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Die wichtigsten Faktoren für erfolgreiche ECM-Projekte

By Hermann Schäfer • 28 März 2017

ECM Implementierung © fotolia / jk1991Hat sich ein Unternehmen dazu entschlossen, die Effizienz seiner Abläufe durch die Einführung eines Enterprise Content Management Systems (ECM) zu optimieren, ist der erste Schritt in Richtung Zukunft getan. Doch so verlockend seine Vorzüge auch sein mögen – von heute auf morgen ist die Implementierung eines ECM nicht zu bewerkstelligen. Zu viele Faktoren sind zu beachten und zu wichtig ist das Projekt, als dass Führungskräfte es überstürzt in Angriff nehmen sollten. In diesem Blogbeitrag erfahren Sie, worauf es bei der Umstellung ankommt und wie Sie sicher zum Ziel kommen.

 

Vier Faktoren, die Sie in jedem Fall beachten sollten

Wie für alle größeren Projekte ist auch für die ECM Implementierung eine gewissenhafte Planung notwendig. Nur wenn Sie alle Eventualitäten berücksichtigen, können Sie sich sicher sein, dass Ihre Bemühungen am Ende von Erfolg gekrönt sein werden und dass das Vorhaben nicht an unliebsamen Überraschungen wie beispielsweise dem Widerstand Ihrer Mitarbeiter scheitert. Die folgenden Punkte werden Sie dabei unterstützen.

1. Für ein solides Fundament: die Ist-Analyse

Die Erfahrung zeigt, dass die Aussichten auf eine erfolgreiche ECM Implementierung dann am größten sind, wenn die Umstellung schrittweise erfolgt. Konkret bedeutet das, dass Sie zunächst in denjenigen Abteilungen mit der Implementierung beginnen sollten, die am meisten davon profitieren. Wo erzielen Sie den schnellsten Return on Invest? Und welche Arbeitsabläufe werden durch ein ECM am ehesten verbessert? Fragen wie diese müssen im Rahmen einer Ist-Analyse geklärt werden, um die Implementierung sauber nach ihrer Dringlichkeit staffeln zu können.

Im Idealfall benennen Sie hierfür einen Verantwortlichen aus der oberen Führungsebene, der das Gespräch mit allen Abteilungen sucht, um herauszufinden, welche Schwachstellen behoben werden müssen, um effizientere Arbeitsabläufe zu garantieren. Diese Person behält während des gesamten Implementierungsprozesses den Überblick und bezieht neben aktuellen Szenarien auch mögliche künftige Herausforderungen in die Überlegungen mit ein. Besonders wichtig: Integrieren Sie wirklich sämtliche Interessensgruppen in Ihre Ist-Analyse, um spätere Abwehrreaktionen der Anwender zu vermeiden. Nur wenn Sie die Bedürfnisse und Anregungen Ihrer Mitarbeiter ernstnehmen und deutlich machen, wo die Vorteile liegen, wird sich Ihr Team gerne mit der neuen Technologie auseinandersetzen.   

In den meisten Betrieben ergibt die Ist-Analyse übrigens, dass die Buchhaltung der ideale Startpunkt für eine geplante ECM Einführung ist. Sie bietet in der Regel das größte Potenzial für Verbesserungen, da sich beispielsweise eine beschleunigte Rechnungsabwicklung direkt auf die Profitabilität des von der Implementierung betroffenen Unternehmens auswirkt.

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2. Den Erfolg im Blick: Ziele definieren und Vorteile identifizieren

Wenn Sie erst einmal ermittelt haben, in welchen Abteilungen Sie mit der ECM Einführung beginnen möchten, geht es im nächsten Schritt darum, klare und vor allem messbare Ziele zu definieren. Fragen Sie sich, in welchen Bereichen die größten Herausforderungen liegen und klären Sie genau, was sich künftig verbessern soll. Wichtig ist, dass Sie sich nicht auf unspezifische Wünsche wie „mehr Effizienz“ beschränken, sondern bei Ihrer Zieldefinition wirklich ins Detail gehen. Soll sich die Zahl der Auftragsbestätigungen, die innerhalb eines bestimmten Zeitrahmens versendet werden, um einen gewissen Prozentsatz erhöhen? Erhoffen Sie sich, dass die Dauer der Rechnungsbearbeitung durch ein ECM messbar verkürzt wird? Formulieren Sie Ihre Erwartungen so klar wie möglich und kommunizieren Sie sie im Anschluss an das gesamte Team. Auf diese Weise stellen Sie sicher, dass jeder Mitarbeiter weiß, was von ihm erwartet wird, und Sie erleben bei der späteren Zielkontrolle keine bösen Überraschungen. Wenn Sie klare Metriken festlegen – wie zum Beispiel die Versandrate von Angeboten vor und nach der Implementierung – kann niemand tatsächlich erzielte Erfolge schlechtreden, denn subjektive Eindrücke werden durch objektive Fakten ersetzt.

