokumentenmanagement-System lässt sich nämlich weder von jetzt auf gleich, noch ohne eingehenden Planung in die Tat umsetzen.

Im Grunde ist es wie bei den meisten Veränderungen: Sie müssen wissen, wo Sie stehen, was Sie wollen und was Sie dazu benötigen. Um ein digitales Dokumentenmanagement-System in Ihrem Unternehmen einzuführen, sollten Sie sich im Vorfeld über einige wichtige Dinge im Klaren sein. Dabei hilft Ihnen in jedem Fall die Beantwortung der folgenden fünf Fragen.

  1. Was ist der Status Quo des Unternehmens?
    Um festzulegen, was Sie für die Einrichtung eines digitalen Dokumentenmanagement-Systems benötigen, müssen Sie zunächst den Ist-Zustand Ihres Unternehmens und seiner Abteilungen ermitteln, die zukünftig mit einem DMS arbeiten sollen. Sprechen Sie hierzu mit Ihren Mitarbeitern, analysieren Sie den jeweiligen Zustand und bestimmen Sie den konkreten Handlungsbedarf. Hierbei gilt: Je mehr Papier innerhalb der alltäglichen Arbeitsprozesse anfällt, desto größer das Verbesserungspotenzial. Fragen Sie sich, welchen konkreten Nutzen das Dokumentenmanagement-System Ihrem Unternehmen bringen soll, denn die Möglichkeiten sind vielfältig: eine Verbesserung betrieblicher Abläufe, eine Einsparung von teurem Büro- und Archivraum oder eine leichtere Erfüllung gesetzlicher Vorgaben.

  2. Mit welcher Zeitspanne planen Sie?
    Ein Unternehmen zukunftsfähig und für das digitale Zeitalter bereit zu machen, bedeutet auch, in die Zukunft zu denken. Heute brauchen Sie vielleicht nur ein paar Funktionen des Dokumentenmanagement-Systems. Doch dass die Menge an zu verarbeitenden Daten in jeder Branche stetig steigt, ist nicht zu missachten. Wenn eine Cloud-Lösung für Sie jetzt noch Zukunftsmusik ist, sollten Sie diese dennoch im Hinterkopf haben. Auf der sicheren Seite sind Sie, wenn Sie sich bei der Implementierung des DMS für ein System entscheiden, dass es auch als Software-as-a-Service-Lösung (SaaS) gibt und das über unkomplizierte Werkzeuge für die Migration in eine Cloud verfügt. So sparen Sie sich Kosten bei einem späteren Abschied von Ihrer In-House-Lösung.

    Gerade in unserer zunehmend digitaleren Welt verbreiten sich Informationen besonders schnell. Das gilt für gute und für schlechte Nachrichten gleichermaßen. So besteht bei vielen Unternehmen nach wie vor eine Skepsis gegenüber Cloud-Lösungen. Dabei bedeuten diese für die meisten Betriebe eine erhebliche Erleichterung der alltäglichen Arbeitsabläufe - und das nicht nur für solche, die auf die Arbeit mit einem Dokumentenmanagement-System setzen. Daten in einer Cloud sind wie bei On-Premises-Lösungen bestens vor Verlusten und Missbrauch geschützt. So lassen sich auf der einen Seite auch in diesem Fall Zugriffe von Unbefugten vermeiden, auf der anderen Seite sind individuelle Zugriffsberechtigungen schnell eingerichtet und Informationen lassen sich bei Bedarf einfach mit anderen teilen.

    Eine steigende Zahl von Unternehmen erkennt heute klar den Nutzen, den Dokumenten-Management, Prozessautomatisierung und intelligente Dokumenten-Workflows aus der Cloud mit sich bringen. Ein großer Vorteil hierbei: Die Einstiegskosten sind deutlich niedriger. Das liegt beispielsweise daran, dass Investitionen in Hardware und teure Wartung entfallen, dass die Abrechnung nach den Services erfolgt, die tatsächlich genutzt werden, und dass immer eine aktuelle Software-Version im Einsatz ist. Zudem ist keine lokale Installation erforderlich und die Systeme sind performant sowie hochverfügbar. Außerdem lassen sich führende Anwendungen idealerweise problemlos integrieren.
  3. Welche Lösung und welcher Anbieter passen zu Ihrem Unternehmen?
    Haben Sie und Ihre Mitarbeiter in Sachen Dokumentenmanagement-System ein Ziel definiert, gilt es, einen kompetenten Realisierungspartner zu kontaktieren. Nennen Sie diesem die "Must-Haves" und die "Nice-to-Haves", damit er sich ein Bild von Ihren Wünschen machen kann. Anhand Ihrer Zielvorstellung wird er dann eine Lösung erarbeiten. Diese sollte individuell zu Ihren Anforderungen passen, damit die Investition sich lohnt. Gefragt ist deswegen ein konkreter Plan des Systemlieferanten, der langfristig für mehr Effizienz aller Arbeitsabläufe sorgt. Für die größten Probleme, wie zum Beispiel bei der Bearbeitung von Rechnungen oder Lieferscheinen, sollte der Anbieter dabei konkrete Lösungsvorschläge auf Basis des passenden DMS machen.

