Ob Rechnungen, Bestellungen oder ein Posteingangsbuch – mit eindeutigen fortlaufenden Nummern ist die weitere Bearbeitung häufig um ein Vielfaches leichter. Dafür gibt es in DocuWare jetzt die automatische Nummerierung bei der Dokumentenablage.
Dokumente kommen auf viele Weisen ins Archiv: von verschiedenen Benutzern manuell aus dem Briefkorb, über Connect to Outlook, DocuWare Printer, Import, … Durch die automatische Nummerierung erhalten all diese Dokumente eine eindeutige und fortlaufende Nummer – praktisch zum Beispiel für diese Anwendungen:
- Rechnungen: Alle Eingangsrechnungen, egal ob e-Rechnungen als Mail-Anhang oder gescannte Papierrechnungen, erhalten bei der Ablage in das Rechnungsarchiv konsistent die eindeutige fortlaufende Nummer. Diese können Sie dann als Matchcode verwenden zwischen der Rechnung in DocuWare und dem Buchungssatz in Ihrem ERP-System.
- Bestellbearbeitung: Bequem ist die eindeutige Nummer auch für eingehende Bestellungen, denn egal in welcher Form sie kommen, können sie gleichermaßen weiterverarbeitet werden. Wichtig ist nur, dass alle in einem Archiv landen - mit DocuWare ein Kinderspiel: Bestellungen per Mail archivieren Sie über Connect to Outlook bzw. Connect to Mail, Bestellungen auf Papier werden gescannt und abgelegt und Bestellungen über ein Web-Formular gelangen mit DocuWare Forms direkt ins Archiv. Die automatisch vergebene Nummer verwenden Sie dann als Bestellnummer für die komplette weitere Bearbeitung in allen beteiligten Systemen. Damit ist von Anfang an Klarheit in Ihrem Prozess.
- Posteingangsbuch: In vielen Ländern, bespielsweise in Spanien und Italien, ist ein Posteingangsbuch mit fortlaufender Nummerierung Pflicht. Archivieren Sie einfach alle eingehende Post in ein allgemeines Archiv, in dem die automatische Nummerierung aktiviert ist – der rechtlichen Anforderung kommen Sie dann ohne jeglichen Zusatzaufwand nach.
So wird’s gemacht:
In der DocuWare Konfiguration wählen Sie das gewünschte Archiv, wechseln dort in den Bereich der Speicherdialoge und wählen für ein Textfeld die Optionen Feld vorbelegen und Automatische Nummerierung.
Dann haben Sie auch die Möglichkeit, die erste zu verwendende Zahl zu bestimmen. Für die weiteren automatisch vergebenen Nummern wird diese Zahl immer um eins hochgezählt.
Möchten Sie die automatische Nummerierung in einem zusätzlichen Indexfeld durchführen, legen Sie zunächst dieses Feld mit Typ "Textfeld" an, aktivieren es für den Speicherdialog und wählen dann die oben genannten Optionen.
