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Wie der ZUGFeRD-Standard die elektronische Rechnungsbearbeitung erleichtert

By Max Ertl • 15 August 2017

 ZUGFeRD © fotolia / kantverUnternehmen, die papierbasierte Rechnungen durch E-Invoicing ersetzen, sparen jede Menge Zeit und Geld. Das gilt insbesondere dann, wenn sowohl Absender als auch Empfänger den ZUGFeRD-Standard nutzen. Was es mit ZuGFeRD auf sich hat und worauf Sie bei der Erstellung und Bearbeitung elektronischer Rechnungen in jedem Fall achten sollten, erfahren Sie in diesem Beitrag.

Mehr Zeit für das Wesentliche

27 Minuten. So lange dauert es im Schnitt, bis eine papierbasierte Rechnung manuell bearbeitet ist. Sei es die genaue Prüfung der einzelnen Positionen, die Weiterleitung an den Kostenstellenverantwortlichen, die Freigabe der Rechnungen oder die Archivierung in dicken Aktenordnern: Jeder einzelne dieser Schritte benötigt eine Menge Zeit, die später unter Umständen an anderer Stelle fehlt. Setzt ein Unternehmen hingegen auf digitale Rechnungen, kann der gesamte Prozess innerhalb von nur fünf Minuten abgeschlossen werden – und das mit dem guten Gefühl, dass nicht nur wertvolle Arbeitszeit, sondern auch noch eine Menge Geld gespart wurde.

Neuer Call-to-Action (CTA) 

Wie kosteneffizient der Einsatz elektronischer Rechnungen ist, hat u.a. die Billentis-Studie „E-Invoicing / E-Billing. Digitisation & Automation“ gezeigt. Ihr zufolge können Unternehmen, die Rechnungen auf elektronischem Weg versenden, durchschnittlich 6,60 Euro pro Rechnung einsparen. Wird eine elektronische Rechnung empfangen und digital bearbeitet, ergibt sich laut der Studie sogar eine Kostenersparnis von 11,20 Euro.

Besonders effektiv gestaltet sich die Rechnungsbearbeitung, wenn sowohl der Absender als auch der Empfänger einer Rechnung auf den ZUGFeRD-Standard setzen. 2014 vom Forum elektronische Rechnung Deutschland (FeRD) entwickelt, stellt ZUGFeRD sicher, dass Rechnungen zuverlässig erfasst, verarbeitet und archiviert werden können. Wie das genau funktioniert, möchten wir nun klären.

Was macht den ZUGFeRD-Standard so besonders? 

Auf den ersten Blick handelt es sich bei einer Rechnung, die mithilfe des ZUGFeRD-Standards erstellt wurde, um eine ganz normale PDF-Datei. Der wahre Nutzen erschließt sich erst auf den zweiten Blick: Sämtliche Rechnungsinformationen wie Rechnungsnummer, Erstellungsdatum oder Betrag werden zusätzlich in einem standardisierten XML-Format abgespeichert, das in die PDF-Datei eingebettet ist. Als Anwender bekommen Sie von diesem Vorgang nichts mit, doch die Folgen erleichtern Ihren Arbeitsalltag enorm.

Da sämtliche relevante Daten immer an derselben Stelle gespeichert werden, können ERP-, Warenwirtschafts- oder Finanzbuchhaltungssysteme die für die Rechnungsbearbeitung nötigen Informationen automatisch auslesen und weiterverarbeiten. Sowohl für den Empfänger als auch für den Versender einer Rechnung ergeben sich daraus zahlreiche Vorteile. So spart etwa die automatisierte Ablage von Eingangsrechnungen nicht nur Papier, Platz und Geld, sondern sie erleichtert auch das spätere Wiederauffinden der Rechnungen. Zudem werden durch den computergestützten Datenabgleich sowie die automatisierte Verarbeitung Prozesse beschleunigt und menschliche Fehler vermieden.

