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Digitalisierung in der Personalabteilung

Von Jürgen Biffar • 28. August 2018

Industrie 4.0 ist in Zeiten der Digitalisierung wohl eines der meistgenannten Stichworte. Alles soll vernetzter, schneller und flexibler sein. Eine Entwicklung, die sich insbesondere in produzierenden Unternehmen zeigt. Hier hat die Digitalisierung bereits zu einigen entscheidenden Veränderungen geführt. Doch eine Abteilung bleibt in den meisten Unternehmen bisher weit hinter den Anforderungen von Arbeiten 4.0 zurück – die Personalabteilung. Dabei ist digitales Arbeiten gerade in diesem Bereich besonders wichtig. Warum das so ist und wo die größten Vorteile einer digitalisierten Personalabteilung liegen, erfahren Sie in diesem Beitrag.

Das Herzstück eines jedes Unternehmens

Keine Frage, die Personalabteilung gehört zu den relevantesten Bereichen in jedem Unternehmen. Hier dreht sich alles um die wichtigste Ressource, die ein Betrieb besitzt: seine Mitarbeiter. Ohne diese würden kein Prozess und keine Produktion funktionieren. Die Personalabteilung kümmert sich dabei sowohl um die Klassiker der administrativen Routinearbeit, wie zum Beispiel Lohn- und Gehaltsabrechnungen oder Zeiterfassungen, als auch um strategische Aufgaben, wie Personalentwicklung, Weiterbildung und Recruiting.

Arbeitsverträge, Zeugnisse, Arbeitsunfähigkeitsbescheinigungen oder Kündigungen sind ebenso vertrauliche wie wichtige Dokumente, mit denen sich jede Personalabteilung im Arbeitsalltag befassen muss. Diese sollten in jedem Fall sorgfältig sortiert, abgelegt und archiviert sein. Eigentlich eine Aufgabe, die viel Potenzial zur Automatisierung bietet. Dennoch, so zeigen es aktuelle Studien, setzen viele Unternehmen hierbei nach wie vor auf die Arbeit mit traditionellen Personalakten aus Papier. Damit haben sie alle relevanten Daten ausgedruckt und können theoretisch jederzeit darauf zurückgreifen. Doch mit der fortschreitenden Digitalisierung ist diese Vorgehensweise schon längst nicht mehr zeitgemäß.

Die Digitalisierung fordert eine agilere Personalabteilung

Um dem Wettbewerb standhalten zu können, ist es für sämtliche Unternehmen entscheidend, schnell auf die Veränderungen am Markt reagieren zu können. Doch das klappt nicht, wenn sich eine Abteilung mit langwierigen manuellen Arbeiten aufhält, die zudem auch noch extrem fehleranfällig sind. Aus diesem Grund ist es nur von Vorteil, wenn ein Unternehmen auf die Automatisierung von Routineaufgaben setzt. So wird es agiler und kann sich sowie seine Kernprozesse besser an die Anforderungen der Digitalisierung anpassen.

Dennoch, eine Personalabteilung lässt sich nicht ohne eingehende Planung digitalisieren. Vielmehr geht es zunächst darum, jene Prozesse zu definieren, die sich mittels Automatisierung effizienter und schneller gestalten. Erst dann ist es in einem zweiten Schritt sinnvoll, die richtige Software auszusuchen. Und diese muss in jedem Fall sorgfältig gewählt sein, damit sie optimal zu einem Unternehmen und seinen Anforderungen passt. Ansonsten ist am Ende viel Geld für ein System ausgegeben, dessen volles Potenzial auf Grund falscher Überlegungen nicht nutzbar ist. Die richtige Vorbereitung kann einen solchen Fehltritt vermeiden.

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Die Vorteile der digitalen Personalakte nutzen

Innerhalb einer jeden Personalabteilung gibt es unterschiedliche Dinge, bei denen sich die Wahl digitalisierter und automatisierter Arbeitsabläufe lohnt. Ein Beispiel wäre die digitale Personalakte. Diese bietet viele entscheidende Vorteile im Bereich der Prozessoptimierung und Effizienzsteigerung eines Unternehmens – und funktioniert im Grunde wie eine klassische Personalakte, nur ohne Papier. Das spart jede Menge an Stauraum, entfällt doch der benötige Platz für die Aufbewahrung der Ordner und die Archivierung aller Unterlagen. Denn bei der Arbeit mit digitalen Personalakten muss ein Unternehmen weniger Kosten für die Beschaffung von Papier und den Verbrauch an Druckerfarbe aufwenden. Und dieser Kostenfaktor schlägt sich neben den materiellen Werten auch in Bezug auf die Arbeitszeit der Mitarbeiter nieder.

