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DMS und ECM: Unklare Kürzel für klare Prozesse

Von Max Ertl • 21. November 2017

DMS und ECM © fotolia / Maksym YemelyanovIst von Dokumentenmanagement die Rede, dauert es in der Regel nicht lange, bis die Kürzel DMS und ECM in den Raum geworfen werden. Was es damit genau auf sich hat und weshalb sich jeder Unternehmer mit diesen Begriffen auseinandersetzen sollte, erfahren Sie in diesem Beitrag.

ECM und DMS. Sprachliche Feinheit oder gravierender Unterschied?

Wer elektronische Dokumente sicher und effizient verwalten möchte, benötigt ein zuverlässiges Dokumentenmanagementsystem – und genau hierfür steht die Abkürzung DMS, die von den meisten Unternehmern in Deutschland verwendet wird. Laut Gabler Wirtschaftslexikon umfasst das Dokumentenmanagement die „Erstellung und Bearbeitung, intelligente Verteilung, die Ein- und Ausgabe sowie Archivierung von und Suche nach Dokumenten.“ Eine ganze Menge also, doch die Zeiten ändern sich und mit reinem Dokumentenmanagement ist es in zukunftsorientierten Unternehmen heute oft nicht mehr getan.

Nicht zuletzt deshalb hat sich für Systeme zum schnellen Auffinden und Bearbeiten von Informationen mittlerweile noch eine andere Bezeichnung eingebürgert, nämlich der Begriff ECM. Aus dem Englischen stammend bedeutet ECM zunächst nichts anderes als Enterprise Content Mangement, was der Branchenverband AIIM International wie folgt definiert: „Enterprise Content Management umfasst die Technologien zur Erfassung, Verwaltung, Speicherung, Bewahrung und Bereitstellung von Content und Dokumenten zur Unterstützung organisatorischer Prozesse.“

Nicht nur Dokumente, sondern auch alle anderen Formen von Content sind es also, die der Begriff ECM beinhaltet, weswegen im englischen Sprachgebrauch meist genau zwischen DMS und ECM getrennt wird. Während das klassische Dokumentenmanagement DMS dort lediglich das Verwalten strukturierter Daten benennt, wird dem Enterprise Content Management etwa die Fähigkeit zugesprochen, auch unstrukturierte Daten selbstständig zu managen.

In Deutschland ist diese Unterscheidung allerdings (noch) nicht gängig. Tatsächlich ist der Begriff Enterprise Content Management laut der aktuellem Bitkom-Studie „ECM im Mittelstand“ sogar nur 65 Prozent der Befragten geläufig. Und selbst in Fällen, in denen beide Kürzel bekannt sind, werden sie häufig synonym verwendet. Entsprechend definiert Bitkom den Begriff ECM auch etwas anders als die AIIM (Association for Information and Image Management), und zwar wie folgt: „Mit der ganzheitlichen Strategie des Enteprise Content Managements werden alle Dokumente eines Unternehmens verwaltet und organisiert. Durch den Einsatz geeigneter ECM-Werkzeuge erhalten Unternehmen zum Beispiel Unterstützung beim effizienten Erfassen, Ablegen und Wiederauffinden von Dokumenten, bei der Abwicklung dokumentenbasierter Prozesse sowie bei der Einhaltung rechtlicher Vorgaben, etwa zur revisionssicheren Archivierung.“

Wunder der Technik: So profitieren Sie von einem ECM

Folgen wir der synonymen Verwendung von DMS und ECM, stellen wir fest, dass ein Enterprise Content Management System heute viel mehr kann als nur Dokumente zu verwalten. „Über 75 Prozent der Unternehmen ordnen nun auch die prozess- und kollaborationsbezogenen Themen dem ECM zu“, heißt es von Seiten der Bitkom.

Die Zeiten, in denen noch mühsam Aktenordner von einem Büro zum anderen getragen werden mussten oder wichtige Informationen im Gespräch zwischen Kollegen verlorengingen, sind damit endgültig vorbei. Mithilfe moderner ECM-Systeme werden Daten zentral gespeichert und sämtliche Teammitglieder können sie per Knopfdruck zuverlässig abrufen. Technische Zugriffsbeschränkungen ermöglichen zudem ein höheres Maß an Datenschutz als jemals zuvor, Änderungen an wichtigen Dokumenten werden mitsamt Herkunftsangaben gespeichert, gesetzliche Vorgaben können ganz selbstverständlich eingehalten werden und automatisierte Prozesse machen viele manuelle Arbeitsschritte überflüssig. Nie zuvor war es so einfach, unabhängig von geographischen Grenzen oder Bürozeiten auf Informationen zuzugreifen und sich dabei völlig sicher zu fühlen. 

Das ECM in Zeiten der Datenflut

Unternehmen, die ein ECM nutzen, können durch effizientere Prozesse jede Menge Geld und Arbeitszeit einsparen. Nach Angaben des Bitkom Digital Office Index 2016 sagten 74 Prozent der befragten Unternehmen aus, dass sich die Einführung neuer Software-Lösungen positiv auf die Performance ihrer internen Büro- und Verwaltungsprozesse ausgewirkt habe. Knapp zwei Drittel gaben außerdem an, dass sie ihre Kundenzufriedenheit steigern konnten und gut die Hälfte hat die Datensicherheit erhöht. Ziehen wir die Daten der 2017 erschienenen Studie „ECM im Mittelstand“ heran, bescheinigen sogar 90 Prozent der Befragten der Software einen relevanten Beitrag zur Steigerung der Effizienz in dokumentenbezogenen Prozessen.

Kein Wunder also, dass laut derselben Studie ganze 81 Prozent der großen Unternehmen bereits in Software investiert haben, mit der sie ihre Büroarbeit umfassend digitalisieren können. Dass der Mittelstand hier trotz positiver Erfahrungsberichte das Nachsehen hat – nur elf Prozent sind bislang softwareseitig für eine umfassende Digitalisierung der Büroarbeit aufgestellt – liegt in vielen Fällen an veralteten Vorstellungen, die leicht zu widerlegen sind.

Und der Trend ist klar: Selbst Unternehmen, die lange gezögert haben, müssen spätestens jetzt damit beginnen, sich mit ECM auseinanderzusetzen. Laut der Studie „Data Age 2025“ von Seagate und dem IT-Marktforschungsunternehmen IDC werden bis 2025 weltweit rund 163 Zettabyte an Daten generiert werden. Eine enorme Menge, deren Ausmaß vor allem dann deutlich wird, wenn wir zum Vergleich die Datenmenge des vergangenen Jahres heranziehen: 2016 waren es lediglich 16 Zettabyte. Die ohnehin schon massive Datenflut wird sich den Prognosen zufolge also verzehnfachen ­– und 2025 zu einem Großteil von Unternehmen generiert werden. Überleben können inmitten dieses Umfelds nur diejenigen Betriebe, die wissen, wie sie die anfallenden Informationen effektiv managen können. Der Einsatz eines ECMs ist der erste Schritt in die richtige Richtung. 

Sie möchten mehr darüber erfahren, welche Vorteile Sie sich von einem ECM erhoffen dürfen und was Sie tun können, um das passende System für Ihren Bedarf zu finden? Dann laden Sie sich gerne unseren kostenlosen „Leitfaden für ECM-Projekte: Diese 7 Faktoren führen zum Erfolg“ herunter. Dort erfahren Sie ganz genau, welche Voraussetzungen erfüllt sein müssen, damit Sie das Optimale aus Ihrem ECM herausholen können.

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