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Wo Dokumenten-Management sich besonders lohnt

By Jürgen Biffar • 3 Juni 2015

document-management-ROIWer einmal investiert, um seine laufenden Kosten zu senken, profitiert von Tag zu Tag immer mehr – die Ersparnisse summieren sich. Egal, ob in die Isolierung eines Hauses oder in ein Dokumentenmanagement-System (DMS) investiert wird – die Anschaffungskosten im ersten Jahr werden vermutlich weder durch die Ersparnisse bei den Heizkosten noch durch die Effizienzsteigerung in den Geschäftsprozessen wieder eingespielt – langfristig jedoch auf jeden Fall. Das Schöne daran: Ab diesem Zeitpunkt wirft die Investition jedes Jahr Zinsen ab.

Damit dieser Zeitpunkt nach der Investition in ein DMS eher früher als später kommt, lohnt sich ein genauerer Blick auf die vielen Prozesse des Tagesgeschäftes: Wo lässt sich die meiste Zeit oder Arbeit sparen? Diese Prozesse versprechen den besten Return on Investment (ROI).

Lohnende Einsatzfelder sind die klassische Dokumentenverarbeitung und Genehmigungsprozesse. Hier verspricht mehr Effizienz im Dokumenten-Management die größten Spareffekte. Die durch das DMS gesparten Kosten lassen sich beispielsweise mit Hilfe des ROI-Rechners sehr gut abschätzen.

Genehmigungsprozesse definieren den üblichen Arbeitsablauf zum Anlegen bestimmter Belege, zum Beispiel Bestellungen oder Rechnungen, wobei die Genehmigung einer Führungskraft oder eines Vorgesetzten erforderlich ist. Mit dem DMS-System lässt sich festlegen, welche Dokumente genehmigt werden müssen, welche Mitarbeiter Belege genehmigen dürfen und welche Dokumente Teil des Prozesses sind. All das erfolgt automatisch, so dass hier Fehler und Irrtümer ausgeschlossen sind.

Viel Zeit und somit Geld lassen sich in der Buchhaltungsabteilung einsparen. Angenommen, sie bearbeitet täglich hundert Rechnungen und braucht dabei pro Rechnung im Durchschnitt jeweils drei Minuten für das Aufbewahren in einer Papierablage. Außerdem werden jeden Tag etwa zehn alte Rechnungen zum Vergleich aus dieser Papierablage herausgesucht. Das dauert im Durchschnitt jeweils fünf Minuten, hängt aber sehr stark von Alter und Fundstelle des Dokumentes ab. Das heißt: Die Buchhaltung verbringt mindestens 5,8 Stunden mit Dokumenten-Management, 300 Minuten für die Rechnungsablage auf Papier und 50 Minuten für die Suche nach alten Rechnungen.

Ein gutes DMS verkürzt die Zeit für die Suche oder Ablage eines Dokumentes auf durchschnittlich 30 Sekunden. Das würde in unserem Beispiel jeden Monat über 98 Stunden Arbeitszeit sparen, die für wichtige Aufgaben wie Liquiditätsplanung oder Controlling frei würde.

Außerdem beschleunigt ein DMS die Reaktionszeiten der Buchhaltung bei Anfragen von Kunden oder Lieferanten. Denn ein gewisser Prozentsatz der Rechnungen, typischerweise fünf bis zehn Prozent, braucht eine „Sonderbehandlung“. Sei es, weil einem Lieferanten irrtümlich zu wenig bezahlt wurde oder weil ein Kunde auf seiner Rechnung den zugesagten Rabatt vermisst.

In einer Papierablage muss der Buchhalter bei jeder Reklamation erst einmal die Rechnung und zugehörige Dokumente wie Bestellungen oder Lieferscheine suchen. Dazu muss er vielleicht in einen Nachbarraum gehen, dort den richtigen Aktenordner finden und darin die Dokumente. Erst nach diesem zeitraubenden Abstecher kann er zurückrufen und die Sache klären, wobei er danach die Dokumente wieder einsortieren muss.

Wenn der Buchhalter Glück hat, dauert das 15 oder 20 Minuten. Mit einem DMS verkürzt sich dieser Vorgang auf Sekunden, so dass er Rückfragen oder Reklamationen direkt am Telefon klären kann. Das spart nicht nur Arbeitszeit, sondern verbessert auch das Image des Unternehmens.

Ein anderes lohnendes Einsatzfeld für Dokumenten-Management ist die Vorbereitung von Angeboten im Verkauf. Bis ein Geschäft zustande kommt, werden die Angebotsunterlagen oft mehrfach überarbeitet. Erfolgt das mit einem Textverarbeitungsprogramm wie Word, muss der Verkäufer zunächst die aktuelle Version des Angebots finden. Dann würde er es editieren, unter einem neuen Namen abspeichern und dem Kunden zuschicken. Das ist zeitraubend für den Verkäufer und hält ihn von seiner eigentlichen Aufgabe ab.

Wenn ein Angebot drei bis fünf Versionen durchläuft und jede Änderung 15 Minuten dauert, summiert sich das schnell. Mit einem DMS lässt sich die richtige Version eines Angebotes schneller und einfacher finden, ändern und sichern. Dabei erzeugt das DMS automatisch eine neue Version des Dokumentes, so dass die Verkäufer sich weder um die Namensgebung der Versionen noch um das Abspeichern an der richtigen Stelle kümmern müssen.

Unternehmen investieren aus den unterschiedlichsten Gründen in ein DMS. Einige wollen damit rasch wachsende Workloads bewältigen, andere mühsame und langweilige Aufgaben automatisieren und der Belegschaft Freiraum für kreatives Arbeiten und sorgfältige Planung verschaffen. Wer dabei auch den ROI im Blick hat, sollte die Einsparungen bei den hier erwähnten Prozessen einmal durchkalkulieren. Dann wird er die richtigen Prioritäten beim DMS-Projekt setzen – und auch die Kaufleute im Management überzeugen.

 

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