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So klappt die digitale Transformation

By Jürgen Biffar • 14 März 2017

Digitale Transformation © fotolia / putilov_denisDie digitale Transformation bietet Unternehmen unzählige Möglichkeiten, ihre Arbeitsprozesse effektiver zu gestalten und durch eine gesteigerte Produktivität mehr Umsatz zu generieren. Gleichzeitig stellt sie das Management allerdings auch vor völlig neue Herausforderungen. In welchen Bereichen Führungskräfte umdenken müssen und worauf Manager im Zuge der Digitalisierung auf jeden Fall achten sollten, erfahren Sie in diesem Beitrag.

Auf in die Zukunft

Die digitale Transformation hat Deutschland fest im Griff, doch noch immer gibt es Unternehmen, die davor zurückschrecken, sich vollständig auf die neuen technischen Möglichkeiten einzulassen. Nur 40 Prozent haben laut dem aktuellen Bitkom Digital Office Index eine Digitalstrategie, und insbesondere kleinere Betriebe mit weniger als hundert Mitarbeitern sind häufig noch unterdurchschnittlich digitalisiert. In einer Zeit, in der der Wettbewerb immer härter und die Kundenansprüche immer höher werden, konzentrieren sie sich lieber auf das Altbewährte, als die Chancen der digitalen Transformation für sich zu nutzen. Dieser Ansatz ist der falsche Weg, denn Unternehmen können nur dann langfristig wettbewerbsfähig bleiben, wenn sie mit der Zeit gehen und sich den technischen Möglichkeiten öffnen. Lesen Sie hier am Beispiel des Dokumentenmanagements, weshalb das so wichtig ist und wie Sie von der Digitalisierung profieren werden.

Warum die digitale Transformation Chefsache ist

Die digitale Transformation ist nicht mehr aufzuhalten – und das ist auch gut so, denn sie unterstützt Ihr Unternehmen dabei, noch profitabler zu wirtschaften. Gleichzeitig bedeutet der technische Fortschritt allerdings auch, dass Führungskräfte umdenken müssen und dass sich das Management vor völlig neue Herausforderungen gestellt sieht. Die Zeiten, in denen starre Führungsmethoden Erfolg hatten, sind endgültig vorbei. Die Digitalisierung bringt ein völlig neues Arbeitsumfeld mit sich, in dem Mitarbeiter nur dann glänzen können, wenn ihre Vorgesetzten engagiert und dynamisch die entsprechenden technischen, personellen und mentalen Voraussetzungen schaffen. Im Folgenden erfahren Sie, worauf es bei der digitalen Transformation ankommt und an welchen Stellschrauben Sie als Führungskraft drehen können, um die Produktivität Ihres Teams auf ein völlig neues Niveau zu heben. 

Stellen Sie Ihre Prozesse auf den Prüfstand

Seien es interne Abläufe, Kundenkontakte oder die Zusammenarbeit mit Lieferanten – die digitale Transformation kann wesentlich dazu beitragen,  die Kommunikation zwischen allen Beteiligten zu verbessern und letztlich sämtliche Arbeitsbereiche zu optimieren.  

Als Führungskraft sollten Sie sich deshalb eingehend mit der Frage beschäftigen, an welchen Stellen durch veraltete Prozesse unnötige Ressourcen verschwendet werden und wie Sie die Digitalisierung nutzen können, um sinnvoll gegenzusteuern. Ersticken Ihre Mitarbeiter in Aktenbergen? Beschweren sich Kunden, weil sie zu lange auf eine Rückmeldung warten müssen? Oder verzögern sich Lieferprozesse, weil die eine Hand nicht weiß, was die andere tun? Sprechen Sie mit allen Beteiligten, schlüsseln Sie genau auf, in welchen Bereichen relevante Prozesse regelmäßig ins Stocken geraten, und setzen Sie an diesen Stellen auf digitale Lösungen, um Ihre internen und externen Abläufe zu optimieren. Sie werden überrascht sein, wie viel Verbesserungspotenzial in Ihrem Unternehmen steckt und wie viele Ressourcen Sie mit Hilfe der digitalen Transformation einsparen können. Im Idealfall bestimmen Sie einen CDO, also einen Chief Digital Officer, der die Fäden in der Hand hält. Laut dem Bitkom Digital Office Index wird diese Position in den meisten Unternehmen entweder von der Geschäftsführung, dem Leiter der IT-Abteilung oder gar vom Vorstand selbst übernommen.

