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5 Dinge, die Unternehmen über die Digitalisierung von Dokumenten wissen sollten

Von Max Ertl • 2. Januar 2018

Viele Unternehmen wissen um die Vorteile, die eine Digitalisierung von Dokumenten mit sich bringt und können sich eine Rückkehr zu papierbasierten Prozessen nicht mehr vorstellen. Andere Unternehmen sind hingegen noch nicht so weit. Sie scheuen den Schritt in die digitale Zukunft – auch deshalb, weil sie nicht wissen, ob der zu erwartende Profit den initialen Aufwand rechtfertigen wird. In diesem Beitrag nennen wir Ihnen fünf Punkte, die Sie in jedem Fall in Ihre Kalkulation mit einbeziehen sollten, um eine fundierte Entscheidung treffen zu können.

1. Wer den Anschluss verpasst, hat das Nachsehen

Veränderungen wollen gut durchdacht sein. Insbesondere dann, wenn sie mit finanziellem Aufwand verbunden sind. Aus diesem Grund gibt es nach wie vor Unternehmer, die vor der Digitalisierung zurückschrecken. Was bislang funktioniert hat, wird doch sicher auch in Zukunft funktionieren – oder etwa nicht? Der entscheidende Punkt, den diese Führungskräfte vernachlässigen: Die Businesswelt hat sich geändert. Kunden sind anspruchsvoller denn je und Unternehmen, die alten Zeiten nachhängen, werden von der innovativen Konkurrenz schnell überholt. Sei es die schnellere Reaktion auf Kundenbedürfnisse, das finanzielle Einsparungspotenzial oder eine effizientere Arbeitsweise: Wenn Unternehmer die Digitalisierung von Dokumenten in Angriff nehmen, können sie in allen Bereichen ihres Arbeitsalltags profitieren. Lassen Sie sich also nicht von typischen Denkfehlern aus der Spur bringen, sondern investieren Sie in die Zukunft.

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2. Alles im Blick: Der Return on Invest schlägt die Anschaffungskosten

Sind die Investitionskosten für eine effiziente Digitalisierung von Dokumenten nicht viel zu hoch?

Diese Frage stellt sich so mancher Unternehmer und die Antwort lautet: Nein, sind sie nicht. Mittlerweile gibt es zahlreiche Anbieter, die in der Lage sind, Ihnen ein topaktuelles und zukunftsfähiges digitales Dokumentenmanagement zur Verfügung zu stellen, ohne dass Sie dafür Ihr Tafelsilber verkaufen müssen.

Der technische Fortschritt begünstigt Lösungen, die ohne großen Aufwand realisierbar sind – und damit sinkt auch Ihr Kosteneinsatz. Ein weiterer Aspekt, den Sie sich bewusstmachen sollten: Wer dem Anschaffungspreis in seiner Kostenkalkulation zu großes Gewicht einräumt, vergibt sich enorme Chancen. Viel wichtiger als die initiale Investition ist der Return on Invest. Und der kann sich im Fall der Digitalisierung von Dokumenten sehen lassen. Nach Angaben des American Productivity and Quality Centers APQC beträgt beispielsweise der Kostenaufwand für eine einzige Papierrechnung im Schnitt 12,50 US$. Wird diese Rechnung hingegen digital verarbeitet, sind es nur noch 5 US$. Weitere Posten, die Sie in Ihre Kalkulation miteinbeziehen dürfen, sind unter anderem die folgenden:

  • Die Kosten für die sichere Aufbewahrung papierbasierter Dokumente.
  • Ausgaben für Papier, Toner, Porto oder Druckerwartung.
  • Die Arbeitszeit, die für die manuelle Bearbeitung anfällt; inklusive des Weiterreichens dicker Aktenordner von Mitarbeiter zu Mitarbeiter oder der lästigen Suche nach Informationen, die nicht dort zu finden sind, wo sie sein sollten.

Und das ist noch lange nicht alles. Wenn Sie die verschiedenen Abteilungen Ihres Unternehmens genau unter die Lupe nehmen, werden Sie schnell erkennen, dass sich der durch die Digitalisierung von Dokumenten entstehende Produktivitätsgewinn schnell in barer Münze bezahlt macht.

Effizientere Prozesse resultieren in größeren Gewinnspannen. Und diese Gewinnspannen machen bei der Frage, wie lange Ihr Unternehmen wettbewerbsfähig bleiben kann, den entscheidenden Unterschied.