Setzt ein Unternehmen nämlich auf die Arbeit mit digitalen Personalakten, haben die Angestellten in der Personalabteilung alle wichtigen Dokumente eines Mitarbeiters an einem Ort zusammengefasst. So erlaubt die Digitalisierung der Personaldokumente deren Integration in ein digitales Dokumentenmanagement-System. Zudem können berechtige Personen zeit- und ortsunabhängig auf die benötigten Dokumente zugreifen. Daten sind damit schneller verfügbar und Personalangelegenheiten lassen sich wesentlich zügiger bearbeiten. Das beschleunigt den Workflow und macht die Arbeit wesentlich flexibler.

 

Ungenutzte Potentiale der Personalabteilung erkennen

Aktuelle Studien zeigen, dass etliche Unternehmen das Thema Digitalisierung bereits angehen und sich den Herausforderungen der Zeit stellen – allerdings nicht in Sachen Human Resources. So stehen die Personalabteilungen in Bezug auf automatisierte und digitale Prozesse noch weit hinter ihren Möglichkeiten. Hinzu kommt, dass gerade hier Vorstellung und Realität weit auseinanderklaffen, wie eine Umfrage der Roland Berger Unternehmensberatung bei über 300 befragten europäischen Unternehmen herausgefunden hat. In kleineren Firmen beläuft sich die Kluft zwischen Vorstellung und Realität in Sachen digitale Personalabteilung auf 18 Prozent. Bei Unternehmen mittlerer Größe sind es 27 Prozent, bei Großunternehmen sogar rund 37 Prozent. Eine Tatsache, die sich mit der richtigen Planung und der passenden Software schnell ändern lässt.

Hierbei kommt es in erster Linie auf ein sehr gutes Change Management an. Will ein Unternehmen seine Personalabteilung digitaler gestalten, so sollte es jeden Schritt dorthin gründlich planen. Dazu gehört auch, dass die Führungskräfte in der Lage sind, die digitale Umgestaltung zu unterstützen, ihre Mitarbeiter zu motivieren und sie für die neuen Prozesse zu begeistern. Denn nur, wenn alle an einem Unternehmen Beteiligten am gleichen Strang ziehen, lassen sich die Vorteile einer digitalen Personalabteilung zu einhundert Prozent nutzen.

Zufriedenere Mitarbeiter schaffen erfolgreiche Unternehmen

Ein weiterer wichtiger Punkt, der untrennbar mit der Umstrukturierung einer Personalabteilung hin zu digitalen Prozessen verbunden ist, zeigt sich in der allgemeinen Zufriedenheit der Mitarbeiter. Auf der einen Seite sparen sie durch automatisierte Routineaufgaben viel Zeit, die sie wiederum für wichtigere Arbeiten einsetzen können. Auf der anderen Seite ist es aber auch die Übereinstimmung zwischen Funktionsbeschreibungen und Fähigkeiten sowie Wünschen der Beschäftigten, die zur Zufriedenheit der Mitarbeiter beitragen. Je besser diese nämlich zusammenpassen, desto wohler fühlen sich die Mitarbeiter. Das wiederum trägt maßgeblich dazu bei, wie lange Beschäftigte in einem Unternehmen bleiben und mit welcher Motivation sie sich für dieses einsetzen.

Dennoch sind nicht alle Strategien für jedes Unternehmen passend. Deswegen sollte sich ein Betrieb vor der Umwandlung seiner papierbasierten Personalabteilung in eine digitale Personalabteilung die Frage stellen, ob seine Mitarbeiter den neuen Anforderungen gewachsen sind – oder ob es sinnvoll ist, für die digitale Weiterentwicklung zusätzliche Fachkräfte einzustellen. Denn am Ende müssen alle gleichermaßen mitwirken, um die Abteilung fit für eine digitale Zukunft zu machen. Wenn es also um die Entscheidung für oder gegen ein digitales Personalmanagement geht, ist eine klare Kommunikationsstrategie von Vorteil. Je besser die zuständigen Mitarbeiter informiert sind, desto wahrscheinlicher ist eine erfolgreiche Umsetzung des Systems. Eingehende Schulungen zur Software sind in diesem Zusammenhang von entscheidendem Nutzen. Denn je effizienter die digitale Arbeit, desto effektiver die Prozesse der gesamten Personalabteilung.

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Topics: HR & Personalmanagement

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