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Wachstum braucht Kontrolle

Die ACM Unternehmensgruppe befindet sich seit Jahren auf Expansionskurs. Mittlerweile sind 16 regional verteilte Unternehmen unter dem Dach des Medienkonzerns zusammengefasst. Dank der konsequenten Digitalisierung des zentralen Rechnungswesens können die Verantwortlichen zu jedem Zeitpunkt detaillierte, betriebswirtschaftliche Auswertungen erstellen.

 

Die wichtigsten Faktoren für erfolgreiche ECM-Projekte

Hat sich ein Unternehmen dazu entschlossen, die Effizienz seiner Abläufe durch die Einführung eines Enterprise Content Management Systems (ECM) zu optimieren, ist der erste Schritt in Richtung Zukunft getan. Doch so verlockend seine Vorzüge auch sein mögen – von heute auf morgen ist die Implementierung eines ECM nicht zu bewerkstelligen. Zu viele Faktoren sind zu beachten und zu wichtig ist das Projekt, als dass Führungskräfte es überstürzt in Angriff nehmen sollten. In diesem Blogbeitrag erfahren Sie, worauf es bei der Umstellung ankommt und wie Sie sicher zum Ziel kommen.

 

 

Vier Gründe, weshalb Sie Ihr Dokumentenmanagement umstellen sollten

Der Toner ist leer, das Papier ist ausgegangen, und die Kollegen springen vor Frust im Dreieck. Vermutlich kennen Sie solche Szenen, die in vielen Unternehmen zum Alltag gehören. Und wenn dann auch noch wichtige Akten verschwunden sind, fragt sich so mancher Mitarbeiter, was er eigentlich verbrochen hat, dass er seine wertvolle Arbeitszeit mit derartigen Banalitäten verschwenden muss.

 

Digitalisierung von Bauprojekten

Aufgrund ständiger Veränderungen und stetig wachsender Anforderungen sind Bauunternehmen heutzutage gezwungen, nicht nur deutlich (kosten-)effizienter zu arbeiten, sondern sehen sich auch immer mehr technischen Herausforderungen wie der Digitalisierung gegenübergestellt. Doch ohne konsequente Digitalisierung setzen Baufirmen ihre Wettbewerbsfähigkeit aufs Spiel. Einer Studie (Digitalisierung der Bauwirtschaft – Der europäische Weg zu Construction 4.0) der Unternehmensberatung Roland Berger zufolge erkennen allerdings zwar 93 Prozent der Bauunternehmen und -zulieferer die Wichtigkeit der Digitalisierung, aber kaum einer handelt entsprechend.

 

Dokumentenmanagement-System kontra Kostenfresser

Noch immer prägen Papierberge die Schreibtische vieler Büros – und Regalreihen voller Aktenordner sind dort nach wie vor grauer Arbeitsalltag. Deshalb werden typische Büroarbeiten wie die Ablage und das Auffinden von Dokumenten oft zum Zeit- und Kostenfresser. In diesem Beitrag finden Sie wichtige Tipps aus der Praxis für mehr Effizienz in der Dokumenten-Verwaltung.

 

Traditionshaus ist offen für Neues

Bei der Spezialitätenbrauerei Riegele in Augsburg werden jährlich rund 200.000 Lieferscheine und Rechnungen revisionssicher archiviert. Die Integration der Dokumentenmanagement-Lösung in SAP macht Ablage und Recherche der Belege schnell und komfortabel. Ein digitaler Workflow beschleunigt die Rechnungsprüfung und hilft Skontoverluste zu vermeiden.

 

Produktivitätskiller Papier ade

Es ist eine Binsenweisheit: Jedes Unternehmen kann mit einem digitalen Dokumentenmanagement-System (DMS) viel Zeit und Geld sparen, vom Gewinn an Transparenz der Geschäftsprozesse ganz zu schweigen.

 

Messen Sie den Erfolg Ihres DMS-Projekts

Sie wollen Ihr Unternehmen vollständig vom Papier befreien und haben bereits ein digitales Dokumentenmanagement-System (DMS) implementiert sowie die dazu notwendigen Strategien und Prozesse definiert? Glückwunsch! Jetzt kann Ihr Unternehmen effizient arbeiten. Doch wie stellen Sie sicher, dass das auch so bleibt? Dass die Software sich mit neuen Anforderungen weiterentwickelt?

 

Feintuning der Prozesse zahlt sich aus

Warum fällt vielen mittelständischen Unternehmen das Management wichtiger Informationen so schwer? Meistens liegt das ganz einfach daran, dass es keine zentrale Stelle für die Ablage ihrer Geschäftsdokumente gibt. Die Dokumente müssen also zunächst an verschiedenen Orten gesucht werden, was den schnellen Zugriff verhindert. Vor allem dann, wenn die Informationen auf Papier und nicht elektronisch gespeichert sind.

 

Großer Mehrwert durch ECM-Integration

Sobald Dokumente manuell gesucht oder abgelegt werden, geht Zeit verloren oder Fehler treten auf. Das passiert auch beim digitalen Dokumenten-Management. Tippfehler im Dateinamen oder das Speichern des Dokuments an einem falschen Ort kann die Suche erschweren, sobald das Dokument erneut benötigt wird. Wie lässt sich das verhindern?

 
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