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Tipp: Arbeiten auf Anmerkungsebenen

By Wiebke Bortnik • 10 Juli 2017

Viele archivierte Dokumente, wie z.B. Rechnungen oder Steuerbelege, dürfen nicht verändert werden. Für Freigabestempel oder sonstige Anmerkungen auf den Dokumenten gibt es in DocuWare Anmerkungsebenen, die beliebig ein- und ausgeblendet werden können. Erfahren Sie, wo, wie und wofür Sie diesen Alleskönner verwenden.

 

Was sind eigentlich Anmerkungsebenen?
Stellen Sie sich die Anmerkungsebenen wie Folien vor, die Sie auf das Dokument legen können oder auch wieder herunternehmen. Markierungen, die Sie auf einer Folie machen, sehen dann zwar aus, als wären sie auf dem Dokument, in Wirklichkeit bleibt das Dokument aber unverändert. Insgesamt bietet DocuWare fünf solcher Ebenen, die unabhängig voneinander ein- bzw. ausgeblendet werden können.

Wo und wofür kann man Anmerkungsebenen verwenden?
Mit den Anmerkungsebenen arbeiten Sie im Viewer, dem Dokument-Anzeigefenster von DocuWare. Schließlich wollen Sie erst einmal das Dokument sehen, bevor Sie Ergänzungen dazu vornehmen.

Auf die Ebenen können Sie dann Stempel -  z.B. im Rahmen von Workflows - platzieren, Text unterstreichen, durchstreichen oder hervorheben und auch Kommentare schreiben. Auch können Sie ganze Bereiche eines Dokuments zum Beispiel mit rechteckigen Rahmen markieren.

Unterschiedliche Abteilungen können beispielsweise ihre Anmerkungen in verschiedenen Farben vornehmen.

Unterschiedliche Abteilungen können beispielsweise ihre Anmerkungen in verschiedenen Farben vornehmen.


Wie blende ich die Anmerkungsebenen ein und aus?
In der Werkzeugleiste des Viewers im Bereich Anzeige sind fünf Schaltflächen mit den Zahlen 1 bis 5 für die verschiedenen Anmerkungsebenen. Zum Ein- bzw. Ausblenden einer Ebene klicken Sie einfach auf die entsprechende Nummer.

Sollten die Nummern bei Ihnen nicht angezeigt werden, lesen Sie unten, wie Sie die Symbole einblenden.

Wie sehe ich, auf welcher Anmerkungsebene ich arbeite?
Ein Stift neben der Nummer zeigt an, welche Ebene für neue Anmerkungen aktuell verwendet wird. Auch durch Klicken auf die Nummer wechseln Sie die Ebene.

Hier sind jetzt die Ebenen 1,2 und 3 eingeblendet, die Ebenen 4 und 5 ausgeblendet. Der Stift bei Ebene 1 bedeutet, dass diese Ebene für neue Anmerkungen verwendet wird.
Hier sind jetzt die Ebenen 1,2 und 3 eingeblendet, die Ebenen 4 und 5 ausgeblendet. Der Stift bei Ebene 1 bedeutet, dass diese Ebene für neue Anmerkungen verwendet wird.


Welche Anmerkungsarten gibt es?
Neben Stempeln, die individuell im DocuWare-System konfiguriert werden, gibt es als Anmerkungsarten Text, Textmarker, Freihandlinie, Linie, Pfeil sowie die Formen Rechteck und Ellipse, jeweils als Rahmen, flächig deckend und flächig transparent. Gehen Sie einfach mit der Maus auf die einzelnen Symbole und lassen sich den jeweiligen Tooltipp zum Werkzeug anzeigen.

Je nach Werkzeug wählen Sie dann noch Farbe, Strichbreite oder für Text die Schriftart.

Neben Stempeln, die individuell im DocuWare-System konfiguriert werden, gibt es als Anmerkungsarten Text, Textmarker, Freihandlinie, Linie, Pfeil sowie die Formen Rechteck und Ellipse

Neben Stempeln, die individuell im DocuWare-System konfiguriert werden, gibt es als Anmerkungsarten Text, Textmarker, Freihandlinie, Linie, Pfeil sowie die Formen Rechteck und Ellipse.

 

Kann ich eine Anmerkung auch verschieben oder wieder löschen?
Ja, wählen Sie dazu bei den Anmerkungswerkzeugen den dicken Pfeil Anmerkungen bearbeiten und klicken Sie dann auf die Anmerkung, die Sie bearbeiten möchten. Sie können die Anmerkung dann verschieben oder auch löschen. Letzteres per Entfernen-Taste [Entf] oder das Werkzeug Objekt löschen, das dicke Kreuz.

Kann man die Anmerkungen auch fest mit dem Dokument verschmelzen?
Ja, das geht. Aber Sie sollten bedenken, dass dieser Schritt nicht rückgängig gemacht werden kann und damit das Dokument nicht mehr im Original vorliegt. Nur bei Versionsmanagement mit automatischer Versionierung wird beim Verschmelzen des Dokuments mit den Anmerkungen ein neues Dokument erzeugt und das Original als solches gesichert. Lesen Sie dazu auch den Hinweis in unserem FAQ-Portal

Zum Verschmelzen verwenden Sie das gleichnamige Werkzeug im Bereich Anzeige:

Zum Verschmelzen verwenden Sie das gleichnamige Werkzeug im Bereich "Anzeige".

Wie kann ich die Symbole in die Viewer-Werkzeugleiste einblenden?
Sind hier Werkzeuge erwähnt, die bei Ihnen im Viewer nicht angezeigt werden, sind sie vielleicht einfach nicht aktiviert. Das können Sie wie folgt ändern: Öffnen Sie im DocuWare-Menü die Einstellungen und wählen das Register Viewer. Deaktivierte Werkzeuge sind in hellgrauer Schrift aufgeführt. Sie aktivieren sie, indem Sie auf das Auge klicken.

Öffnen Sie im DocuWare-Menü die Einstellungen und wählen das Register Viewer.

Öffnen Sie im DocuWare-Menü die Einstellungen und wählen das Register "Viewer". 

 

Sehen Sie auch hier die Werkzeuge nicht, fehlen Ihnen die entsprechenden Rechte. In dem Fall wenden Sie sich bitte an Ihren Administrator.


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