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Mitarbeiter-Onboarding: Stressfrei für einen guten Start sorgen

Von Josefine Kinseher • 29. März 2017

Wenn neue Mitarbeiter im Unternehmen starten, sind reibungslose Organisation und Kommunikation gefragt. Mit DocuWare etablieren Sie einen modernen Onboarding-Prozess, der Zettelwirtschaft und Zeit spart und dafür sorgt, dass sich neue Kollegen vom ersten Tag an willkommen fühlen.

 


Je reibungsloser der Einstieg neuer Mitarbeiter im Unternehmen gelingt, umso früher können sich diese fachlich einbringen. Mit effektiven Tools für Webformulare, Workflows und Wissensmanagement unterstützt DocuWare Ihre Personalabteilung dabei, neue Mitarbeiter von Anfang an optimal zu integrieren.

Webformulare: Personaldaten online erfassen

Personaldaten müssen üblicherweise in unterschiedlichen Formularen erfasst werden. Mit DocuWare wandeln Sie Ihre Papiervordrucke in effiziente Web-Formulare um. Es ist nicht mehr nötig, Personaldaten wieder und wieder zu übertragen und sich mit unleserlichen Angaben aufzuhalten.

Der neue Mitarbeiter erhält den Link auf einen Personalfragebogen, in den er bequem seine Angaben eintippt. Einmal abgeschickt, werden die erforderlichen HR-Formulare automatisch mit den Angaben gefüllt – zum Beispiel der Personalbogen oder die Anmeldung zur Sozialversicherung. Umgehend liegen die Dokumente dann in der digitalen Personalakte des neuen Mitarbeiters bereit. Die digitalen Formulare sehen genauso aus wie die gewohnten Papiervordrucke und können im DocuWare Client auch problemlos mit internen Angaben von der Personalabteilung ergänzt werden.
 

Der Personalfragebogen wird im Browser aufgerufen und ausgefüllt.

Der Personalfragebogen wird im Browser aufgerufen und ausgefüllt…
 

Die Daten werden automatisch in den Personalbogen übernommen und können von der HR-Abteilung mit internen Angaben ergänzt werden.

… die Daten werden automatisch in den Personalbogen übernommen und können von der HR-Abteilung mit internen Angaben ergänzt werden.
 

Auch das Formular für die Meldung zur Sozialversicherung wird automatisch gefüllt und in der Personalakte abgelegt.

Auch das Formular für die Meldung zur Sozialversicherung wird automatisch gefüllt und in der Personalakte abgelegt.

Workflows: Den Bürosessel rechtzeitig bestellen

Vom Vertragsabschluss bis zum ersten Arbeitstag eines neuen Kollegen muss die Kommunikation zwischen Personal,- Fach- und IT-Abteilung reibungslos ablaufen. Denn wenn der Bürosessel fehlt, kein E-Mail-Account eingerichtet ist, direkte Ansprechpartner keine Ahnung haben oder der Einarbeitungsplan gerade noch bei der Freigabe liegt, ist das für Unternehmen und Mitarbeiter gleichermaßen frustrierend und unangenehm.

Jede Maßnahme, die für den Start eines Mitarbeiters nötig ist, wird genau definiert und pünktlich im digitalen Workflow eingeleitet, damit neue Kollegen vom ersten Tag an gut gelaunt durchstarten können.Digitale Workflows in DocuWare ermöglichen es Ihrer Personalabteilung Aufgaben und Informationen automatisch zuzuweisen und zu kontrollieren: Jede Maßnahme, die für den Start eines Mitarbeiters nötig ist, wird genau definiert und pünktlich im digitalen Workflow eingeleitet, damit neue Kollegen vom ersten Tag an gut gelaunt durchstarten können.

 

Wissensmanagement: Mitarbeiterinfos online abrufen

Neue Kollegen haben viele Fragen. Sich die Antworten mühselig selbst zusammensuchen zu müssen, trägt nicht zu einem guten Willkommensgefühl bei. Mit DocuWare kann Ihre Personalabteilung wichtige Informationen zu Urlaubsantrag und Krankmeldung oder zu nahegelegenen Park- und Lunchmöglichkeiten in praktischen digitalen Mappen bündeln und per Link zur Verfügung stellen.

So steht nicht nur der neue PC rechtzeitig auf dem Schreibtisch, sondern im E-Mail-Eingang liegt auch gleich eine Mail mit allen Unterlagen für den Arbeitsstart. Sogar seine Personalakte mit Zielvereinbarungen und Einarbeitungsplan kann der neue Kollege direkt online aufrufen.

Eine andere Möglichkeit für modernes Wissensmanagement besteht zudem darin, Mitarbeiterinformationen und Personalakten mit DocuWare in ein internes Mitarbeiter-Webportal zu integrieren.  
 

Gut informiert mit dem neuen Job starten: Mit DocuWare stellen Sie neuen Mitarbeitern wichtige Informationen einfach per Link zur Verfügung.
Gut informiert mit dem neuen Job starten: Mit DocuWare stellen Sie neuen Mitarbeitern wichtige Informationen einfach per Link zur Verfügung.


 


Sie haben eine neue Richtlinie in der Personalabteilung erstellt und möchten sicherstellen, dass alle Kollegen davon Kenntnis nehmen? Wie dies einfach per DocuWare Ad-hoc-Workflow gelingt, lesen Sie im nächsten Teil unserer HR-Serie.

 

 

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