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Warum die DMS-Architektur zukunftssicher sein muss

Es kann sein, dass einem Unternehmen schon eine ganz einfache Dokumentenmanagement-Software an einem einzigen Arbeitsplatz ausreicht. Auf der anderen Seite gibt es Systeme, mit denen mehrere tausend User in verschiedenen Tochterfirmen eines Konzerns zig Millionen Dokumente verarbeiten. Damit das DMS in den nächsten Jahren den sich permanent ändernden Erfordernissen des Unternehmens performant gerecht wird, müssen fünf Faktoren berücksichtig werden:

 

So wird Ihr Dokumenten-Management ein Erfolg

Bei der Auswahl eines Enterprise-Content-Management-Systems wissen die Wenigsten, welche Features und Funktionen für ihr Unternehmen wichtig sind. Jedes Unternehmen hat andere Herausforderungen, die sich im Laufe der Zeit ändern. Bei der Suche nach der passenden ECM-Lösung kommt es deshalb nicht nur darauf an, dass die Kriterien des Lastenheftes erfüllt werden. Genauso wichtig ist es, dass die Lösung dank innovativer Technologie auch mit den wachsenden beziehungsweise neuen Anforderungen Schritt hält.

 

5 Tipps für die ECM-Auswahl

Im IT-Bereich werden immer wieder Technologien eingesetzt, die schnell veraltet sind und mehr Probleme bereiten als Nutzen stiften – Geld wird zum Fenster hinaus geworfen. Doch angesichts der zahlreichen am Markt verfügbaren Systeme für Enterprise Content Management (ECM) ist es schwierig, das richtige Produkt auszuwählen. Worauf sollte ein Unternehmen im Vorfeld einer ECM-Einführung achten?

 

DocuWare Info 85 ist da

Anfang Juni ist die neueste Ausgabe des Newsletters „DocuWare Info“ erschienen. Dieser enthält wertvolle Informationen rund um`s Unternehmen und Produkt. U. a. erfahren Sie, wie viele Anwender inzwischen mit DocuWare Cloud (ehemals DocuWare Online) arbeiten und wie der Workflow Manager dokumentenbasierte Geschäftsprozesse optimiert. Anhand eines Praxisbeispiels erfahren Sie, wie einfach sich DocuWare im Unternehmen einführen lässt.

 

Wie sieht die Zukunft von ECM im Mittelstand aus?

Mittlerweile hat sich das Konzept des ECM in größeren Unternehmen etabliert. Wesentliche Treiber sind hier neben offensichtlichen Rationalisierungseffekten hohe Anforderungen an die Rechtssicherheit (Compliance) im Umgang mit Dokumenten. Doch wie steht es um den Mittelstand? Laut einer amtlichen Statistik gibt es in Deutschland ca. 211.000 Betriebe dieser Größenordnung.

 

DMS-Implementierung: Eile mit Weile

„Gut Ding will Weile haben“ weiß der Volksmund. Diese Erfahrung gilt auch für die Implementierung eines digitalen Dokumentenmanagement-Systems. Ein modernes DMS sorgt zwar letztlich für mehr Effizienz und beschleunigt viele Geschäftsprozesse deutlich, sollte aber trotzdem nicht hastig, sondern wohlüberlegt ausgewählt und eingeführt werden – nach dem Motto: Erst wägen, dann wagen. Eine übereilte Auswahl und Einführung kann all die Vorteile einer Digitalisierung der Geschäftsprozesse zunichtemachen.

 

Fehler bei der DMS-Auswahl erkennen und vermeiden

Aktenschränke rauben in Ihrem Unternehmen viel Bürofläche und Papierunterlagen lassen Schreibtische überquellen? Es ist definitiv an der Zeit, nach einem Dokumentenmanagement-System (DMS) Ausschau zu halten. Lassen Sie dabei aber Vorsicht walten. Viele Unternehmen machen bei der Entscheidung für eine bestimmte Plattform oder einen bestimmten Anbieter Fehler, die anschließend viel Geld kosten. Und zwar dann, wenn das gewählte System längst nicht alle Dokumentenprobleme ihres Unternehmens löst. Diese Fehler lassen sich jedoch leicht vermeiden, wenn Sie sie im Vorfeld bereits identifizieren.

 
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