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Auf solider IT gebaut

Die Wurzeln des mittelständischen Traditionsunternehmens Davinci Haus reichen bis in die 40er Jahre des vergangenen Jahrhunderts zurück. Nach der Gründung eines Sägewerks im Jahr 1936 spezialisierte man sich in den 70er-Jahren auf die Erstellung von modularen Holzfachwerkhäusern, die sich am Stil der Design- und Architekturschule Bauhaus orientieren. Dabei verzichtet man bewusst auf die Massenfertigung und baut und plant jedes Haus in handwerklicher Kleinarbeit als Unikat.

 

Eine leistungsstarke Zentrale

Sämtliche Ein- und Ausgangsrechnungen aller Standorte der GHOTEL hotel & living Gruppe werden in der Bonner Verwaltungszentrale in im zentralen Dokumenten-Pool abgelegt. Ein integrierter Workflow beschleunigt die Rechnungsprüfung. Lohnabrechnungen und die Personalakten aller 200 Mitarbeiter, Schriftverkehr und sogar Verträge werden elektronisch archiviert – wobei jedes Archiv passwortgeschützt ist und nur Berechtigten Zugriff gewährt. Papier gibt es in Bonn so gut wie keins mehr; Aktenschränke gehören der Vergangenheit an.

 

Tausche Altbau gegen Neubau

Fast 8.000 Eingangsrechnungen erreichten die Gemeinnützige Wohnungs- und Siedlungsgesellschaft mbH (GWSG) im Jahr 2013 in Papierform. Die Bearbeitungszeiten dauerten gerade in Spitzenzeiten wie dem Jahresende immer länger und Skontofristen konnten nicht eingehalten werden. Außerdem gingen Rechnungen aufgrund von Falschablagen häufig verloren. Die Verantwortlichen entschieden sich für die Einführung eines DMS.

 

90 Prozent Einsparung dank DMS

Papierberge auf den Schreibtischen gehörten bei MANN Energie mit Sitz in Langenbach zum Tages­geschäft. Diese erstreckten sich von zahlreichen Eingangs- und Ausgangsrechnungen über Liefer- sowie Wiegescheine, Verträge, interne Unterlagen bis hin zu Notizzetteln. Das hohe Papieraufkommen sowie die zahlreichen archivierten Dokumente in Aktenordnern widersprachen der Philosophie des Unternehmens. Um Geschäftsprozesse zu optimieren, räumliche und zeitliche Ressourcen zu sparen und gleichzeitig nachhaltig der Umwelt zuliebe zu agieren, wurde beim Spezialisten für Holzpellets und Ökostrom in 2013 DocuWare eingeführt.

 

Workflow für die Rechnungsprüfung

Die M.O.L. Gummiverarbeitung GmbH & Co. KG hatte zwar ein gut strukturiertes Papierarchiv, bei der Ablage und Suche nach Dokumenten – immerhin 250.000 pro Jahr – ging allerdings viel Zeit verloren. Mit einem DMS sollte eine zentrale Ablage geschaffen werden, die die langwierige Suche nach Dokumenten überflüssig macht. Ausschlaggebende Kriterien für DocuWare waren die einfache Bedienung und einfache Administration.

 

DocuWare Info 85 ist da

Anfang Juni ist die neueste Ausgabe des Newsletters „DocuWare Info“ erschienen. Dieser enthält wertvolle Informationen rund um`s Unternehmen und Produkt. U. a. erfahren Sie, wie viele Anwender inzwischen mit DocuWare Cloud (ehemals DocuWare Online) arbeiten und wie der Workflow Manager dokumentenbasierte Geschäftsprozesse optimiert. Anhand eines Praxisbeispiels erfahren Sie, wie einfach sich DocuWare im Unternehmen einführen lässt.

 

Wo Dokumenten-Management sich besonders lohnt

Wer einmal investiert, um seine laufenden Kosten zu senken, profitiert von Tag zu Tag immer mehr – die Ersparnisse summieren sich. Egal, ob in die Isolierung eines Hauses oder in ein Dokumentenmanagement-System (DMS) investiert wird – die Anschaffungskosten im ersten Jahr werden vermutlich weder durch die Ersparnisse bei den Heizkosten noch durch die Effizienzsteigerung in den Geschäftsprozessen wieder eingespielt – langfristig jedoch auf jeden Fall. Das Schöne daran: Ab diesem Zeitpunkt wirft die Investition jedes Jahr Zinsen ab.

 

Compliance-Alpträume? Nicht mit einem DMS

Schlechtes Dokumenten-Management verursacht unnötige Kosten. Viel schlimmer ist aber, dass dadurch vielerorts Compliance-Vorschriften Alpträume verursachen. Denn eine fehlerhafte Verarbeitung von Dokumenten hatte laut IDC bereits in drei von vier Unternehmen signifikante Geschäftsrisiken und Compliance-Vorfälle zur Folge. Genauer gesagt hatten 75,9 Prozent der Teilnehmer an der IDC-Studie bereits „gravierende Folgen“ auszubaden, 36,9 Prozent verfehlten ihre Compliance-Verpflichtungen. Jeweils knapp 25 Prozent hatten Verluste zu beklagen – entweder Verluste wichtiger Mitarbeiter oder großer Kunden.

 

5 Möglichkeiten, mit Dokumenten-Management Zeit zu sparen

Vom geschäftlichen Standpunkt aus betrachtet ist es äußerst sinnvoll, sich Taktiken zur Erhöhung von Effizienz und Produktivität im Unternehmen zunutze zu machen. Insbesondere dann, wenn diese nicht nur für eine bestimmte Abteilung oder ein bestimmtes Projektteam gelten, sondern umfassendere Auswirkungen nach sich ziehen.

 

Geschäftsprozesse analysieren, um Workflows zu optimieren

Heute sind viele Mitarbeiter nicht am Hauptsitz eines Unternehmens, sondern an verschiedenen Projektstandorten tätig. Da kann es leicht passieren, dass scheinbar unkomplizierte Prozesse langsam und ineffizient werden.

 
9 Ways to Reduce Cost in Accounting Process
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