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HR-Archiv: Nur den eigenen Gehaltszettel sehen

By Katja Leonhardt • 21 August 2017

HR-Archiv: Nur den eigenen Gehaltszettel sehenNicht immer sollen alle Dokumente in einem Archiv für jedermann sichtbar sein. Wenn beispielsweise die Mitarbeiter ihre Gehaltszettel aus dem HR-Archiv online abrufen, muss gewährleistet sein, dass sie wirklich nur die eigenen Abrechnungen sehen. Mit Indexwertprofilen lässt sich der Zugriff auf Dokumente präzise steuern.

 

Generell wird der Zugriff auf Dokumente in einem DocuWare-Archiv über Profile geregelt. Während ein Standard- oder ein benutzerdefiniertes Profil Berechtigungen für alle Dokumente in einem Archiv zusammenfassen, ermöglicht ein Indexwertprofil Zugriff nur auf bestimmte Dokumente.

Damit ein Benutzer also nur die eigenen Gehaltszettel  im HR-Archiv ansehen kann, erstellen Sie unter DocuWare Konfiguration > Archive > Archiv x > Erweitert ein neues Indexwertprofil:

 Mit einem Indexwertprofil grenzen Sie die Dokumente ein, die ein Mitarbeiter im Archiv ansehen kann

 

Grenzen Sie die Dokumente ein, die der Benutzer sehen darf. Dazu legen Sie für das Archivfeld Mitarbeiter fest: "ist gleich CURRENTSUERLONGNAME()". Dies bedeutet, dass der angemeldete Benutzer nur die Dokumente im HR-Archiv ansehen darf, in denen sein eigener Name im Indexfeld Mitarbeiter steht – wie beispielsweise seine Gehaltsabrechnungen: 

 Sie legen per Indexfilter fest, welche Dokumente im Archiv betrachtet werden können

Aktivieren Sie noch die Archivrechte Suchen und Dokumente anzeigen, damit der Mitarbeiter die Dokumente auch ansehen kann.

Tipp 1: Achten Sie darauf, dass dem Mitarbeiter kein Standardprofil zusätzlich zum Indexwertprofil zugeordnet ist. Die Profil-Berechtigungen in DocuWare ergänzen sich. Unter Umständen könnte der Mitarbeiter dann durch das Standardprofil trotzdem andere Dokumente einsehen.

Tipp 2: Aktivieren Sie in den Archiveinstellungen für das Feld Mitarbeiter die Option Pflichtfeld, damit dieses Indexfeld bei der Ablage nicht versehentlich leer bleibt. Das Dokument wäre damit für den Benutzer nicht sichtbar.

 

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