Die Archivierung von Dokumenten ist einer der wichtigsten Bausteine der Unternehmensführung. Der Tatsache geschuldet, dass immer mehr Betriebe auch bei ihren Archivierungsmaßnahmen die Vorteile der Digitalisierung nutzen, hat auch der Gesetzgeber längst darauf reagiert und bereits im Jahr 2015 Regeln für die elektronische Archivierung von Dokumenten geschaffen. Unter der Bezeichnung GoBD hat das Bundesministerium für Finanzen die „Grundsätze zur ordnungsgemäßen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff“ eingeführt. Die hierbei definierten Regelungen sind für Unternehmen wie Selbständige gleichermaßen verbindlich. Was Sie für eine korrekte Archivierung auf elektronischem Wege unbedingt beachten müssen und welche unverzichtbaren Vorteile sich daraus für Ihr Unternehmen ergeben, erfahren Sie in diesem Beitrag.
Was bedeutet Dokumente archivieren?
Unter dem Begriff der Dokumentenarchivierung versteht man grundsätzlich die zeitlich nicht limitierte sowie unveränderbare Aufbewahrung und Nutzung von Archivmaterial. Ob nun analog oder (im besten Fall) digital: Allein aufgrund der Aufbewahrungspflicht, die für die meisten geschäftlichen Schriftstücke für zehn Jahre gilt, ist die Archivierung von Dokumenten ein Vorgang, an dem kein Unternehmen vorbei kommt. Dabei eröffnet vor allem die digitale Form der Archivierung zahlreiche Möglichkeiten. Aufgrund des Umfangs und der Komplexität der Regeln für das digitale Archivieren sollten Sie die Implementierung einer entsprechenden Software in Ihrem Unternehmen aber einer spezialisierten Fachfirma überlassen. So kommen Sie nicht nur in den Genuss aller Vorteile der digitalen Dokumentenarchivierung, sondern bleiben auch technisch stets auf einem aktuellen sowie rechtlich immer auf einem gesetzlich konformen Stand.
Welche Dokumente archivieren?
Befasst man sich etwas ausführlicher mit den Dokumenten, die einer Archivierung bedürfen, kommt man schnell auf eine ganze Reihe von Unterlagen, die archiviert werden müssen. So sind beispielsweise diese Dokumente zehn Jahre lang aufbewahrungspflichtig:
- Ein- und Ausgangsrechnungen
- Bank- und Buchungsbelege
- Bilanzen
- Geschäftsberichte
- Einfuhrdokumente wie beispielsweise Zollunterlagen
- Inventare
Immerhin einer Aufbewahrungsfrist von sechs Jahren unterliegen diese Arten von Dokumenten:
- Geschäfts- und Handelsbriefe
- Lieferscheine
- Berichte zu Betriebsprüfungen
- Abtretungserklärungen
- Dokumente aus dem Mahnwesen
Vorteile der Dokumentenarchivierung: Warum Dokumente archivieren?
Unumstritten ist, dass ein digitales Dokumenten-Archiv gegenüber einem papierbasierten Archiv einiges an Platz spart. Ersteres benötigt weder Ordner und Regale noch zusätzliche Räumlichkeiten. Hinzu kommt eine deutliche Reduktion von Arbeitszeit und Kosten, denn ein digitales Archiv kostet keine Miete und ist durch umfassende Filterfunktionen und Verschlagwortung schnell durchsuchbar. Das erleichtert Mitarbeitern insofern die alltägliche Arbeit, als dass es ein zügiges Auffinden von Dokumenten begünstigt. Doch das Archivieren von Dokumenten ist trotz aller Vorteile kein Prozess, der sich von heute auf morgen umsetzen lässt.
Eine gute Vorbereitung ist das A und O, wenn ein Unternehmen seine Dokumente archivieren und dabei die Umstellung auf ein papierloses Büro vornehmen möchte. Dabei gilt es in jedem Fall zu beachten, dass ein papierloses Büro kein statisches IT-System ist, sondern vielmehr eine Art lebendes Ökosystem. Mit wachsender Menge an Daten vergrößert sich auch das Archiv. Deswegen ist es von Anfang an wichtig, sich für ein Dokumentenmanagement-System (DMS) oder Enterprise Content Management (ECM)-System zu entscheiden, das auf eine permanente Weiterentwicklung ausgelegt ist. Damit steht man vor einer wichtigen Frage, die sich jedes Unternehmen stellen muss, wenn es seine Dokumente digitalisieren will.
Die Wahl der passenden Archivierungssoftware
Ist also die Entscheidung zugunsten digitalem Dokumentenmanagement gefallen, geht es mit der Suche nach der richtigen Hardware weiter. Viele der in einem Unternehmen vorhandenen Dokumente liegen oftmals nur auf Papierbasis vor und müssen in eine digitale Form gebracht werden. Zur Digitalisierung eignet sich am besten ein Scanner. Je nach Anforderungen und Größe Ihres Büros können Sie entweder einen mobilen oder einen Arbeitsplatz-Scanner wählen. In jedem Fall muss die Hardware einfach zu bedienen sein und eine zügige Arbeit begünstigen. Der Blatteinzug sollte mehrere Papiergrößen und -stärken verarbeiten können und alle Dokumente gerade und fehlerfrei einziehen. Diverse Elektronikhersteller bieten hier unterschiedlichste Produkte an, die sich in der Regel zum Archivieren von Dokumenten eignen.