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Lassen Sie die Zügel locker

Die Erfahrung zeigt, dass sich mit der digitalen Transformation auch die Erwartungen der Mitarbeiter an das Verhalten des Managements ändern. In dem Moment, in dem digitale Lösungen eingesetzt werden, die mehr Freiheit und Flexibilität versprechen, muss das Management darauf reagieren und seinem Team diese Möglichkeiten auch zugestehen. Mitarbeiter, die von jedem Ort der Welt auf relevante Informationen zugreifen können, sind in der Lage, eigenverantwortlicher zu arbeiten, ohne ständig Rücksprache halten zu müssen. Dadurch erhöht sich einerseits die Produktivität – haben Sie sich schon einmal durchgerechnet, wie viel Zeit mit mühsamen Abstimmungsprozessen verloren geht? -, doch andererseits bedeutet das auch, dass sie sich nicht mehr so einfach kontrollieren lassen. Ist das benötigte Wissen zentral abrufbar und hält die moderne Technik alle Mitarbeiter ständig über aktuelle Entwicklungen auf dem Laufenden, haben Manager, die in allen Bereichen gefragt werden möchten, einen schweren Stand.

Die LeadershipGarage Research Group – eine Kollaboration der Universitäten Stanford und Lüneburg in Zusammenarbeit mit renommierten Unternehmen – hat festgestellt, dass sich die Machtverhältnisse in Organisationen immer mehr verschieben. Hierarchische Strukturen werden zu Netzwerken, und Führung findet vermehrt auf Distanz statt. Zu den grundlegenden neuen Aufgaben des Managements gehört nach Angaben der Wissenschaftler: „Wissen verteilen statt Wissen horten“, „Vertrauen schaffen und gegenseitiges Verständnis fördern“ sowie „motivieren statt kontrollieren“. Damit legen Führungskräfte den Grundstein, um das Potenzial der digitalen Transformation optimal ausschöpfen zu können. 

Die Vorbildfunktion des Managements

Die digitale Transformation erfordert Lernbereitschaft und Offenheit gegenüber den neuen Technologien – und zwar von allen Beteiligten. Die Haltung „das haben wir aber immer schon so gemacht“, bringt Ihr Unternehmen nicht weiter. Ganz im Gegenteil: Wer so denkt, wird sich nicht lange gegen die fortschrittliche Konkurrenz behaupten können. An dem Einsatz digitaler Lösungen führt kein Weg vorbei, und das Management ist in der Pflicht, an dieser Stelle als Vorbild zu agieren. Erfolgreiche Führungskräfte stehen dem digitalen Wandel positiv gegenüber und geben ihrem gesamten Team die Möglichkeit, sich ausführlich mit den Chancen der digitalen Transformation auseinanderzusetzen. Fundierte Coachings und eine offene Kommunikation ebnen den Weg für eine unkomplizierte Einführung digitaler Lösungen, die mit offenen Armen empfangen werden und Ihr Unternehmen fit für die Zukunft machen.  

Der erste Schritt in die richtige Richtung ist ein ausgereiftes digitales Dokumentenmanagement, mit dem sich täglich bis zu 40 Prozent der zeitlichen Ressourcen freisetzen lassen. Falls Sie wissen möchten, ob Ihr Unternehmen in dieser Hinsicht noch Verbesserungsbedarf hat, finden Sie in unserem kostenfreien Ratgeber „7,5 Anzeichen, dass Sie Ihr Dokumentenmanagement umstellen sollten“ spannende Impulse, mit denen Sie Ihren Unternehmenserfolg nachhaltig steigern können.

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Bildquelle Titelbild: © fotolia / putilov_denis

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