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Managen im digitalen Zeitalter: So verbessern Sie Prozesse und steigern die Effektivität

Von Max Ertl • 5. Juni 2018

Dass Menschen ihre Informationen auf Datenträgern speichern ist nichts Neues. Bereits vor über 7.000 Jahren mussten bei den Mesopotamiern Tonscheiben herhalten. Die alten Ägypter nutzten Papyrus zur Dokumentation wichtiger Schriften und in der Neuzeit übernahmen Disketten, Videokassetten und CDs oder DVDs diese Arbeit. Doch unser digitales Zeitalter stellt Unternehmen und Wirtschaft vor immer neue Herausforderungen. Denn die Menge an zu verarbeitenden Daten wächst kontinuierlich und fordert neue Strategien zur Speicherung. Besonders geeignet ist dafür die Einführung eines Dokumenten-Management bzw. Enterprise Content Management (ECM) in der Cloud. Welche Vorteile Sie und Ihr Unternehmen davon haben, lesen Sie in diesem Beitrag.

Digitales Zeitalter und Datenwachstum richtig verstehen

Wer heute in der Bahn oder im Bus unterwegs ist, sieht vor allem eines: Menschen, die auf ihr Smartphone oder Tablett starren. Das einzige, was sie bewegen, ist ihr Daumen. Soziale Medien checken, E-Mails schreiben, Nachrichten lesen. Das alles passiert innerhalb kürzester Zeit und ist ein fester Lebensbestandteil der Digital Natives. Kein Wunder, dass der sogenannte Scroll-Daumen mittlerweile schon als Büro-Krankheit gilt. Doch während die Nutzer scrollen was das Zeug hält, tun sie (mehr oder weniger) unbewusst noch etwas anderes. Sie produzieren Daten und das unaufhörlich. Allein im Jahr 2010 waren 1,2 Zettabyte Daten im Umlauf, was in etwa einem DVD-Stapel entspräche, der heute von der Erde aus bis zum Mond und bis 2020 halbwegs bis zum Mars reichen würde.

Informationen fließen also schneller, werden zunehmend mehr und stellen Unternehmen vor die Herausforderung der bestmöglichen Verarbeitung und Speicherung. Doch alleine damit ist es nicht getan. Gemäß dem sportlichen Motto „höher, schneller, weiter“, gilt in der Wirtschaft die Ansage: schneller, flexibler, effizienter. Unser digitales Zeitalter verschafft den Konsumenten einen nahezu dauerhaften Zugang zu Informationen und gibt Unternehmen damit nur die eine Option, ihre Produkte mittels effizienter Lieferkette schnellstmöglich zum Kunden zu bringen. Andernfalls sucht dieser sich eine Alternative und der Wettbewerb heimst die Lorbeeren ein.

Mit ECM und Cloud zukunftsfähig bleiben

Ein digitales Zeitalter zu verstehen, bedeutet für viele Unternehmen, sich zu verändern. Arbeitsabläufe anpassen, kontextbezogen arbeiten und immer den Kunden und seine Wünsche im Blick haben – das geht nur, wenn das richtige System dabei unterstützt. In diesem Zusammenhang bietet sich insbesondere die Arbeit mit einem Enterprise Content Management an. Automatisierte Prozesse, Daten in Echtzeit, minimierte Fehlerquellen und schnelle Bearbeitungszeiten sind die wesentlichen Charakteristika, mit denen ein ECM überzeugt und die Effektivität und Effizienz von Prozessen innerhalb eines Unternehmens steigert. Doch sollten Anwender trotzt sich schnell ändernder Märkte und Konsumentenwünsche langfristig planen und vor allem eine Cloud-Lösung im Hinterkopf haben.

Auch wenn Sie es jetzt noch nicht vorhaben, ist es unbedingt zu empfehlen, die Möglichkeit einer Cloud-Lösung in Betracht zu ziehen. Denn gerade unser digitales Zeitalter begünstigt diese Art der Datenverarbeitung und -speicherung. Entscheiden Sie sich also für ein ECM-System, sollte dieses unbedingt auch als Software-as-a-Service-Lösung (SaaS) verfügbar sein und unkomplizierte Werkzeuge für die Migration in eine Public Cloud bereitstellen. Ansonsten kann der Abschied von der In-House-Lösung teuer werden. Ist Ihr ECM-System für den Betrieb in der Cloud geeignet und lässt sich einfach in Ihr bereits bestehendes System integrieren, sind Sie in jedem Fall auf der sicheren Seite.

