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Generalschlüssel fürs Internet äußerst wertvoll

Deutsche Unternehmen planen gemeinsam einen einheitlichen Login für die Nutzung von Internet-Diensten. Ähnlich wie man sich bei vielen Diensten mit seinem Facebook- oder Google-Konto anmelden kann, soll eine Art Generalschlüssel für das Internet das Anmelden deutlich vereinfachen. Der deutschen Initiative gehören Allianz, Axel Springer, Daimler, Deutsche Bank und der Kartendienst Here gemeinsam mit Fraunhofer und der European School of Management and Technology an.

 

So schützt ein DMS Ihre Informationen

Um die wertvollen Dokumente und sensiblen Informationen eines Unternehmens wirksam zu schützen, reicht die Vereitelung von Einbrüchen und Cyber-Attacken nicht aus. Das liegt daran, dass Mitarbeiter des Unternehmens Dokumente auch in der Cloud oder auf mobilen Geräten speichern und damit unwissentlich Risiken aussetzen.

 

DMS als Katastrophenschutz

Immer wieder brechen unerwartet Feuer aus – und Papier brennt gut. Wenn sich ein Großteil der Unternehmensunterlagen also plötzlich in Rauch auflöst, ist die Geschäftstätigkeit erst einmal stark beeinträchtigt. Hohe Verluste können daraus resultieren.

 

Finanzplanung und Steuerprüfung leicht gemacht

Die Qualität der Finanzplanung eines Unternehmens hängt maßgeblich davon ab, wie die Buchhaltungsunterlagen verwaltet werden. Sind die nötigen Informationen schwer zugänglich, weil sie sich auf Papier in einem Aktenschrank stapeln, sind Probleme bei der Kosten-, Budget- oder Liquiditätsplanung ebenso vorprogrammiert wie Schwierigkeiten bei Audits oder Steuerprüfungen.

 

Ein DMS allein reicht nicht zur effizienten Aktenführung

Ein gutes System für die Aktenführung sorgt für Effizienz in der Buchhaltung. Stand der Technik ist hier modernes elektronisches Dokumenten-Management, auch wenn in der Vergangenheit diverse Verfahren und Systeme zur Verwaltung der Buchhaltungsunterlagen, etwa Schriftgutverwaltung bzw. Records Management, ausreichten. Viele Buchhalter müssen heute noch mit derartigen Oldtimern arbeiten – entweder weil es noch kein Dokumentenmanagement-System (DMS) im Unternehmen gibt oder weil es nicht genutzt wird.

 

Compliance-Alpträume? Nicht mit einem DMS

Schlechtes Dokumenten-Management verursacht unnötige Kosten. Viel schlimmer ist aber, dass dadurch vielerorts Compliance-Vorschriften Alpträume verursachen. Denn eine fehlerhafte Verarbeitung von Dokumenten hatte laut IDC bereits in drei von vier Unternehmen signifikante Geschäftsrisiken und Compliance-Vorfälle zur Folge. Genauer gesagt hatten 75,9 Prozent der Teilnehmer an der IDC-Studie bereits „gravierende Folgen“ auszubaden, 36,9 Prozent verfehlten ihre Compliance-Verpflichtungen. Jeweils knapp 25 Prozent hatten Verluste zu beklagen – entweder Verluste wichtiger Mitarbeiter oder großer Kunden.

 

DMS-Bremsen lösen mit AIIM-CEO John Mancini

Konsumerisierung, Cloud- und Mobiltechnologien sowie das „Internet of Things“– diese drei disruptiven Innovationen eröffnen Unternehmen ganz neue Wege, um die rasant steigende Informationsflut zu kanalisieren und das sonst drohende „Informationschaos“ zu vermeiden. Diese These vertritt John Mancini, Präsident und CEO der renommierten „Association for Information and Image Management“ (AIIM) und Autor des AIIM-Blogs „Digital Landfill“. Im Vorfeld der AIIM-Konferenz 2015, die vom 18. bis 20. März in San Diego stattfindet, erläuterte Mancini im Interview mit DocuWare, wie Unternehmen die digitale Transformation nutzen können, um sich weiterzuentwickeln und Vorteile im Wettbewerb zu erzielen.

 

Was bietet digitales Dokumenten-Management Ihrem Unternehmen?

Wenn Sie heute eine Runde durch Ihr Büro drehen und jemanden sehen, der sich durch einen Stapel Papierdokumente wühlt, geht dieser Mitarbeiter nicht seiner eigentlichen Arbeit nach. Kein Unternehmen würde eigens Mitarbeiter einstellen, nur damit diese Papierunterlagen hin- und herschieben. Mitarbeiter werden eingestellt, um wichtige Buchhaltungs-, Entwicklungs- und Vertriebsaufgaben zu übernehmen, um nur einige Beispiele zu nennen.

Einer der größten Vorteile des digitalen Dokumenten-Managements besteht darin, dass all Ihre Mitarbeiter sich auf genau das konzentrieren können, wofür sie eingestellt wurden. Ein gutes Dokumentenmanagement-System befreit sie von der zeitaufwändigen und umständlichen Bearbeitung von Papierunterlagen. Produktivität und Prozesseffizienz werden erhöht.

 
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