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So profitieren alle von ECM

Durch die Einführung eines Systems für das Enterprise Content Management (ECM) hat die Buchhaltung riesige Vorteile durch höhere Effizienz und Kosteneinsparungen. Richtig implementiert, ergibt sich eine großartige Rentabilität der ECM-Investition. Andere Abteilungen des Unternehmens mögen weniger begeistert sein und sich nur widerstrebend mit der ECM-Idee auseinandersetzen, weil sie nicht verstehen, wie ECM in ihre Arbeitswelt passt.

 

Den richtigen Ton gefunden

Bei der Synthax GmbH in Planegg, einem Großhändler für professionelle Audiotechnik, ist das Dokumentenmanagement-System DocuWare nahtlos in das ERP-System Steps Business Solution integriert. Die Mitarbeiter können damit direkt aus dem laufenden Arbeitsprozess heraus auf sämtliche dafür relevante Daten zugreifen. Sie sparen dadurch viel Zeit und Projekte lassen sich schneller abwickeln.

 

So wird Ihr Büro papierlos

Die Idee vom „papierlosen Büro" klingt großartig. Dass diese dreißig Jahre alte Idee trotzdem in vielen Unternehmen längst noch nicht gelebte Praxis ist, hat gute Gründe.

 

7 Hürden auf dem Weg zum papierlosen Büro

Wer bei der Büroarbeit auf Papier verzichtet, hat klare Vorteile im Wettbewerb. Doch sowohl Großkonzerne als auch Kleinunternehmen kommen heute im Tagesgeschäft nur selten völlig ohne Papier aus. Das hat unterschiedliche Gründe.

Jedem ist es bewusst – der Umgang mit Papier kostet unnötig viel Zeit und verursacht Folgekosten für Drucker und Tinte bzw. Toner, für Aktenordner und Regale oder für Platz in den Büros und Archiven. Doch der Umstieg fällt den meisten schwer.

 

Ablösung eines Alt-Archivs bei Raytheon Professional Services

Im Video berichtet Frank Beyer, Knowledge Coordinator bei Raytheon Professional Services, von seinen Erfahrungen bei der Einführung eines zentralen Dokumenten-Pools für Schulungsunterlagen. Beim Schulungsdienstleister wurde ein Alt-Archiv durch DocuWare abgelöst.

 

Die 5 wichtigsten Fragen an DMS-Anbieter

Sucht ein kleines oder mittelständisches Unternehmen (KMU) eine Lösung für seine Probleme beim Dokumenten-Management, lautet oft die erste Frage: Was kostet das DMS? Ist es zu teuer, bleiben die Probleme, weil die Investition in das neue System gescheut wird. Fällt die Entscheidung für ein kostengünstiges DMS und erfolgt die Implementierung „quick and dirty“, werden in der Regel nur einige wenige der akuten Schwachstellen behoben.

 

Neues Video: Was ist Dokumenten-Management?

Seit vielen Jahren erreicht das DocuWare-Video „Was ist Dokumenten-Management?“ auf YouTube die höchste Klickrate und ist damit das beliebteste DocuWare-Video bei Partnern, Kunden und Interessenten.

Aufgrund dieses Erfolgs und des positiven Feedbacks gibt es das Video seit kurzem in einer aktualisierten und visuell ansprechenderen Form. Der Film erläutert auf anschauliche Weise anhand der Beispiele „Verkauf eines Produkts“ sowie „Rechnungsprüfung“ die Vorteile eines DMS.

 

90 Prozent Einsparung dank DMS

Papierberge auf den Schreibtischen gehörten bei MANN Energie mit Sitz in Langenbach zum Tages­geschäft. Diese erstreckten sich von zahlreichen Eingangs- und Ausgangsrechnungen über Liefer- sowie Wiegescheine, Verträge, interne Unterlagen bis hin zu Notizzetteln. Das hohe Papieraufkommen sowie die zahlreichen archivierten Dokumente in Aktenordnern widersprachen der Philosophie des Unternehmens. Um Geschäftsprozesse zu optimieren, räumliche und zeitliche Ressourcen zu sparen und gleichzeitig nachhaltig der Umwelt zuliebe zu agieren, wurde beim Spezialisten für Holzpellets und Ökostrom in 2013 DocuWare eingeführt.

 

Workflow für die Rechnungsprüfung

Die M.O.L. Gummiverarbeitung GmbH & Co. KG hatte zwar ein gut strukturiertes Papierarchiv, bei der Ablage und Suche nach Dokumenten – immerhin 250.000 pro Jahr – ging allerdings viel Zeit verloren. Mit einem DMS sollte eine zentrale Ablage geschaffen werden, die die langwierige Suche nach Dokumenten überflüssig macht. Ausschlaggebende Kriterien für DocuWare waren die einfache Bedienung und einfache Administration.

 

DMS-Start ohne Analyse-Blockade

Will ein Unternehmer Effizienz und Produktivität seiner Belegschaft verbessern, bietet sich die Umstellung auf ein digitales Dokumentenmanagement-System (DMS) an – und zwar möglichst schnell. Je früher das DMS genutzt werden kann, desto mehr profitiert das Unternehmen davon.

 
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