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So gelingt die Digitalisierung von Geschäftsprozessen

Von Max Ertl • 12. Februar 2019
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Die Digitalisierung ist der große Trend dieses Jahrhunderts. Sie fordert Unternehmen aller Branchen zum Umdenken und forciert ihre Weiterentwicklung. Wer nicht handelt, den hängt der Wettbewerb auf lange Sicht garantiert ab. Deswegen empfiehlt es sich branchenunabhängig in die Digitalisierung von Geschäftsprozessen zu investieren. Welche sechs wichtigen Faktoren Sie dabei unbedingt beachten sollten, um das volle Potenzial digitaler Prozesse schnell und unkompliziert nutzen zu können, erfahren Sie in diesem Beitrag.

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Darum sollten Ihre Prozesse auf jeden Fall digital werden

Ein Prozess umfasst einen zusammenhängenden Satz sich gegenseitig beeinflussender Tätigkeiten, deren Ziel die Erreichung eines vorgegebenen Ergebnisses ist – so die Definition. Der Leistungsumfang eines Unternehmens besteht dabei aus vielen unterschiedlichen Prozessen, die mal mehr, mal weniger miteinander zu tun haben. Ihnen allen gemein ist jedoch, das erfolgreiche Wirtschaften und Bestehen eines Betriebs zu garantieren. Damit das auf lange Sicht funktioniert, kommen Unternehmen nicht um die Digitalisierung von Geschäftsprozessen herum.

Nahezu alle Geschäftsprozesse starten mit Dokumenten oder aus einem Dokumentenaustausch heraus. Ebenso entstehen innerhalb eines jeden Prozessverlaufs Dokumente. Diese stauen sich mit der Zeit zu einem riesigen Berg an, den die Mitarbeiter und Geschäftsführer eines Unternehmens be- und verarbeiten, sortieren und archivieren müssen. Wer hier nicht auf eine digitale, sondern auf eine analoge und papierbasierte Arbeit setzt, kann auf Dauer keinen Erfolg haben. Denn Papierdokumente sind träge, brauchen Platz und stehlen den Mitarbeitern eines Betriebs wertvolle Zeit. Allein die Suche nach einem bestimmten Schriftstück im Archiv kann Stunden dauern und die Bearbeitung von Dokumenten kann sich über Wochen erstrecken, beispielsweise wenn der zuständige Mitarbeiter erkrankt ist. Die Digitalisierung von Geschäftsprozessen kann genau das verhindern und einem Unternehmen wertvolle Zeit sparen, die sich wiederum in andere, gewinnbringende Projekte investieren lässt.

Neue Möglichkeiten durch die Digitalisierung von Geschäftsprozessen

Hinzu kommt, dass die Digitalisierung völlig neue Möglichkeiten zur Optimierung und Automatisierung sämtlicher Prozesse bietet. Das ist wichtig für alle Unternehmen, die nicht den Anschluss an den Wettbewerb verlieren und zukunftsfähig bleiben wollen. Je eher ein Betrieb mit der Digitalisierung von Geschäftsprozessen beginnt, desto besser ist er für die Anforderungen der Zukunft gewappnet. Dabei muss jedes Unternehmen jedoch einige wichtige Faktoren beachten, damit die Digitalisierung seiner Prozesse wirklich gelingt. Die folgenden sechs Punkte sollten Sie deshalb auf jeden Fall kennen.

1. Investieren Sie in ein professionelles Change Management

Fest steht, mit dem Beginn der Digitalisierung sollten Sie nicht zu lange warten. Überstürztes Handeln führt jedoch auch nicht zum Ziel, sondern stiftet nur Verwirrung oder sorgt für Frust, weil die neuen, halbherzig eingeführten Techniken nicht reibungslos funktionieren. Eine passende Strategie zur Digitalisierung von Geschäftsprozessen ist deswegen ein absolutes Muss. Legen Sie gemeinsam mit den anderen Führungskräften und Abteilungsleitern sowie mit Ihrer IT-Abteilung fest, welche Prozesse in welchen Bereichen digitalisiert werden sollen. Machen Sie sich hierbei unbedingt bewusst, dass sich lange etablierte Arbeitsabläufe ändern werden. Bei Ihren Mitarbeitern kann das verschiedenste Reaktionen auslösen.

Haben Sie Ihren Mitarbeitern mitgeteilt, dass Ihr Unternehmen die Digitalisierung von Geschäftsprozessen angehen wird, müssen Sie mit unterschiedlichen Entwicklungsstufen der aufkommenden Emotionen rechnen. Einem ersten Schock und dem Festhalten an alten Prozessen folgen in der Regel Einsicht und Akzeptanz der Veränderung. Im nächsten Schritt geht es dann darum, erste neue Methoden umzusetzen. Diese Situationen sollten Sie als Führungskraft unbedingt auffangen und managen können. Investieren Sie deswegen genügend Zeit in ein professionelles Change Management. Nur so lassen sich die Veränderungen, die mit der Digitalisierung von Geschäftsprozessen einhergehen, durchführen. Das ist wichtig, um das volle Potenzial digitaler Prozesse auf lange Sicht nutzen zu können.

