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Mitarbeiterdaten schneller erfassen und weiterverwenden

Von Josefine Kinseher • 18. Dezember 2017

Name, Anschrift, Bankverbindung: Personalsachbearbeiter müssen zahlreiche Daten exakt erfassen und in verschiedene Vordrucke übertragen. Die tägliche Routine erfordert viel Zeit und Konzentration, die Sie dank Automatisierung jetzt für wertvollere Aufgaben verwenden können.

 

Stellen Sie sich vor: Ein neuer Mitarbeiter tippt seine Personalien in ein Online-Formular und schickt es ab. Sofort werden das Personalstammblatt, die Meldung zur Sozialversicherung und gegebenenfalls weitere Formularvorlagen mit den Angaben gefüllt und in der Personalakte  archiviert.

Gleichzeitig erhält das HR-Team die neuen Formulare zur Ansicht, um weitere Angaben zu ergänzen und die Informationen im Onboarding-Prozess zu nutzen.

So geht´s:

1. Wechseln Sie in der DocuWare Konfiguration in den Bereich Formulare, um den Personalfragebogen zu erstellen. Im Designer legen Sie fest, welche Daten Sie per Web-Formular von einem neuen Mitarbeiter erfassen möchten.

 

Wechseln Sie in der DocuWare Konfiguration in den Bereich Formulare, um den Personalfragebogen zu erstellen

 

2. Wählen Sie im nächsten Schritt die Option Formularvorlage für die Übermittlung der Daten. Das System erkennt dadurch, dass das erstellte Webformular mit Vorlagen verknüpft werden soll.

 

3. Unter Vorlagen laden Sie nun die erste Vorlage hoch, die automatisch mit Mitarbeiterdaten ausgefüllt werden soll – DocuWare unterstützt unter anderem PDF, TIFF, JPG, Word oder Excel.

 

Unter Vorlagen laden Sie nun die erste Vorlage hoch, die automatisch mit Mitarbeiterdaten ausgefüllt werden soll
 

4. Die Vorlage wird automatisch im Bereich Vorlagen-Designer angezeigt. Jetzt können Sie jedes Feld des Personalfragebogens einem Bereich der Formularvorlage zuweisen. Sowohl die Größe und Ausrichtung der Felder, als auch der darin erscheinende Text lassen sich anpassen.

 

Die Vorlage wird automatisch im Bereich Vorlagen-Designer angezeigt
 

5. Unter Vorlagen-Output und Vorlagen-Indexierung definieren Sie, wie die Formularvorlage in DocuWare archiviert wird: Wählen Sie den passenden Ablagedialog und bestimmen Sie, welche Indexfelder mit welchen Daten aus dem Formular gefüllt werden bzw. vergeben Sie feste Indexwerte. Klicken Sie danach auf Andere Vorlagen hinzufügen, wenn Sie den beschriebenen Prozess für weitere Formularvorlagen wiederholen möchten. Weil der Output für jede Formularvorlage neu gewählt wird, kann jedes Formular an einem anderen Ort in DocuWare abgelegt werden.

 

Unter "Vorlagen-Output" und "Vorlagen-Indexierung" definieren Sie, wie die Formularvorlage in DocuWare archiviert wird
 

6. Nachdem Sie die letzte Formularvorlage bearbeitet haben, aktivieren Sie unter Berechtigungen noch das Häkchen für Öffentliches Formular. Damit ist das Formular auch für Mitarbeiter freigegeben, die DocuWare noch nicht nutzen.

Am Ende der Formular-Konfiguration erhalten Sie die URL, über die neue Mitarbeiter den Personalfragebogen aufrufen können.

7. Die URL können Sie nun in den Onboarding-Ablauf einbinden:  Nach der Bewerbungsphase  erhält ein neuer Mitarbeiter mit der Jobzusage den Link auf den Personalfragebogen. Er schickt seine Daten ab.

Die dadurch neu generierten Formulare stoßen verschiedene Workflows an: Zum Beispiel erhält die Personalsachbearbeitung die Aufgabe, das Personalstammblatt mit internen Daten zu ergänzen und den Vertrag aufzusetzen.

 

Topics: Formularmanagement, HR & Personalmanagement

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