3. Zwischen Erfahrung und Innovation: die Software-Auswahl

Die Auswahl an ECM Software ist groß, und viele Unternehmen sehen bei der Suche nach dem passenden Produkt vor lauter Bäumen den Wald nicht mehr. Soll es eine Software sein, die bereits seit Jahren erfolgreich am Markt ist oder sind angesichts künftiger Herausforderungen doch eher neue und innovative ECM Lösungen die richtige Wahl? Die Antwort liegt wie so häufig in der Mitte: Einerseits ist eine große installierte Basis der beste Beweis, dass sich eine Software in der Praxis bewährt hat, doch andererseits muss die gewählte Lösung auch modern genug sein, um Ihr Unternehmen zuverlässig durch die nächsten zehn bis 15 Jahre begleiten zu können.

Wollen Sie bei der Auswahl auf Nummer sicher gehen, sollten Sie unbedingt die Unternehmenshistorien der verschiedenen Anbieter unter die Lupe nehmen und sich über die Erfahrungswerte anderer Kunden informieren. Vertrauenswürdige Hersteller machen sich dadurch einen Namen, dass sie ihren Kunden immer wieder neue Upgrades zur Verfügung stellen – und das unkompliziert und preisgünstig. Auch Zertifizierungen sind hilfreich, um das richtige Produkt zu finden. So bestätigt etwa eine DIN-ISO-9001-Zertifizierung, dass ein Hersteller die Funktionalität oder Sicherheit seines Angebots systematisch verbessert, was Ihnen zeigt, dass er sich ständig weiterentwickelt. 

Ein weiterer Punkt, auf den Sie bei der Auswahl der passenden Software achten sollten, ist ihre Skalierbarkeit. Wenn diese Voraussetzung gegeben ist, können Sie – wie bereits empfohlen – mit wenigen Anwendern starten und die Implementierung dann nach und nach ausweiten. Ebenso wichtig: die unkomplizierte Unterstützung der in Ihrem Unternehmen bereits verwendeten Technologien sowie eine mögliche spätere Umstellung lokaler Lösungen auf die Cloud. Je besser Sie sämtliche Eventualitäten im Blick haben, desto geringer ist auch die Gefahr einer unvorhergesehenen Kostenexplosion. Klären Sie deshalb genau, wie die finanziellen Konditionen für Installation, Betriebsaufwand, Schulungen und Upgrades aussehen werden, um nachträgliche Zusatzkosten von vornherein zu vermeiden.

4. Qualität statt Quantität: Konfiguration und Optimierung 

Sobald Sie damit beginnen, Ihren Implementierungsplan in die Tat umzusetzen, sollten Sie darauf achten, die gewählte ECM Lösung auch mit der E-Mail-Infrastruktur Ihres Unternehmens sowie mit den mobilen Endgeräten der Anwender zu verknüpfen. Einer der größten Vorteile des elektronischen Dokumentenmanagements ist schließlich, dass alle berechtigten Mitarbeiter jederzeit völlig unkompliziert auf wichtige Informationen zugreifen können – und zwar ganz egal, ob sie sich in ihrem Büro, beim Kunden oder im Homeoffice befinden. 

Ebenso wesentlich ist es, dass Sie digitale Workflows definieren, um Prozesse zu straffen und wichtige Arbeitsschritte zu beschleunigen. Dabei sollten Sie allerdings darauf achten, ihre Mitarbeiter nicht mit den mannigfaltigen technischen Möglichkeiten moderner ECM Lösungen zu überfordern. Beschränken Sie sich zunächst auf grundlegende Verbesserungen, und muten Sie Ihrem Team nicht zu viele Neuerungen auf einmal zu. Nur weil etwas technisch möglich ist, bedeutet das noch lange nicht, dass es in Ihrem konkreten Fall auch sinnvoll ist. Ihre Mitarbeiter werden Ihnen für intuitiv verständliche Workflows danken.

Wenn Sie mehr darüber erfahren möchten, worauf Sie bei der ECM Implementierung achten sollten, empfehlen wir Ihnen unser kostenfreies eBook „Leitfaden für ECM-Projekte: Diese 7 Faktoren führen zum Erfolg.“ Dort finden Sie eine genaue Schritt-für-Schritt-Anleitung, die Sie von der Planung bis zur Zielkontrolle dabei unterstützen soll, das Beste aus Ihrer ECM Lösung herauszuholen.

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Bildquelle Titelbild: © fotolia / jk1991

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