Wie die Rechnungserstellung mit ZUGFeRD funktioniert

Die Erstellung einer ZUFGeRD-Rechnung ist innerhalb weniger Sekunden erledigt. Ist Ihr System entsprechend konfiguriert, müssen Sie lediglich einen Druckprozess starten – den Rest erledigt Ihr Computer automatisch für Sie. Ähnlich unkompliziert läuft dann auch der Versand: Wenn Sie möchten, kann sich Ihr Programm die Empfängerdaten automatisch aus dem Kundenstamm holen, um die Rechnung im Anschluss mit einem Standardtext zu verschicken. Falls Sie lieber selbst die Kontrolle behalten, öffnet sich lediglich ein E-Mail-Fenster, sodass Sie der Rechnung Ihr persönliches Anschreiben beifügen können.

Sie möchten mehr darüber erfahren, wie Ihnen der ZUGFeRD-Standard die Rechnungserstellung erleichtert? Dann schauen Sie sich einfach unser Video „Die elektronische Rechnung mit ZUGFeRD“ an, in dem wir Ihnen anschaulich zeigen, wie  ZUGFeRD funktioniert.

Und falls Ihr System ZUGFeRD noch nicht unterstützt: Spezielle Zusatzprogramme schaffen völlig unkompliziert Abhilfe. Wir beraten Sie gerne! 

Worauf Sie beim Bearbeiten elektronischer Rechnungen in jedem Fall achten sollten

Unabhängig davon, ob Sie sich dafür entscheiden, die Möglichkeiten des ZUGFeRD-Standards zu nutzen oder ob Sie Ihre Rechnungen lieber als normales PDF versenden möchten, gibt es einige rechtliche Vorgaben, die Sie im Zusammenhang mit elektronischen Rechnungen in jedem Fall beachten sollten. Der Bitkom e.V. hat aus diesem Grund zehn Merksätze erstellt, mit denen Sie beim Thema E-Invoicing in jedem Fall auf der sicheren Seite sind. Hier eine kurze Zusammenfassung:

  1. Alle Rechnungen sind gleich zu behandeln. Elektronische Rechnungen müssen dieselben umsatzsteuerlichen Vorgaben erfüllen wie papierbasierte Rechnungen.
  2. Elektronische Rechnungen sind technologieneutral. Sowohl hinsichtlich des Formats als auch hinsichtlich des Übertragungsweges haben Sie die freie Wahl.
  3. Für jede Rechnung sind die Echtheit der Herkunft sowie die Unversehrtheit des Inhalts zu gewährleisten.
  4. Wenn auch nicht mehr zwingend erforderlich, sind die einst vorgeschriebenen Verfahren auf Basis der qualifizierten elektronischen Signatur und des EDI-Verfahrens weiterhin zulässig.
  5. Jede Rechnung muss lesbar sein; das heißt, die umsatzsteuerlichen Pflichtangaben müssen für das menschliche Auge klar erkennbar dargestellt sein.
  6. Jede Rechnung muss die gesetzlichen Pflichtangaben wie Name, Anschrift und Datum enthalten.
  7. Jede Rechnung muss mindestens zehn Jahre lang unveränderbar aufbewahrt werden.
  8. Papierrechnungen dürfen unter bestimmten Voraussetzungen digitalisiert werden. Wichtig ist, dass das Verfahren den Grundsätzen ordnungsmäßiger Buchführung (GoB) bzw. den GoBD entspricht.
  9. Alle Vorgänge müssen nachvollziehbar dokumentiert werden.
  10. Sie sind verpflichtet, der Finanzverwaltung den Zugriff auf die gespeicherten elektronischen Rechnungen gewährleisten zu können.

Falls Sie mehr darüber erfahren möchten, wie Sie Ihre elektronischen Rechnungen so aufbewahren können, dass sämtliche Anforderungen erfüllt sind, helfen wir Ihnen gerne weiter. In unseren Tipps zur Archivierung digitaler Rechnungen erfahren Sie, worauf es bei der Archivierung ankommt.

Kosten sparen mit Dokumenten-Management

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