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So wird Ihr Dokumenten-Management ein Erfolg

By Jürgen Biffar • 4 November 2015

Bei der Auswahl eines Enterprise-Content-Management-Systems wissen die Wenigsten, welche Features und Funktionen für ihr Unternehmen wichtig sind. Jedes Unternehmen hat andere Herausforderungen, die sich im Laufe der Zeit ändern. Bei der Suche nach der passenden ECM-Lösung kommt es deshalb nicht nur darauf an, dass die Kriterien des Lastenheftes erfüllt werden. Genauso wichtig ist es, dass die Lösung dank innovativer Technologie auch mit den wachsenden beziehungsweise neuen Anforderungen Schritt hält.

Auswahl eines ECM-Systems

Beim Umstieg auf digitales Dokumenten-Management sollten Sie deshalb bei der Auswahl eines Systems darauf achten, dass die folgenden 5 Innovationen bereits vernünftig implementiert sind:

1. Browserbasiertes User-Interface: Früher erforderten ECM-Systeme komplizierte Software-Installationen am Arbeitsplatzrechner. Um unabhängig von der jeweiligen Hardware zu werden, sollte der User heute mit dem Browser bzw. einem Web-Client arbeiten können. Bei der Auswahl ist darauf zu achten, dass im Web-Client ohne Einschränkungen alle Funktionen des ECM-Systems zur Verfügung stehen. So erhält der User einen einfachen, intuitiven Zugriff auf die Dokumente, wie er ihn von modernen Internet-Anwendungen gewohnt ist. Der Web-Client sorgt nicht nur für Plattformunabhängigkeit, sondern erleichtert auch die Einarbeitung in das ECM-System.

2. Kostengünstige Cloud-Infrastruktur: Wurden ECM-Systeme bisher in der Regel im firmeneigenen Rechenzentrum betrieben, wollen heute immer mehr Unternehmer die Vorteile der Cloud nutzen – in Form von Software as a Service. Solche SaaS-Lösungen, die Cloud- und Browser-Technologie kombinieren, versprechen große Kostenvorteile. Vorausgesetzt sie sind skalierbar, serviceorientiert und mandantenfähig. Manche Hersteller bieten sowohl Cloud- als auch Inhouse-Lösungen an. Das ist vor allem für Unternehmen hilfreich, die aufgrund von Compliance- oder Datenschutz-Anforderungen hybride Lösungen benötigen.

3. Mobile Applikationen: Die Bearbeitung von Dokumenten sollte auch mit Smartphone oder Tablet möglich sein. Bei der Auswahl des ECM-Systems ist deshalb darauf zu achten, dass wichtige Funktionen wie Erfassung, Zugriff, Weiterleitung und Ablage auch mobil ausgeführt werden können – und zwar auf allen relevanten Plattformen (Android, iOS und Windows Phone).

Mit der kostenlosen Business-App PaperScan wird beispielsweise eine Quittung direkt über die Kamera des Smartphones erfasst. Das Dokument lässt sich ganz einfach als PDF-Datei in Cloud-Archive wie Dropbox oder Google Drive laden, aber auch wie ein klassisch am Scanner digitalisiertes Dokument in DocuWare archivieren und anschließend einem Workflow zuführen.

4. Automatische Indexierung: Dokumente und Dateien fallen in sehr unterschiedlichen Formaten an, etwa Papierunterlagen, E-Mails oder Office-Dokumente. Damit archivierte Informationen einfach gefunden werden, müssen diese Dokumente indexiert werden.

Bei der manuellen Indexierung werden bei der Erfassung Stichworte vergeben, die den Inhalt charakterisieren. In der Regel sind aber bereits Suchbegriffe vorhanden; die automatische Indexierung erkennt die zum Dokument passenden Ordnungskriterien und fügt sie dem Dokument im Archiv als Indexbegriffe hinzu. Die manuelle Eingabe entfällt, die Ablage erfolgt automatisch.

Der webbasierte Intelligent Indexing Service sucht automatisch die relevanten Indexbegriffe in den Dokumenten. Der User muss diese Vorschläge nur noch bestätigen oder verbessern. Anhand dieses Feedbacks lernt das System selbständig hinzu, sodass bekannte Dokumenttypen wie etwa Rechnungen schon nach kurzer Zeit automatisch abgelegt werden können. Die Zeitersparnis ist enorm.

5. Skalierbare Architektur: Die ECM-Einführung beginnt in vielen Unternehmen in einer bestimmten Abteilung oder bei einem einzigen Prozess, zum Beispiel beim Rechnungseingang. Wird der ECM-Einsatz ausgeweitet, darf das auf keinen Fall die Implementierung einer leistungsfähigeren Software oder Umschulungen der Anwender zur Folge haben.

Deshalb muss sich das ausgewählte ECM-System für den Einsatz mit wenigen Usern genauso gut eignen wie für den unternehmensweiten Einsatz über Abteilungsgrenzen hinweg. Eine skalierbare ECM-Lösung wächst mit den Anforderungen im Unternehmen – und sie funktioniert performant, auch unabhängig von der Zahl der User oder von der Menge zu archivierender Dokumente.

Natürlich hat jeder Unternehmer eigene Anforderungen an das digitale Dokumenten-Management und wird Prioritäten setzen. Dennoch ist eines gewiss: Werden bei der Entscheidung für ein ECM-System die 5 aufgeführten Innovationen berücksichtigt, stärkt die ausgewählte Software auf jeden Fall langfristig die Wettbewerbsfähigkeit des Unternehmens.

 

Sie möchten mehr über Strategien zur Einführung eines ECM-Systems erfahren? Unser Leitfaden „Diese 7 Faktoren führen zum Erfolg" gibt Ihnen wertvolle Tipps.

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