Kostentransparent, effizient und flexibel

Trotz vieler Vorurteile (begrenze Einflussmöglichkeiten, zweifelhafte Datensicherheit, etc.) überwiegen die positiven Aspekte einer Cloud-Lösung, wenn es um die Verarbeitung und Speicherung der wachsenden Datenmengen des digitalen Zeitalters geht. Denn nirgendwo sonst bekommen Unternehmen einen solch unbegrenzten Speicherplatz. Je nach Anbieter lassen sich zusätzliche Speicherkapazitäten zubuchen und flexibel abrechnen. Zahlen muss der Nutzer nämlich nur, was er tatsächlich verbraucht. So gestaltet sich die Cloud als eine kostentransparente und effektive Speichermethode. Hinzu kommt, dass durch die Datenspeicherung in einer Cloud die Bereitstellung und Betreuung von Speichersystemen und -medien im Unternehmen entfällt. So können diese ihre Kosten noch besser kontrollieren, zahlen sie doch nicht für die erforderliche Hardware.

Welche Verluste durch mangelhaft gesicherte Daten entstehen können, lässt sich immer wieder in den Medien lesen. Wer allerdings auf ein ECM-System in der Cloud setzt, muss sich nicht ganz so viele Sorgen machen. Seriöse Anbieter arbeiten mit End-to-End-Verschlüsselungen, sodass niemand die abgelegten Daten einsehen kann. Zudem hosten sie ihre Cloud-Lösungen in Rechenzentren mit entsprechend hohen Sicherheitsmaßnahmen. Dazu gehören regelmäßige Back-Ups und Wiederherstellungsverfahren, falls es zu einem Serverabsturz o.ä. kommt – unser digitales Zeitalter macht es möglich.

Dem Wettbewerb standhalten mittels ECM und Cloud

Digitales Zeitalter, Digitalisierung und digitaler Wandel bedeutet für jeden etwas anderes. Mal sind es neue Technologien, mal eine bessere Kundenkommunikation, mal innovative Möglichkeiten für neue Geschäftsmodelle. Das ist nicht falsch, doch unterschiedliche Ansichten fordern eine große Aufmerksamkeit von Unternehmen. Denn nur, wenn sie wissen, was die Konkurrenz macht, können sie entsprechend reagieren und ihre Position auf dem Markt festigen. Wenn Sie Ihre Kunden also dauerhaft halten möchten, sollten Sie diese genau beobachten sowie Ihr Kaufverhalten analysieren und auswerten. Ein ECM-System mit seiner Automatisierung in Echtzeit hilft Ihnen dabei, immer auf dem neuestem Stand zu sein. So können Sie schnell und individuell auf die Anforderungen von Markt und Kunden reagieren.

Wollen Sie also nicht plötzlich vor einem unüberwindbaren Berg an Datenmaterial stehen, sollten Sie sich rechtzeitig um die Implementierung automatisierter Prozesse kümmern. Egal, ob Buchhaltung, IT-Abteilung oder Rechenzentrum, sie alle profitieren nachweislich von der digitalen und automatisierten Arbeit. Das wiederum verbessert die Prozesse des gesamten Unternehmens und steigert seine Effektivität. Mit der dauerhaft wachsenden Menge an zu verarbeitenden Daten sind mittlerweile alle Branchen dazu angehalten, den digitalen Wandel in ihren Unternehmen umzusetzen – und unser digitales Zeitalter bestmöglich für die eigenen Ziele zu nutzen.

Angst haben vor der Digitalisierung muss allerdings keiner, fordert sie doch nur Dinge von den Menschen, mit denen diese bereits seit Jahrtausenden konfrontiert sind. Denn die treibende Kraft des digitalen Zeitalters ist die Suche nach dem jeweils passenden Speichermedium für wichtige Daten. Früher war es die Tonscheibe, später der Papyrus, dann Papier und mit steigenden technischen Möglichkeiten Diskette, DVD und Co. Mit dem Internet of Things und Cloud-basierten Lösungen bietet unser digitales Zeitalter nun erstmals Speichermethoden, die rein virtuell bestehen. Das stellt Unternehmen vor neue Herausforderungen, eröffnet ihnen aber auch ungeahnte Möglichkeiten. Und die sorgen langfristig für verbesserte Prozesse und gesteigerte Effektivität.

Kosten sparen mit Dokumenten-Management

Topics: Digitalisierung

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