    Ein Anbieter sollte zu Ihnen und Ihrem Unternehmen passen. Handelt es sich um ein gerade gegründetes Cloud-Startup oder um einen etablierten DMS-Hersteller mit vielen Referenzen? Es ist in Ordnung, Fragen wie diese zu stellen. Denn Erfahrung ist immer ein entscheidender Faktor für den Projekterfolg und die sollte der DMS-Lieferant einbringen. Bei seiner Lösungspräsentation wird ein erfahrener Realisierungspartner Ihnen einen umfassenden Überblick über das für Sie und Ihr Unternehmen passende Dokumenten-Management-System geben. Im Idealfall bietet Ihnen der Realisierungspartner sämtliche DMS-Funktionen inklusive Betreuung, Service und Schulung aus einer Hand an. Nur so finden Sie am Ende die Lösung, die am besten zu Ihnen passt.

  4. Wie schnell wollen Sie die Einführung des Dokumentenmanagement-Systems umsetzen?
    Wie viel Zeit sich ein Unternehmen für die Einführung eines DMS nimmt, ist unterschiedlich. Abhängig von Branche, Unternehmensgröße und betriebswirtschaftlichen Zielen, kann eine Einführung innerhalb von 90 Tagen erfolgen oder mehrere Monate in Anspruch nehmen. Entscheiden Sie am besten gemeinsam mit Ihren Mitarbeitern, wie dringend Sie das Dokumentenmanagement-System benötigen und welche zeitliche Umsetzung realistisch ist - ohne, dass Sie und Ihr Unternehmen unnötigem Stress ausgesetzt sind. Wichtig ist vor allem, dass die Einführung des DMS sich nicht zur Mehrarbeit entwickelt und den laufenden Betrieb so wenig wie möglich beeinträchtigt. Darum ist eine nahtlose Integration in die bereits bestehende Arbeitsumgebung essenziell.

  5. Wie rechnet sich das Dokumentenmanagement-System?
    Klar ist, die Umstellung auf ein digitales DMS ist nicht umsonst. Neue Technologien und die Arbeitskräfte, die Ihnen bei der Einführung helfen, kosten Geld. Hinzu kommen Schulungen der Mitarbeiter, denn nur wenn diese direkt lernen, mit dem neuen System zu arbeiten, können sie die Arbeitserleichterung erkennen und von dieser profitieren. Stehen nicht alle Mitarbeiter hinter dieser Lösung, ist es schwer, das volle Potenzial des DMS auszuschöpfen. Damit sich das Investment wirklich lohnt, empfiehlt es sich zudem, nach circa sechs bis zwölf Wochen den Anbieter für eine nachgehende Betrachtung zu engagieren. Dieser besucht den laufenden Betrieb und begleitet die Mitarbeiter bei ihrer alltäglichen Arbeit. So kann er unmittelbare Tipps geben und den Anwendern zu Produktivitätsfortschritten verhelfen.

Gute Planung ist die Basis des Erfolgs

Haben Sie sich genügend Zeit für die Beantwortung dieser fünf Fragen genommen, sollte einer reibungslosen Einführung des DMS nichts im Wege stehen. Arbeiten alle Ihre Abteilung und Ihre Mitarbeiter mit dem Dokumentenmanagement-System, werden Sie schnell sehen, dass sich unnötige und langwierige Arbeitsabläufe entweder automatisieren oder sogar ganz eliminieren lassen. So haben Sie zwar in das neue System investiert, doch die Arbeit innerhalb Ihres Unternehmens gestaltet sich ab sofort unkomplizierter. Das macht Ihr gesamtes Unternehmen effizienter - und die Investition hat sich gelohnt.

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Topics: Dokumentenmanagement

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