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Adam-Transporte setzt auf Cloud-Archiv

Der Transport von Fahrzeugen aller Art, von Reisemobilen und Wohnwagen über Kastenwagen bis zu Nutzfahrzeugen und Spezialfahrzeugen mit Übermaßen, ist die Kernkompetenz der Adam-Transporte GmbH mit Sitz in Südbaden. Obwohl das Familienunternehmen bereits in der Vergangenheit verwaltungstechnisch sehr gut organisiert war, sollten bewährte Arbeitsabläufe ohne zeit- und personalaufwändige Veränderungen digitalisiert und dadurch Durchlaufzeiten, insbesondere im Rechnungswesen, spürbar verkürzt werden.

 

Traditionshaus ist offen für Neues

Bei der Spezialitätenbrauerei Riegele in Augsburg werden jährlich rund 200.000 Lieferscheine und Rechnungen revisionssicher archiviert. Die Integration der Dokumentenmanagement-Lösung in SAP macht Ablage und Recherche der Belege schnell und komfortabel. Ein digitaler Workflow beschleunigt die Rechnungsprüfung und hilft Skontoverluste zu vermeiden.

 

Auf solider IT gebaut

Die Wurzeln des mittelständischen Traditionsunternehmens Davinci Haus reichen bis in die 40er Jahre des vergangenen Jahrhunderts zurück. Nach der Gründung eines Sägewerks im Jahr 1936 spezialisierte man sich in den 70er-Jahren auf die Erstellung von modularen Holzfachwerkhäusern, die sich am Stil der Design- und Architekturschule Bauhaus orientieren. Dabei verzichtet man bewusst auf die Massenfertigung und baut und plant jedes Haus in handwerklicher Kleinarbeit als Unikat.

 

Eine leistungsstarke Zentrale

Sämtliche Ein- und Ausgangsrechnungen aller Standorte der GHOTEL hotel & living Gruppe werden in der Bonner Verwaltungszentrale in im zentralen Dokumenten-Pool abgelegt. Ein integrierter Workflow beschleunigt die Rechnungsprüfung. Lohnabrechnungen und die Personalakten aller 200 Mitarbeiter, Schriftverkehr und sogar Verträge werden elektronisch archiviert – wobei jedes Archiv passwortgeschützt ist und nur Berechtigten Zugriff gewährt. Papier gibt es in Bonn so gut wie keins mehr; Aktenschränke gehören der Vergangenheit an.

 

Tausche Altbau gegen Neubau

Fast 8.000 Eingangsrechnungen erreichten die Gemeinnützige Wohnungs- und Siedlungsgesellschaft mbH (GWSG) im Jahr 2013 in Papierform. Die Bearbeitungszeiten dauerten gerade in Spitzenzeiten wie dem Jahresende immer länger und Skontofristen konnten nicht eingehalten werden. Außerdem gingen Rechnungen aufgrund von Falschablagen häufig verloren. Die Verantwortlichen entschieden sich für die Einführung eines DMS.

 

Workflow für die Rechnungsprüfung

Die M.O.L. Gummiverarbeitung GmbH & Co. KG hatte zwar ein gut strukturiertes Papierarchiv, bei der Ablage und Suche nach Dokumenten – immerhin 250.000 pro Jahr – ging allerdings viel Zeit verloren. Mit einem DMS sollte eine zentrale Ablage geschaffen werden, die die langwierige Suche nach Dokumenten überflüssig macht. Ausschlaggebende Kriterien für DocuWare waren die einfache Bedienung und einfache Administration.

 

Mühsamer Abschied vom Papier

Mühsamer Abschied vom Papier – unter diesem Titel hat das Handelsblatt am 29.9.2015 über die Einstiegshürden des digitalen Dokumenten-Managements berichtet. Zwar ist im Mittelstand noch viel Überzeugungsarbeit zu leisten, doch wenn die DMS-Einführung erst einmal vollzogen ist, überwiegen die Vorteile. Großküchen-Ausstatter Haka ist seit 2014 überzeugter DocuWare-Anwender.

 

ECM – Turbo für den Rechnungseingang

Enterprise Content Management gilt zu Recht als das mit Abstand beste Mittel, die Verarbeitung der Eingangsrechnungen effizienter und kostengünstiger zu gestalten. ECM, manchmal auch schlicht Dokumenten-Management genannt, gibt den Buchhaltern die nötigen Werkzeuge an die Hand, um den Rechnungseingang zu automatisieren und die Dokumente elektronisch zu bearbeiten, sicher zu archivieren und schnell wiederzufinden. Den größten Nutzen haben Unternehmen durch das automatisierte Weiterleiten der digitalen Rechnungen an die zuständigen Stellen und die daraus resultierende schnelle Rechnungsfreigabe. Skontofristen werden eingehalten, also zwei bis drei Prozent der Rechnungssumme eingespart.

 

Warum Buchhalter die ECM-Pioniere sein sollten

Wichtige IT-Systeme wie ein Enterprise Content Management (ECM) werden üblicherweise Zug um Zug im Unternehmen eingeführt. Bei manchen Technologien liegt es auf der Hand, in welcher Abteilung oder bei welchem Projekt die Einführung beginnen sollte. Aber wie sollte eine ECM-Einführung priorisiert werden, von der letztendlich alle Unternehmensbereiche profitieren?

 

ECM – mehr Effizienz in der Buchhaltung

Eine gute Buchhaltungsabteilung unterscheidet sich von einer mittelmäßigen durch automatisierte, effiziente Prozesse. Deutlich macht das eine Studie der Aberdeen Group, die bei mehr als 180 Unternehmen durchgeführt wurde. Im Bereich der Kreditoren ist der Unterschied zwischen den gut (obere 20 Prozent der Befragten) und den schlecht organisierten Abteilungen (untere 30 Prozent) beachtlich.

 
9 Ways to Reduce Cost in Accounting Process
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