2. Setzen Sie realistische Ziele

Haben Sie ein Change Management aufgebaut, erste Projektteams zusammengestellt und die Digitalisierung von Geschäftsprozessen in der Unternehmensstrategie verankert, geht es darum, erste messbare Ziele zu definieren. Hier sollten Management, IT-Abteilung und Fachbereiche unbedingt zusammenarbeiten. Legen Sie gemeinsam messbare mittel- und langfristige Ziele fest und arbeiten Sie dann im ganzen Unternehmen an deren schrittweiser Umsetzung. Eine regelmäßige Überprüfung der jeweiligen Zielerreichung zeigt Ihnen, an welchen Stellen Verbesserungspotenziale liegen.

3. Gestalten Sie Ihre Prozesse transparent

Ohne transparente Prozesse lässt sich das Digitalisierungspotenzial Ihrer Geschäftsprozesse nicht verlässlich bewerten. Transparenz ist für die Digitalisierung jedoch unerlässlich. Verschaffen Sie sich deswegen einen fundierten Überblick über sämtliche Abläufe in Ihrem Unternehmen. Dokumentieren Sie den Ist-Zustand und bewerten Sie diesen ganz ehrlich. Holen Sie auch hier Management, IT-Abteilung und Fachbereiche ins Boot. So können Sie ein breitgefächertes Know-How nutzen und genau festlegen, welche Bereiche ein besonders hohes Digitalisierungspotenzial haben.

4. Bleiben Sie dynamisch

Typisch für die Digitalisierung ist ihre Veränderlichkeit. Ständig entwickeln sich neue Technologien, die wiederum neue Anforderungen mit sich bringen. Aus diesem Grund sollte Ihr Unternehmen mit seiner Digitalisierungsstrategie auf jeden Fall so flexibel wie möglich bleiben. Versuchen Sie nicht, alle Bereiche des Betriebs gleichzeitig zu digitalisieren. Legen Sie lieber Prioritäten fest und setzen Sie auf dieser Basis die Digitalisierung von Geschäftsprozessen nach und nach um. So können Sie besser auf plötzliche Marktveränderungen reagieren.

5. Optimieren Sie Ihre Geschäftsprozesse bereits im Vorfeld

Die Digitalisierung von Geschäftsprozessen lässt sich dann besonders gut umsetzen, wenn Ihre Prozesse so wenige Schwachstellen wie möglich haben. Schauen Sie deswegen vor dem Start des Digitalisierungsprojektes, wo sich problematische Stellen befinden und eliminieren Sie diese. Lassen Sie unnötige Prozessschritte weg und verschlanken Sie Abläufe. Das ebnet den Weg für die Prozessautomatisierung. Der Umsetzung Ihrer Digitalisierungsstrategie kommt das nur zugute.

6. Wählen Sie die richtige Software

Möchten Sie in Ihrem Unternehmen hauptsächlich dokumentenbasierte Prozesse automatisieren, so empfiehlt es sich, ein digitales Dokumentenmanagement-System (DMS) einzuführen und dieses in ihre kaufmännische Lösung zu integrieren. So lassen sich Ihre Workflows effizienter und Ihre Geschäftsprozesse mittels Automatisierung einfacher und schneller gestalten. Gerade Ihre Buchhaltungs- und Personalabteilung können maßgeblich von digitalen Prozessen profitieren. Erstere zieht erhebliche Vorteile aus der automatisierten Rechnungsverarbeitung. Hier lassen sich alle eingehenden Rechnungen automatisch erfassen und direkt zur Bearbeitung weiterleiten. Auch Fehler und Ausnahmen sind schnell identifiziert und an das Buchhaltungsprogramm übermittelt. Mit dieser beschleunigten Rechnungsverarbeitung sparen Ihre Mitarbeiter wertvolle Zeit.

Ähnlich verhält es sich mit der Digitalisierung von Geschäftsprozessen in der Personalabteilung. Setzen Sie hier auf die Arbeit mit digitalen Personalakten, haben berechtigte Mitarbeiter alle wichtigen Dokumente der Angestellten an einem Ort zusammengefasst. Das erlaubt den Verantwortlichen einen zeit- und ortsunabhängigen Zugriff auf die benötigten Dokumente. Daten sind schneller verfügbar und Personalangelegenheiten lassen sich wesentlich zügiger bearbeiten. Das beschleunigt den Workflow und macht das Arbeiten flexibler.

Doch nicht jede Software eignet sich für jedes Unternehmen. Deswegen ist es durchaus sinnvoll, sich einen kompetenten Berater zur Seite zu holen. Dieser macht gemeinsam mit Ihnen eine Bestandsaufnahme und bewertet den Ist-Zustand Ihres Unternehmens. Auf dieser Grundlage findet er die für Sie passende Software und unterstützt Sie bei den ersten Schritten in Richtung digitale Zukunft. Für die Digitalisierung von Geschäftsprozessen ist das optimal. Hinzu kommt, dass ein professioneller Berater Sie dabei unterstützen kann, dass Sie auch mit digitalen Prozessen alle gesetzlichen Vorgaben und Richtlinien, wie beispielsweise zur Archivierung von Dokumenten, einhalten. So sind Sie auch in Sachen regulatorische Vorgaben auf der sicheren Seite und können bestens vorbereitet Ihren digitalen Weg gehen.

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Fotoquelle Titelbild: © fizkes/shutterstock.com

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