Immer mehr Unternehmen führen die digitale Rechnungsbearbeitung ein. Die Digitalisierung und Automatisierung hat dem Menschen schon in anderen Bereichen die Arbeit erleichtert oder komplett abgenommen: Spülmaschine, Waschmaschine, Trockner - sie alle erledigen ungeliebte Hausarbeiten, erleichtern den Alltag und funktionieren automatisch. Ein Faktor, der den Menschen viel Zeit schenkt, die sie wiederum für andere Dinge nutzen können. Es ist ein Modell, das sich perfekt auf den Arbeitsalltag übertragen lässt. Wieso nicht auch hier zeitaufwendige Arbeiten wie zum Beispiel die Rechnungsbearbeitung automatisieren und dadurch sowohl Zeit als auch Kosten sparen? Dank digitaler Prozesse ist es möglich. Wie Sie eine automatische Rechnungsbearbeitung einführen und wo das größte Einsparpotenzial steckt, lesen Sie in diesem Beitrag.
Was ist Rechnungsbearbeitung?
Prinzipiell versteht man unter der Rechnungsbearbeitung den Verarbeitungsprozess von Eingangsrechnungen. Hierzu gehören neben der Rechnungserfassung auch die Prüfung und Freigaben (oder auch die Rückweisungen) von Rechnungen sowie abschließend deren Archivierung. Zur Begleichung inklusive Kontierung und Buchung kann eine Eingangsrechnung erst angewiesen werden, wenn die finale Freigabe erfolgt ist. Neben dem allgemein gebräuchlichen Begriff der Rechnungsverarbeitung wird der Eingangsrechnungs-Workflow bei internationalen Abwicklungen übrigens häufig auch als Invoicing bezeichnet. So wird für den Vorgang auch ein globales Verständnis sichergestellt.
Eine Digitalisierung des Rechnungsbearbeitungsprozesses bringt nicht nur Großunternehmen und Konzernen Vorteile, sondern lohnt sich zweifelsfrei auch für kleine und mittelständische Betriebe. Werden etwa E-Rechnungen in andere Geschäftsabläufe inkludiert, lassen sich die elektronischen Rechnungen – digitale Dokumente im Gesamt-Workflow vorausgesetzt – problemlos und ohne Medienbruch in andere IT-System weiterleiten. In der Folge können Übertragungsfehler vermieden sowie Kosten reduziert werden. Ein digitaler und damit transparenter Workflow in der Rechnungsbearbeitung kann zudem für spezifische Anforderungen angepasst und individuell konfiguriert werden.
Am Ende des weitgehend automatisierten Verarbeitungsvorgangs steht nicht nur die Archivierung von E-Rechnungen oder via Scan digitalisierten Papierrechnungen im Dokumentenmanagement-System, sondern auch das beruhigende Gefühl einer effizienten, stets korrekten und nicht zuletzt rechtskonformen Buchhaltung.
Einsparpotenzial durch digitale Rechnungsbearbeitung
Rechnungen erfassen, Daten auswerten und eingeben, dann die Rechnungsfreigabe-Prozesse, Bezahlung und Archivierung – bis eine Rechnung vollständig manuell bearbeitet und abgelegt ist, kann sehr viel Zeit vergehen. Wenn dann auch noch der für die Rechnungsverarbeitung zuständige Mitarbeiter ausfällt, verzögert sich die Rechnungsbearbeitung zusätzlich. Digitale Prozesse im Rechnungswesen können hier Abhilfe schaffen, sorgen sie doch dafür, die Verarbeitung von Rechnungen soweit wie möglich zu automatisieren und manuelle Arbeitsschritte dauerhaft zu entfernen. Eine digitale Rechnungsbearbeitung schafft gradlinige und reibungslose Workflows, beschleunigt den Rechnungsbearbeitungsprozess und trägt zu einem effektiven und effizienten Arbeiten bei.
Eine Rechnung kann in verschiedenen Formen in Ihr Unternehmen kommen: auf Papier, per E-Mail oder als Scan. Wer hier auf digitale Prozesse durch ein digitales Dokumentenmanagement-System (DMS) zur Rechnungsbearbeitung setzt, kann sich die Arbeit bereits beim Rechnungseingang erleichtern. Denn ein digitales System zur Rechnungsbearbeitung erfasst jede Eingangsrechnung formatunabhängig automatisch und gleicht sie direkt ab. Schlüsseldaten, wie beispielsweise Lieferanten, Rechnungsnummern oder Beträge, lassen sich mittels DMS schnell auslesen und mit der Bestellung abgleichen. Eine Indexierung der Rechnung bereitet dabei sofort die korrekte Archivierung vor.
Automatische Rechnungsbearbeitung durch Rechnungsworkflows
Sind alle Daten einer Rechnung erfasst, sorgt ein digitales DMS für eine reibungslose Weiterleitung der Rechnung zum zuständigen Mitarbeiter. Der Informationsfluss zum Entscheider erfolgt dabei ebenfalls automatisch. Dieser bekommt alle relevanten Informationen übermittelt und kann sie mit wenigen Klicks kommentieren. Anmerkungen und Notizen lassen sich durch einen vorkonfigurierten Rechnungsworkflow direkt erfassen und schnell weiterleiten. Sind die Daten vollständig, so gelangen sie automatisch zur Buchhaltungsabteilung. Damit trägt ein digitales DMS maßgeblich zur Beschleunigung der Rechnungsbearbeitung und damit zu einer Digitalisierung der Buchhaltung bei.