3. Erfolgsfaktor Kundenzufriedenheit: So stärkt die Digitalisierung von Dokumenten Ihren Ruf

Ein Punkt, der es in diesem Zusammenhang verdient hat, gesondert behandelt zu werden, ist die wachsende Kundenzufriedenheit, die Sie mithilfe digitaler Dokumente erreichen können. Benötigt ein Kunde beispielsweise schnell wichtige Informationen zu seiner Bestellung, können Sie diese Informationen auf digitalem Weg innerhalb von Sekunden bereitstellen.

Vorbei sind damit die Zeiten, in denen Sie dafür einen Kollegen konsultieren oder minutenlang in Aktenordnern wühlen mussten. Moderne ECM-Lösungen speichern sämtliche relevanten Daten zentral ab, sodass ein Knopfdruck genügt, um sie verfügbar zu machen. Dass Kunden diese Art der effizienten Bearbeitung ihrer Anfragen zu schätzen wissen, versteht sich von selbst. Selbiges gilt übrigens auch für das Erstellen und Bearbeitung von Rechnungen, die auf digitalem Weg schneller in Umlauf gelangen und somit auch schneller bezahlt werden können.

Falls Sie im B2B-Bereich tätig sind, wissen Sie, dass die Digitalisierung von Dokumenten vor diesem Hintergrund mittlerweile zu einem entscheidenden Wettbewerbsfaktor geworden ist. Immer mehr große Unternehmen achten darauf, ob potenzielle Geschäftspartner in der Lage sind, Rechnungen digital auszutauschen und zu verarbeiten. Gelingt Ihnen das, sind Sie im Geschäft. Andernfalls macht die Konkurrenz das Rennen und Sie haben das Nachsehen.

4. Die wunderbare Welt der Cloud: Der Turbo für Ihre Produktivität

Was noch vor Jahren wie Science Fiction klang, ist heute gängige Praxis: Mithilfe moderner ECM-Lösungen können Mitarbeiter von jedem Ort der Welt aus auf wichtige Dokumente zugreifen. In einer Zeit, in der sich zukunftsorientierte Unternehmen an möglichst vielen Standorten positionieren, ist diese Entwicklung eine wertvolle Hilfe, um räumliche Grenzen zu überwinden und trotz unterschiedlicher Zeitzonen effektiv zusammenarbeiten zu können.

Immer mehr Unternehmen erkennen heute klar den Nutzen, den Dokumenten-Management, Prozessautomatisierung und intelligente Dokumenten-Workflows aus der Cloud mit sich bringen, denn Cloud-Lösungen bieten einen günstigen Einstieg und eine einfache Erweiterbarkeit.

Ein weiterer Vorteil für Unternehmen: Da die Cloud keine aufwendigen stationären Rechenzentren in Ihrem Haus erfordert, können Sie von günstigen Service-Abonnements profitieren. Zudem setzen viele Anbieter professioneller Cloud-Lösungen auf eine klare Skalierbarkeit: Sie bezahlen nur die Rechenleistung, die Sie in Ihrem individuellen Fall benötigen und haben die Kosten jederzeit fest im Blick. Flexibilität ist einer der größten Vorteile der Digitalisierung von Dokumenten – und mithilfe moderner Cloud-Lösungen können Sie diesbezüglich aus dem Vollen schöpfen.

5. So führt die Digitalisierung von Dokumenten zu mehr Sicherheit

Sind digitale Dokumente wirklich sicher? Diese Frage wird immer wieder gestellt und die Antwort beruhigt: Ja. Digitale Dokumente sind sicher.

Mussten Papierausdrucke früher noch in Aktenschränken eingesperrt werden, erfüllt das digitale Dokumentenmanagement heute höchste Sicherheitsanforderungen. Laut dem Bitkom Digital Office Index gibt mehr als die Hälfte aller befragten Unternehmen an, dass die Digitalisierung von Dokumenten bei ihnen zu mehr Datensicherheit geführt hat. Compliance-Richtlinien können leichter eingehalten werden und die Wahrscheinlichkeit, dass Dokumente verlorengehen, sinkt drastisch.

Nutzen Sie also die Möglichkeiten, die sich Ihnen bieten und machen Sie sich auf den Weg in eine sichere digitale Zukunft!

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Topics: Dokumentenmanagement

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