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Die Basics der digitalen Archivierung

Von Max Ertl • 24. April 2018

Die Zehn ist eine Zahl, die sich Menschen seit jeher besonders gut merken können. Schon Kinder lernen in der Grundschule, wie leicht sie mit Hilfe des Fingerrechnens die Zahlen von eins bis zehn beherrschen. Die zehn Gebote, die zehn Plagen oder die Top 10 eines Rankings – die Liste ließe sich beliebig verlängern. Und auch wer sein Unternehmen fit machen will für die digitalen Anforderungen der Gegenwart und Zukunft, sollte zehn entscheidende Dinge beachten. Welche das sind, lesen Sie in diesem Beitrag.

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Generell meint die digitale Archivierung eine Speicherung von Dokumenten auf einem computerbasierten digitalen Datenträger. Hierbei kann es sich sowohl um papierbasierte und nachträglich digitalisierte als auch um rein digitale Dokumente handeln. Rund zwei Drittel ihrer Arbeitszeit verbringen Menschen heute mit der Bearbeitung von Dokumenten. Erstellen, prüfen, versenden, ablegen – das alles kostet sie viel Zeit und oft auch Nerven, insbesondere wenn es um das Auffinden von Papierdokumenten in einem riesigen Aktenarchiv geht. Eine digitale Archivierung ist an dieser Stelle eine große Chance, denn sie begünstigt nicht nur eine Zeitersparnis bei der Dokumentenverarbeitung und dem Wiederauffinden von Dateien. Sie erlaubt es auch, Papierberge zu vernichten, Wissen langfristig zu sichern und den Arbeitsalltag zu erleichtern. 

Digitale Archivierung – die wichtigsten Fakten

Der große Vorteil der digitalen Archivierung für Sie und Ihr Unternehmen liegt zunächst darin, dass diese technologieneutral ist. Sie muss weder technischen Vorgaben noch irgendwelchen technischen Standards genügen. Für Sie bedeutet das, frei zu sein in der Wahl des entsprechenden Systems. Dennoch muss dieses einigen rechtlichen Vorgaben genügen und sich an entsprechende Richtlinien halten. So ist es wichtig, dass Sie bei der Wahl der Software darauf achten, dass diese die Grundsätze ordnungsgemäßer Buchführung (GoB), die Grundsätze ordnungsgemäßer DV-gestützter Buchführungssysteme (GoBS) sowie die Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen (GDPdU) erfüllen. 

Auch wichtig ist, dass die Software eine Revisionssicherheit garantiert. Diese stellt für die digitale Archivierung sicher, dass das digitale Abbild eines Dokuments weder verloren gehen kann, noch sich verändern lässt. Nur so ist es Ihnen als Unternehmen erlaubt, Papierdokumente nach der Digitalisierung zu entsorgen. Wenn Sie sich in diesem Zusammenhang für eine Lösung des Enterprise Content Management (ECM) oder ein digitales Dokumentenmanagement-System (DMS) entscheiden, sollte dieses darüberhinaus auch die folgenden zehn Punkte berücksichtigen und deren Umsetzung ermöglichen.

Rechtskonformität und Sicherheit

An erster Stelle ist es wichtig für die digitale Archivierung, jedes Dokument gemäß rechtlicher und auch unternehmensinterner Anforderungen aufzubewahren. Dazu gehört, dass Sie für Ihr Unternehmen sicherstellen, dass Ihre Mitarbeiter die oben genannten Grundsätze in Bezug auf die digitale Archivierung einhalten. Je nach Branche unterscheiden sich die verarbeiteten Dokumente. Aus diesem Grund ist es für Sie empfehlenswert, eigene spezifische Regeln für Ihr Unternehmen aufzustellen. So garantieren Sie die sicherste und beste Archivierung Ihre Dokumente.

Unbedingt berücksichtigten sollten Sie an zweiter Stelle auch, dass kein Dokument auf dem Weg ins Archiv verloren geht. Konkret bedeutet das: Alle Dokumente müssen vollständig erfasst sein. Um diesem Anspruch zu genügen, eignet sich insbesondere die Erstellung regelmäßiger Systemprotokolle. Damit im Zusammenhang steht auch ein dritter wichtiger Punkt – der Eingriff von Sachverständigen. Als Unternehmen, das auf die digitale Archivierung setzt, müssen Sie garantieren können, dass ein Betriebsprüfer bzw. ein Mitarbeiter der Finanzverwaltung zu Prüfungszwecken jederzeit auf Ihr digitales Archiv zugreifen kann. Denn diese haben per Gesetz das Recht, Ihre Unterlagen anzusehen und zu nutzen. Dazu gehört auch der vierte grundlegende Punkt für die digitale Archivierung – das Protokollieren jeder Veränderung im Archiv. Nur so lässt sich eine nachträgliche (unberechtigte) Veränderung der Dokumente verhindern.