Ohne Software gibt es keine digitale Archivierung. Denn sie macht neben der Hardware einen entscheidenden Part aus, wenn es darum geht, Dokumente zu archivieren. Sie ist ein essenzieller Bestandteil einer reibungslosen Digitalisierung von Papierdokumenten. Aus diesem Grund sollte sie unterschiedliche Dateiformate verarbeiten können. Zur langfristigen Archivierung digitaler Dokumente empfehlen sich TIF- oder PDF/A-Formate. Diese sind über viele Jahre mit allen möglichen Betriebssystemen kompatibel, sodass die gesetzlichen Anforderungen zur Datenspeicherung erfüllt sind. Außerdem sollte die gewählte Scannersoftware eine OCR-Funktion beinhalten. Diese erkennt den Textinhalt eines Dokuments und stellt ihn separat als Volltext zur Verfügung. Mit Hilfe der Erzeugung eines 2-Ebenen-PDF, das ein originalgetreues Abbild der Papiervorlage sowie den gesamten erkannten Text enthält, ist das digitale Dokument vollständig durchsuchbar und lässt sich schnell auffinden
Die Struktur für das digitale Archiv aufbauen
Haben Sie alle Dokumente digitalisiert, geht es darum, eine Struktur für das digitale Archiv zu finden. Diese sollte vor allem einheitlich, konsequent und einfach sein. Unbedingt abzuraten ist beim Dokumente archivieren von Bezeichnungen, die so kompliziert sind, dass sie sich niemand merken kann. Wählen Sie daher am besten Betitelungen, die auch nach mehreren Jahren noch nachvollziehbar und leicht auffindbar sind. Gerade Dateinamen mit Datumsbezeichnungen und eindeutige Titel nach dem Schema Jahr-Monat-Tag-Thema bieten sich an dieser Stelle an.
Wichtig ist zudem, dass Sie jeden Mitarbeiter ausreichend schulen. Auch wenn das mit entsprechenden Kosten verbunden ist, sollten sie diese Investition nicht missachten. Sind nämlich alle Mitarbeiter mit dem digitalen Arbeiten vertraut, lernen sie schnell die Vorteile des Systems zu schätzen und ein digitales Dokumenten-Archiv zur erheblichen Effizienzsteigerung zu nutzen. In einer direkten Gegenüberstellung von Schulungskosten und gesamten Einsparungen durch ein digitales Archiv zeigt sich dabei schnell, wie sinnvoll eine solche Investition ist.
Rechtliche Aspekte der Dokumentenarchivierung
Dokumente zu archivieren bedeutet, wie hinsichtlich der Aufbewahrungsfristen bereits angeschnitten, auch gesetzliche Vorgaben und Richtlinien zu beachten. Dabei ist es zunächst wichtig für die digitale Archivierung, jedes Dokument gemäß rechtlicher und auch unternehmensinterner Anforderungen aufzubewahren, denn je nach Branche unterscheiden sich die verarbeiteten Dokumente. Aus diesem Grund ist es für Sie empfehlenswert, eigene spezifische Regeln für Ihr Unternehmen aufzustellen. So garantieren Sie die sicherste und beste Archivierung Ihrer Dokumente.
Verhindern sollten Sie beim Papierdokumente archivieren auf jeden Fall, dass auch nur ein Dokument auf dem Weg ins Archiv verlorengeht. Zur Archivierung müssen also alle Dokumente vollständig erfasst sein. Um diesem Anspruch zu genügen, eignet sich insbesondere die Erstellung regelmäßiger Systemprotokolle. So können Sie zudem kontrollieren, wer wann auf das Archiv zugegriffen hat – und damit Änderungen an bereits archivierten Dokumenten verhindern. Darüber hinaus gehört neben dem Schutz vor externen unberechtigten Zugriffen auch die Einrichtung von internen Zugriffsbeschränkungen. Diese regeln, dass nur bestimmte Mitarbeiter oder Abteilungen des Unternehmens auf spezifische Dokumente zugreifen können – ein Faktor, den Sie beim Archivieren von Dokumenten nicht außer Acht lassen dürfen. Vor allem Personaldaten unterliegen einer besonders sorgfältigen und geschützten Ablage, die das von Ihnen gewählte ECM- oder DMS-System berücksichtigen muss. Über eine Versionierung können Mitarbeiter auf die komplette Historie eines Dokuments zugreifen.
Dokumente archivieren erfordert eine Anpassung von Arbeitsabläufen
So wie alle Veränderungen in einem Unternehmen bedeutet das digitale Archivieren von Dokumenten zunächst ein wenig Mehrarbeit. Gerade wenn es sich um eine komplette Umstellung auf ein papierloses Büro handelt, müssen etliche Prozesse und Arbeitsabläufe angepasst und auf die neue Arbeitsweise eingestellt werden. Keine Frage, dass Sie und Ihre Mitarbeiter deswegen einiges an Arbeit investieren müssen. Dennoch sollte die Dokumentenarchivierung weder Ihren Arbeitsalltag beeinträchtigen, noch die Mitarbeiter bereits im Vorfeld demotivieren, weil sie die Vorteile eines digitalen Archivs nicht direkt erkennen.
Aus diesem Grund sollten Sie von Anfang an einen erfahrenen Experten hinzuziehen, der Sie beim Dokumente archivieren unterstützt. Als Berater hilft er Ihnen zu erkennen, was Ihr Unternehmen wirklich braucht, welche die beste Lösung für Sie ist und wie Sie diese effizient in Ihrem Unternehmen implementieren. Er gibt Ihren Mitarbeitern zudem die nötige Unterstützung in Bezug auf die Dokumentenarchivierung und begleitet sie in ihrem Arbeitsalltag. So lassen sich mögliche Schwierigkeiten direkt umgehen und Probleme sofort und in der Praxis lösen. Damit ist auch die Umstellung auf ein digitales Archiv keine Behinderung in Sachen Effizienz und Effektivität im Betriebsablauf – und Sie können sich sicher sein, dass Ihre Dokumente korrekt archiviert sind.
