HR-Tipp: Online-Bewerbung mit DocuWare

Online-Bewerbungen sind für Job-Suchende eine ideale Möglichkeit unkompliziert mit ihrem potenziellen Arbeitgeber in Kontakt zu treten. Erfahren Sie, wie einfach es ist, mit DocuWare Cloud Bewerbungsformulare auf Ihrer Karriereplattform zu integrieren.

Auch für Personalleiter und ihre Teams sind Bewerbungen per Web-Formular von Vorteil: Sie kommen sofort an der richtigen Stelle im Unternehmen an und liefern Informationen, die Entscheider mit einem Blick erfassen können.

Bewerbungsformular konfigurieren

Ein Online-Bewerbungsformular ist schnell erstellt: Wechseln Sie in der DocuWare Konfiguration in den Bereich Formulare, um das Bewerbungsformular zu gestalten. Unser Beispiel zeigt ein mit DocuWare Forms erstelltes Basis-Bewerbungsformular, das sich beliebig erweitern lässt:


Bewerbungsformular 2.png

 

Neben den allgemeinen Kontaktdaten und Upload-Möglichkeiten für Anschreiben, Lebenslauf und Zeugnisse können Sie zum Beispiel Angaben zu Schulabschluss und Ausbildung oder den frühestmöglichen Eintrittstermin gezielt über das Formular abfragen und standardisiert erfassen.

Informieren Sie die Bewerber darüber, dass beim Datei-Upload der individuellen Unterlagen die Größe aller Dateianhänge 20 MByte nicht überschreiten darf, ein einzelner Anhang maximal 10 MByte groß sein kann und es möglich ist, an ein Upload-Feld bis zu 10 Dateien anzufügen.

Ablage und Indexierung festlegen
Sind Inhalt und Design des Formulars fertig, definieren Sie in den nächsten Schritten der Formular-Konfiguration die Ablage ins HR-Archiv.

In unserem übersichtlich gehaltenen Beispiel werden lediglich Name und E-Mail-Adresse als Indexwerte aus dem Formular übernommen und Dokumenttyp „Bewerbung“ und Status „neu“ als feste Werte definiert:

Sind Inhalt und Design des Formulars fertig, definieren Sie hier der Formular-Konfiguration die Ablage ins HR-Archiv.

 

Je nach Anforderung des Recruiting-Workflows Ihrer Personalabteilung lässt sich auch dies beliebig anpassen und ausbauen:

Unter Berechtigungen aktivieren Sie schließlich noch das Häkchen für Öffentliches Formular. Am Ende der Formular-Konfiguration erhalten Sie dann eine URL, die Sie auf Ihrer Karriereseite zum Beispiel hinter dem Textfeld  „Online bewerben“ einbinden können.

Per Online-Formular abgesendete Bewerbungen werden automatisch im HR-Archiv gespeichert. Ein digitaler Workflow verschickt eine Empfangsbestätigung an die im Formular angegebene E-Mail-Adresse und informiert die Personalabteilung sowie – wenn entsprechend im Workflow konfiguriert – zuständige Kollegen in den Fachabteilungen.

Tipps dazu, wie Sie die Prozesse rund um Ihr Bewerber-Management optimal automatisieren, finden Sie in den nächsten Artikeln unserer HR-Serie im Produkt Blog.

 

Themen: Formularmanagement, HR & Personalmanagement