Doch nicht jede Rechnung ist gleich und Ausnahmen oder Fehler können jederzeit auftreten. Gut, wenn ein DMS auch darauf ausgelegt ist und Unstimmigkeiten sofort erkennt. Digitale Prozesse sorgen hier für ein sofortiges Abgleichen aller Pflichtangaben einer eingehenden Rechnung und identifizieren Fehler oder Doubletten direkt. Auch fragliche Stellen lassen sich gleich prüfen und mögliche Überbezahlungen vermeiden. Konnte eine Rechnung nicht automatisch weitergeleitet oder genehmigt werden, erstellt das digitale DMS unmittelbar eine Benachrichtigung, damit sich die Rechnungsbearbeitung nicht unnötig verzögert. So verhilft ein digitales DMS Ihrem Unternehmen nicht nur zu einer konsequenten Cashflow-Kontrolle, sondern spart Zeit und schaltet mögliche Fehlerquellen aus. Die finanziellen Einsparungen hierbei sind enorm.
Rechnungsautomatisierung mit Software
Dass jemand eine Rechnung im Papierwust übersieht, kann passieren. Keine Frage, das ist ärgerlich, denn im Zweifel kostet es viel Geld. Ein Problem, das sich durch digitale Prozesse einfach und sicher umgehen lässt. Ein intelligentes DMS sorgt zunächst dafür, dass Mitarbeiter keine unnötige Zeit verschwenden müssen, um Dokumente in den Tiefen eines Archivs zu suchen. Mit Hilfe weniger Klicks können sie durch die detaillierte Indexierung der Rechnungen alle relevanten Rechnungsdaten abrufen. Neben der Einsparung von Speicherplatz schont das auch die Nerven, vor allem wenn es um Betriebsprüfungen geht. Ein digitales DMS hilft Ihnen, alle geforderten Daten in Echtzeit schnell und vollständig elektronisch an den Auditor zu übermitteln und Fristen einzuhalten. Gibt es offene Fragen zu einem Rechnungsprozess, so reicht ein kurzer Blick in das digitale Archiv, um Unklarheiten aus dem Weg zu räumen. So lassen sich mögliche Mahn- und Bußgelder vermeiden.
Darüberhinaus unterstützt ein intelligentes DMS Ihr Unternehmen dabei, den Gesetzen und Vorschriften hinsichtlich der Archivierung von Rechnungen zu genügen. Digitale Prozesse lassen sich flexibel an Prüfungsstandards anpassen. Mittels umfassender Datenprüfung nach § 14 UStG kontrollieren sie alle Pflichtangaben, sorgen für eine Benachrichtigung bei Unstimmigkeiten und melden Rechnungen, die sich nicht buchen lassen. Das erleichtert Ihnen nicht nur die Vorbereitung einer Betriebsprüfung, sondern bietet Ihnen gleichzeitig mehr Transparenz und eine bessere Kontrolle über Ihren Cashflow. Eine zusätzliche automatische Protokollierung aller Aktivitäten hilft Ihnen darüber hinaus bei der Einhaltung der Compliance.
Potentiale und Herausforderungen bei der Einführung einer elektronischen Rechnungsbearbeitung
Haben Sie sich schon einmal Gedanken darüber gemacht, wie viel Geld Sie tatsächlich durch eine elektronische Rechnungsbearbeitung und ein digitales DMS sparen können? Auf ganz Deutschland bezogen, sind es jährlich 500 Milliarden Euro, die Wirtschaft und Verwaltung einsparen könnten. Und das nur durch den Verzicht auf Papierrechnungen. Denken Sie alleine an die Anschaffung, Instandhaltung und Wartung der benötigten Hardware. Drucker, Scanner, Faxgeräte – sie alle kosten Geld. Hinzu kommen Materialien wie Druckerfarbe, Briefmarken und das Papier selbst.
Demgegenüber stehen natürlich die Anschaffungskosten einer neuen Software für ein digitales DMS sowie der damit einhergehende Betriebsaufwand. Dennoch, die Implementierung des neuen Systems, Schulungen der Mitarbeiter und anfallende Wartungskosten sollten nicht allein als Argument für oder gegen ein digitales DMS gelten. Wichtiger ist an dieser Stelle nämlich die Ermittlung des langfristigen Return on Investment, das ein Unternehmen durch die neue Software generieren kann. Und das entwickelt sich durch digitale Prozesse definitiv in eine positive Richtung. Verläuft die Rechnungsbearbeitung automatisch und digital, sparen Sie nicht nur Druck- und Portokosten, sondern profitieren maßgeblich von Skonti und Frühzahlerrabatten. Hinzu kommt die Arbeitszeit, die Ihre Mitarbeiter sparen, in dem das digitale DMS ihnen zeitintensive Standardaufgaben abnimmt. Diese gewonnene Zeit lässt sich wiederum in andere, strategisch gewinnbringende Projekte investieren – und das ROI steigt.
Studien belegen in diesem Zusammenhang eine Minimierung der Gesamtkosten für die Verarbeitung einer Rechnung von rund 81 %. Und das allein durch die elektronische Rechnungsbearbeitung. Das zeigt, wie groß der strategische Mehrwert ist, den digitale Prozesse innerhalb eines Unternehmens liefern. Vor allem, wenn es darum geht, den Gewinn Ihres Unternehmens zu steigern.
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