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Wie ECM für Compliance sorgt

Im Einklang mit den Compliance- und Sicherheitsrichtlinien zu bleiben, ist für die Unternehmen einfacher gesagt als getan. Basieren ihre Prozesse noch auf Papier, wird das sogar zur großen Herausforderung. Meistert ein Unternehmen diese Herausforderung nicht, kann das fatale Konsequenzen haben – für die Gewinnmarge, für das Geschäftsrisiko oder auch für die Kundenzufriedenheit.

 

Komplexe Gesetzestexte einfach erklärt

Um digitale Dokumente rechtskonform zu archivieren, müssen Unternehmen zahlreiche gesetzliche Bestimmungen einhalten. Dazu gehören unter anderem Kriterien wie Unveränderbarkeit, Vollständigkeit oder Nachvollziehbarkeit der Unterlagen. Manche Unternehmen schrecken jedoch vor komplexen Gesetzestexten zurück und scheuen deshalb die Einführung eines ECM-Systems. Dabei sind die wichtigsten Regelungen schnell erklärt.

 

Die wichtigsten Regelungen zur elektronischen Archivierung

GoBD-Checkliste_5.jpgBeim Einsatz von Dokumentenmanagement-Systemen müssen eine Reihe gesetzlicher Vorgaben beachtet werden. Für die elektronische Archivierung gelten dabei die Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD) wie Unveränderbarkeit, Ordnung, Vollständigkeit oder Nachvollziehbarkeit. Unternehmen stellt sich oft die Frage, wie sie diese Anforderungen erfüllen können.

 

Sind Sie sicher vor Pannen im Rechnungswesen?

Wie oft verschwenden Unternehmen Geld für Produkte, die eigentlich niemand hätte kaufen dürfen? Und was kostet eine fehlerhafte oder ineffiziente Rechnungsbearbeitung, falls Bestellungen ordnungsgemäß genehmigt sind und auch die richtigen Produkte geliefert wurden? In der Praxis gibt es immer wieder drei typische Fehler im Rechnungswesen:

 

Ein DMS allein reicht nicht zur effizienten Aktenführung

Ein gutes System für die Aktenführung sorgt für Effizienz in der Buchhaltung. Stand der Technik ist hier modernes elektronisches Dokumenten-Management, auch wenn in der Vergangenheit diverse Verfahren und Systeme zur Verwaltung der Buchhaltungsunterlagen, etwa Schriftgutverwaltung bzw. Records Management, ausreichten. Viele Buchhalter müssen heute noch mit derartigen Oldtimern arbeiten – entweder weil es noch kein Dokumentenmanagement-System (DMS) im Unternehmen gibt oder weil es nicht genutzt wird.

 

Warum Buchhalter die ECM-Pioniere sein sollten

Wichtige IT-Systeme wie ein Enterprise Content Management (ECM) werden üblicherweise Zug um Zug im Unternehmen eingeführt. Bei manchen Technologien liegt es auf der Hand, in welcher Abteilung oder bei welchem Projekt die Einführung beginnen sollte. Aber wie sollte eine ECM-Einführung priorisiert werden, von der letztendlich alle Unternehmensbereiche profitieren?

 

Wie sieht die Zukunft von ECM im Mittelstand aus?

Mittlerweile hat sich das Konzept des ECM in größeren Unternehmen etabliert. Wesentliche Treiber sind hier neben offensichtlichen Rationalisierungseffekten hohe Anforderungen an die Rechtssicherheit (Compliance) im Umgang mit Dokumenten. Doch wie steht es um den Mittelstand? Laut einer amtlichen Statistik gibt es in Deutschland ca. 211.000 Betriebe dieser Größenordnung.

 

Compliance-Alpträume? Nicht mit einem DMS

Schlechtes Dokumenten-Management verursacht unnötige Kosten. Viel schlimmer ist aber, dass dadurch vielerorts Compliance-Vorschriften Alpträume verursachen. Denn eine fehlerhafte Verarbeitung von Dokumenten hatte laut IDC bereits in drei von vier Unternehmen signifikante Geschäftsrisiken und Compliance-Vorfälle zur Folge. Genauer gesagt hatten 75,9 Prozent der Teilnehmer an der IDC-Studie bereits „gravierende Folgen“ auszubaden, 36,9 Prozent verfehlten ihre Compliance-Verpflichtungen. Jeweils knapp 25 Prozent hatten Verluste zu beklagen – entweder Verluste wichtiger Mitarbeiter oder großer Kunden.

 

5 Möglichkeiten, mit Dokumenten-Management Zeit zu sparen

Vom geschäftlichen Standpunkt aus betrachtet ist es äußerst sinnvoll, sich Taktiken zur Erhöhung von Effizienz und Produktivität im Unternehmen zunutze zu machen. Insbesondere dann, wenn diese nicht nur für eine bestimmte Abteilung oder ein bestimmtes Projektteam gelten, sondern umfassendere Auswirkungen nach sich ziehen.

 

DMS-Bremsen lösen mit AIIM-CEO John Mancini

Konsumerisierung, Cloud- und Mobiltechnologien sowie das „Internet of Things“– diese drei disruptiven Innovationen eröffnen Unternehmen ganz neue Wege, um die rasant steigende Informationsflut zu kanalisieren und das sonst drohende „Informationschaos“ zu vermeiden. Diese These vertritt John Mancini, Präsident und CEO der renommierten „Association for Information and Image Management“ (AIIM) und Autor des AIIM-Blogs „Digital Landfill“. Im Vorfeld der AIIM-Konferenz 2015, die vom 18. bis 20. März in San Diego stattfindet, erläuterte Mancini im Interview mit DocuWare, wie Unternehmen die digitale Transformation nutzen können, um sich weiterzuentwickeln und Vorteile im Wettbewerb zu erzielen.

 
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