Wenn Sie Dokumente importieren, wandern diese in rasanter Geschwindigkeit automatisch in Ihr Archiv. Das läuft fast unmerklich. Schlägt ein Import-Auftrag doch mal fehl, stellt sich meist die Frage: Wo sind meine Dokumente jetzt? Da hilft ein Blick in die Historie, die Ihnen den genauen Status des Import-Auftrags anzeigt.
Sie öffnen die Historie aller in den DocuWare Desktop Apps gestarteten Aufträge, indem Sie in den Desktop Apps auf das Symbol ganz rechts klicken.
Sie sehen Datum, Startzeit, Name, die Quell-Anwendung, zum Beispiel Import oder Scan, und den Status jedes Auftrags. Über die Drop-down-Menüs in den Spaltenköpfen der Historie lassen sich die Angaben zu Zeit, Quelle und Status jeweils filtern.
Um einen bestimmten Auftrag genau anzusehen, klicken Sie einfach auf dessen Zeile. Es öffnet sich die Detailansicht, die Ihnen gegebenenfalls auch anzeigt, in wie viele Dokumente Ihr Dokument geteilt wurde. Mit einem weiteren Klick auf die verlinkte Angabe der geteilten Dokumente (hier: „2 Dokumente“) öffnen Sie eine weitere Ansicht, die alle neu entstandenen Dokumente und deren Status aufführt.
Um eine Ansicht auf den neuesten Stand zu bringen, klicken Sie auf Aktualisieren, zum Beispiel wenn ein Auftrag bei Einsicht der Historie noch nicht abgeschlossen gewesen ist. Falls ein Auftrag nicht erfolgreich abgeschlossen werden kann, erhält er den Status Warnung. Es werden maximal 1000 Aufträge der letzten sieben Tage angezeigt. Wenn Sie die Informationen für alle Aufträge löschen möchten, klicken Sie einfach auf Historie löschen.
Fehlgeschlagene Aufträge manuell wiederholen
Fehlgeschlagene Import-Aufträge wiederholt DocuWare Desktop Apps automatisch, beispielsweise wenn der DocuWare Server einmal nicht erreichbar war.
Falls sich ein Dokument über längere Zeit nicht ablegen lässt, können Sie den Auftrag noch einmal mit einem Klick auf Wiederholen manuell in Gang setzen. So stellen Sie sicher, dass alle Dokumente korrekt gespeichert werden. Der Button Aufträge wiederholen ermöglicht Ihnen, diesfür alle fehlgeschlagenen Dokumente zu tun.
Dateien manuell exportieren
Selten kommt es vor, dass sich ein Dokument durch einen Fehler trotzdem nicht in DocuWare importieren lässt. Dann können Sie die Datei zunächst exportieren, um sie dann auf anderem Weg in das DocuWare-System zu importieren - eine Alternative zum manuellen Wiederholen eines Import-Auftrags. Bei einem geteilten Dokument können Sie auch alle durch die Teilung entstandenen Dokumente exportieren. Die Dokumente werden als komprimierte ZIP-Dateien exportiert, die zusätzlich Informationen zur Fehleranalyse enthalten. Der Button Exportieren steht allerdings nur zur Verfügung, wenn wirklich ein Fehler vorliegt.
Was sich mit DocuWare Version 6.9 ändert
Ab DocuWare Version 6.9 können Sie auf Dateien, die nicht importiert werden können, nur noch über die Historie zugreifen. Falls Dokumente bereits vor dem Update auf die Version 6.9 nicht importiert werden konnten, finden Sie diese an folgenden Speicherorten:
• Grundsätzlich finden Sie die Dateien im Ordner "Failed".
• Dateien, die über den Desktop Service importiert wurden (meist aus lokalen Ordnern): Der "Failed"-Ordner liegt im Import-Ordner.
• Dateien, die über DocuWare Desktop Apps importiert wurden (meist aus Netzwerkordnern): Der "Failed"-Ordner liegt unter
<LocalAppData des Desktop-Benutzers\DocuWare\Desktop\Hotfolder\<GUID of import job>, zum Beispiel: <C:\Users\UserName\AppData\Local\DocuWare\Desktop\Hotfolder>.