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Wie digitale Rechnungen Ihren Arbeitsalltag erleichtern

Jahr für Jahr werden in Deutschland rund 30 Milliarden Rechnungen auf dem Postweg verschickt. Die Folge: ein enormer Verbrauch von Ressourcen, die an anderer Stelle deutlich sinnvoller zum Einsatz kommen würden. Welches Einsparungspotenzial digitale Rechnungen bieten und wie sie Ihnen den Arbeitsalltag erleichtern, erfahren Sie in diesem Beitrag. 

 

Papierlose Buchhaltung dank elektronischem Dokumenten-Management

Jedes Unternehmen, ob Industriebetrieb, Händler oder beispielsweise Dienstleister, erzeugt und erhält jede Menge Lieferscheine, Rechnungen und Bestellungen. All diese Dokumente müssen durch den Engpass Buchhaltungsabteilung geschleust werden. Ohne elektronisches Dokumenten-Management wird allein dabei jede Menge Zeit und Geld vergeudet.

 

Sind Sie sicher vor Pannen im Rechnungswesen?

Wie oft verschwenden Unternehmen Geld für Produkte, die eigentlich niemand hätte kaufen dürfen? Und was kostet eine fehlerhafte oder ineffiziente Rechnungsbearbeitung, falls Bestellungen ordnungsgemäß genehmigt sind und auch die richtigen Produkte geliefert wurden? In der Praxis gibt es immer wieder drei typische Fehler im Rechnungswesen:

 

Finanzplanung und Steuerprüfung leicht gemacht

Die Qualität der Finanzplanung eines Unternehmens hängt maßgeblich davon ab, wie die Buchhaltungsunterlagen verwaltet werden. Sind die nötigen Informationen schwer zugänglich, weil sie sich auf Papier in einem Aktenschrank stapeln, sind Probleme bei der Kosten-, Budget- oder Liquiditätsplanung ebenso vorprogrammiert wie Schwierigkeiten bei Audits oder Steuerprüfungen.

 

Wo Dokumenten-Management sich besonders lohnt

Wer einmal investiert, um seine laufenden Kosten zu senken, profitiert von Tag zu Tag immer mehr – die Ersparnisse summieren sich. Egal, ob in die Isolierung eines Hauses oder in ein Dokumentenmanagement-System (DMS) investiert wird – die Anschaffungskosten im ersten Jahr werden vermutlich weder durch die Ersparnisse bei den Heizkosten noch durch die Effizienzsteigerung in den Geschäftsprozessen wieder eingespielt – langfristig jedoch auf jeden Fall. Das Schöne daran: Ab diesem Zeitpunkt wirft die Investition jedes Jahr Zinsen ab.

 

ECM – Turbo für den Rechnungseingang

Enterprise Content Management gilt zu Recht als das mit Abstand beste Mittel, die Verarbeitung der Eingangsrechnungen effizienter und kostengünstiger zu gestalten. ECM, manchmal auch schlicht Dokumenten-Management genannt, gibt den Buchhaltern die nötigen Werkzeuge an die Hand, um den Rechnungseingang zu automatisieren und die Dokumente elektronisch zu bearbeiten, sicher zu archivieren und schnell wiederzufinden. Den größten Nutzen haben Unternehmen durch das automatisierte Weiterleiten der digitalen Rechnungen an die zuständigen Stellen und die daraus resultierende schnelle Rechnungsfreigabe. Skontofristen werden eingehalten, also zwei bis drei Prozent der Rechnungssumme eingespart.

 

Ein DMS allein reicht nicht zur effizienten Aktenführung

Ein gutes System für die Aktenführung sorgt für Effizienz in der Buchhaltung. Stand der Technik ist hier modernes elektronisches Dokumenten-Management, auch wenn in der Vergangenheit diverse Verfahren und Systeme zur Verwaltung der Buchhaltungsunterlagen, etwa Schriftgutverwaltung bzw. Records Management, ausreichten. Viele Buchhalter müssen heute noch mit derartigen Oldtimern arbeiten – entweder weil es noch kein Dokumentenmanagement-System (DMS) im Unternehmen gibt oder weil es nicht genutzt wird.

 

Warum Buchhalter die ECM-Pioniere sein sollten

Wichtige IT-Systeme wie ein Enterprise Content Management (ECM) werden üblicherweise Zug um Zug im Unternehmen eingeführt. Bei manchen Technologien liegt es auf der Hand, in welcher Abteilung oder bei welchem Projekt die Einführung beginnen sollte. Aber wie sollte eine ECM-Einführung priorisiert werden, von der letztendlich alle Unternehmensbereiche profitieren?

 

ECM – mehr Effizienz in der Buchhaltung

Eine gute Buchhaltungsabteilung unterscheidet sich von einer mittelmäßigen durch automatisierte, effiziente Prozesse. Deutlich macht das eine Studie der Aberdeen Group, die bei mehr als 180 Unternehmen durchgeführt wurde. Im Bereich der Kreditoren ist der Unterschied zwischen den gut (obere 20 Prozent der Befragten) und den schlecht organisierten Abteilungen (untere 30 Prozent) beachtlich.

 
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