Wie der elektronische Rechnungsversand die Kundenzufriedenheit erhöht

Elektronische Rechnungen © fotolia / RidoMithilfe des elektronischen Rechnungsversands können Unternehmen nicht nur die Qualität, Effizienz und Produktivität ihrer Buchhaltung massiv verbessern, sondern auch eine Menge Kosten einsparen. Und das ist noch lange nicht alles: Zudem erhöhen digitale Rechnungen auch die Kundenzufriedenheit. Weshalb das so ist und warum der elektronische Rechnungsversand mittlerweile sogar den Ausschlag darüber geben kann, ob sich ein Kunde für Ihr Unternehmen entscheidet, erfahren Sie in diesem Beitrag.    

Steigern Sie das Ansehen bei Ihren Kunden!

Möchten Sie von Ihren Kunden als effizient arbeitendes und professionelles Unternehmen wahrgenommen werden, das mehr kann, als nur gute Produkte abzuliefern? Dann ist der elektronische Rechnungsversand ein erster Schritt in die richtige Richtung. Vor allem dann, wenn Sie im B2B-Geschäft tätig sind und regelmäßig Rechnungen mit anderen Unternehmen austauschen, können Sie mithilfe digitaler Lösungen nicht nur selbst von effizienteren Prozessen und Kosteneinsparungen profitieren, sondern den daraus resultierenden Mehrwert auch direkt an Ihre Kunden weitergeben. Beginnen wir mit einer kurzen Erläuterung, weshalb Papierrechnungen ausgedient haben, um im Anschluss genauer beleuchten zu können, welche konkreten Auswirkungen der elektronische Rechnungsversand auf die Zufriedenheit Ihrer Kunden hat.

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Weshalb papierbasierte Rechnungen die Kundenzufriedenheit verringern 

Erstellen und verarbeiten Unternehmen ihre Rechnungen auf Papier, resultiert das nicht nur in überflüssigen Kosten und dem Verlust wertvoller Arbeitszeit, sondern häufig auch in einer verminderten Kundenzufriedenheit.

Lange Zeit ist die Rechnungsverarbeitung in deutschen Unternehmen wie folgt abgelaufen – und in manchen Firmen ist diese Vorgehensweise immer noch Standard: Zunächst werden mit der Post zugestellte Rechnungen in der Poststelle geöffnet, dann werden sie manuell an die Buchhaltung weitergeleitet und von dort aus den zuständigen Sachbearbeitern zur Prüfung vorgelegt. Im Anschluss müssen noch alle Freigabeberechtigten der Rechnung ihren Segen geben, ehe der eigentlichen Intention des Rechnungsversenders entsprochen werden kann: der Bezahlung.  Dieser Prozess kostet eine Menge Zeit und allzu oft werden Rechnungen, die von Schreibtisch zu Schreibtisch wandern, erst mit Verspätung bearbeitet. Die möglichen Auswirkungen liegen auf der Hand: Während Ihr Unternehmen unter Umständen Skontofristen verpasst, sehen sich Ihre Kunden im schlimmsten Fall mit einem verzögerten Cashflow konfrontiert und sind zu Recht verärgert.

Außerdem gilt auch in diesem Zusammenhang die alte Regel: Je mehr Arbeitsschritte manuell erledigt werden müssen, desto höher wird die Gefahr von Fehlern, die inmitten von Hektik und Zeitdruck schnell entstehen und im Anschluss wieder rückgängig gemacht werden müssen. Eine prekäre Situation, denn wenn’s um Geld geht, drücken die wenigsten Kunden ein Auge zu und sobald einer Ihrer Mitbewerber bei der Rechnungsverarbeitung zuverlässiger zu sein scheint, hat er gute Karten, Ihren Platz einzunehmen.  

Wie Sie Ihre Kunden mit der Effizienz des elektronischen Rechnungsversands begeistern

Wo liegen nun die konkreten Vorteile des elektronischen Rechnungsversands? Grundsätzlich gilt: Wenn Sie auf den digitalen Rechnungsversand zurückgreifen, können Ihre Kunden den Zeitaufwand für die Bearbeitung Ihrer Rechnungen drastisch reduzieren und wertvolle Arbeitszeit freisetzen, die in anderen Bereichen des Unternehmensalltags deutlich sinnvoller zum Einsatz kommen würde. Eine Studie hat gezeigt: Statt den 27 Minuten, die das Bearbeiten einer Papierrechnung im Schnitt in Anspruch nimmt, reduziert sich der Arbeitsaufwand auf nur noch fünf Minuten pro Rechnung.

Haben Ihre Kunden (und natürlich auch Sie, wenn Sie elektronische Rechnungen erhalten) digitale Workflows implementiert, wird nach dem Erhalt der Rechnung alles Weitere zum Kinderspiel. Leistungsfähige Dokumentenmanagement- und ECM-Systeme können Rechnungen automatisch auslesen, zur Prüfung weiterleiten und anschließend gesetzeskonform archivieren. Umständliche Arbeitsschritte entfallen und vordefinierte Workflows garantieren eine pünktliche und sichere Bearbeitung. Besonders effizient werden die damit verbundenen Abläufe, wenn alle Beteiligten den ZUGFeRD-Standard nutzen, mit dem der Rechnungsaustausch zwischen Unternehmen fast vollständig automatisiert werden kann.

Wie der elektronische Rechnungsversand Geld und Nerven spart

Und was passiert, wenn Kunden zu einem späteren Zeitpunkt noch Fragen zu einer elektronisch erstellten Rechnung haben? Dann können diese Fragen deutlich souveräner beantwortet werden als jemals zuvor. Alle archivierten Rechnungen stehen auf Knopfdruck zur Verfügung und niemand muss sich mehr die Mühe machen, einen Berg an Aktenordnern zu durchforsten, ehe die benötigten Informationen ausfindig gemacht werden können. Der Eindruck, den Sie bei Ihren Kunden durch eine fundierte und zügige Hilfestellung hinterlassen, ist enorm und Ihr Ruf als kundenorientiertes Unternehmen steigt.

Ein weiterer Punkt, der für Ihre Kunden mit Sicherheit relevant ist: Der Erhalt von digitalen Rechnungen macht sich im wahrsten Sinne des Wortes bezahlt. Konkret sind es laut der Billentis-Studie „E-Invoicing / E-Billing. Digitisation & Automation“ 11,20 Euro, die Ihre Kunden einsparen können, wenn sie Rechnungen auf digitalem Weg erhalten und die Weiterverarbeitung im Anschluss elektronisch erfolgt. In der Summe gehen Experten sogar davon aus, dass die deutsche Wirtschaft durch eine effektivere Handhabung von Rechnungen bis zu 500 Milliarden Euro freisetzen könnte.

Kein Wunder also, dass mittlerweile viele Geschäftskunden den Eingang digitaler Rechnungen nicht nur begrüßen, sondern sogar bewusst einfordern. Nutzen Sie dieses Wissen, um sich mithilfe der elektronischen Rechnungsverarbeitung als verlässlicher Ansprechpartner zu positionieren, der die Bedürfnisse seiner Kunden kennt und sie mit modernen Prozessen dabei unterstützt, bares Geld und vor allem jede Menge Nerven zu sparen.

Sie möchten mehr darüber erfahren, wie Sie elektronische Rechnungen zuverlässig und gesetzeskonform archivieren können? Dann laden Sie sich unser kostenloses eBook „Tipps zur Archivierung elektronischer Rechnungen“ herunter, um jederzeit auf der sicheren Seite zu sein.

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Themen: E-Invoicing