Der fünfte Punkt, der für die digitale Archivierung besonders wichtig ist, liegt in der Sicherheit. Die von Ihnen gewählte Software muss garantieren, dass sie auch höchste Sicherheitsbestimmungen erfüllen kann. Dazu gehört neben dem Schutz vor externen unberechtigten Zugriffen auch die Zugriffsbeschränkung auf verschiedene Mitarbeiter oder Abteilungen des Unternehmens. Vor allem Personaldaten unterliegen einer besonders sorgfältigen und geschützten Ablage, die ein ECM-System oder DMS berücksichtigen muss.

Digitale Archivierung spart Zeit und Organisationsaufwand

Punkt sechs und sieben der Basics zur digitalen Archivierung betreffen die Organisation. Zum einen ist jedes Dokument zum organisatorisch frühestmöglichen Zeitpunkt zu archivieren. Das begünstigt eine zeitnahe Verarbeitung von Dokumenten und verhindert das Anhäufen von Arbeit. Je eher ein Dokument abgelegt ist, desto weniger Arbeitszeit beansprucht es. Denn ist ein Thema erst einmal in Vergessenheit geraten, so muss sich der entsprechende Mitarbeiter erst wieder in dieses einarbeiten und eventuell dazugehörige Dokumente aufsuchen. Das beansprucht unnötig die Kapazitäten Ihrer Mitarbeiter. Zudem bedeutet eine zeitnahe Bearbeitung auch, dass Ihr ECM-System oder DMS alle Dokumente vollständig, in ihrer Struktur gesichert und jederzeit verfügbar aufbewahren muss. Auf der anderen Seite ist es ein Muss für die digitale Archivierung, jedes Dokument im Originalzustand und unverändert zu archivieren. Je nach Dokument ist das unter anderem auch mit einer inhaltlichen oder bildlichen Übereinstimmung von Originaldatei und digitaler Datei gewährleistet.

Eine weitere wichtige Grundlage, die für die digitale Archivierung entscheiden ist, zeigt sich in der Zeitersparnis durch ein ECM-System oder DMS So muss jedes abgelegte Dokument in kürzester Zeit wiederauffindbar und reproduzierbar sein. Dafür benötigt die Software eine leistungsstarke Volltextsuche sowie eine Möglichkeit zur Kategorisierung. Können Sie nämlich Dokumente mit Hilfe spezifischer Zusatzinformationen und inhaltlichen Bezügen mit anderen Dokumenten gemeinsam ablegen, so haben Sie alle nötigen Dateien sofort griffbereit. Dabei empfiehlt es sich auch, mit einem festen Index zu arbeiten. An dieser Stelle kann Ihnen auch ein hoher Automatisierungsgrad Ihrer Software helfen. Dieser unterstützt den Umgang mit großen Datenmengen und kann Dokumente automatisch sortieren und ablegen. Das spart Ihren Mitarbeitern viel Zeit, die sonst für die Erledigung von Routineaufgaben nötig ist.

Außerdem ist es eine wichtige Grundlage der digitalen Archivierung, dass ein Dokument erst nach Ablauf der Aufbewahrungsfrist gelöscht werden darf. Diese Frist ist gesetzlich festgelegt. Als Unternehmen sollten Sie zudem sicherstellen, dass alle Mitarbeiter die zehn Basics für die digitale Archivierung kennen. Auf einen Blick zusammengefasst geht es dabei konkret um folgende Punkte:

  1. Jedes Dokument ist gemäß rechtlicher und interner Anforderungen aufzubewahren.
  2. Kein Dokument darf auf dem Weg ins Archiv verloren gehen.
  3. Sachverständige müssen Ihr Archivierungsverfahren jederzeit prüfen können.
  4. Jede Veränderung im Archivsystem bedarf eines Protokolls.
  5. Die Software muss höchste Sicherheitsbestimmungen erfüllen.
  6. Jedes Dokument muss in angemessener Zeit wiederauffindbar und reproduzierbar sein.
  7. Alle Dokumente müssen im Originalzustand und unverändert archiviert sein.
  8. Jedes Dokument ist zum organisatorisch frühestmöglichen Zeitpunkt zu archivieren.
  9. Ein Dokument darf erst nach Ablauf der gesetzlichen Archivierungsfrist gelöscht werden.
  10. Ihre Mitarbeiter müssen die zehn Basics der digitalen Archivierung kennen.

Beachten Sie diese Punkte, sollte die digitale Archivierung auch für Ihr Unternehmen und Ihre Mitarbeiter eine erhebliche Erleichterung der alltäglichen Arbeitsprozesse sein.

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Topics: Dokumentenmanagement

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