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Archivieren wie die Profis: 5.5 Erfolgsmethoden

By Jürgen Biffar • 14 Januar 2015

459378585-e1410986341829Archive bewahren wichtige Unterlagen über die Geschäftsprozesse Ihres Unternehmens auf. Diese 5.5 Erfolgsmethoden für das Dokumenten-Management unterstützen Sie dabei, Ihre Archive so effektiv wie möglich zu erstellen.

Unabhängig davon, ob es gesetzlich erforderlich ist oder einfach sinnvoll erscheint: Ein digitales Archiv bewahrt wichtige Unterlagen über die Geschäftsprozesse Ihres Unternehmens auf. Und wenn Ihr Archivierungssystem die Erfolgsmethoden für das Dokumenten-Management befolgt, ist das Abrufen und Vorlegen dieser Unterlagen schnell, einfach und effizient.

Zunächst müssen Sie verstehen, welche Ziele Sie mit der Archivierung verfolgen. Für die meisten Unternehmen sind Papierdokumente und elektronische Dateien die Schlüsselelemente ihres Finanz-Managements. Auch wenn diese Unterlagen nur gelegentlich genutzt werden, kann ihnen eine entscheidende Funktion bei der Sicherstellung der Compliance zukommen. Auch bei einer Notfallwiederherstellung oder wenn es darum geht, Streitigkeiten mit Kunden zu klären, können sie nützlich sein.

Die Herausforderung besteht also darin, sicherzustellen, dass die Daten vor Verlust, Beschädigung oder unbefugter Nutzung geschützt sind und dass diejenigen, die sie benötigen, schnell und unkompliziert darauf zugreifen können. Vielleicht möchten Sie Ihren Kollegen Zugriff auf Dokumente gewähren? Die strengen Sicherheitsvorkehrungen machen es ihnen jedoch schwer, an die erforderlichen Dokumente zu kommen. Aus diesem Grund werden sie das Archiv nicht nutzen und das Potenzial bleibt ungenutzt.

Um Sie bei der Erstellung nützlicher Archive für Ihr Unternehmen zu unterstützen, haben wir Ihnen 5.5 Erfolgsmethoden für das Dokumenten-Management zusammengestellt:

1. Erstellen Sie Ihr Archiv so, dass es aktuelle Geschäftsprozesse unterstützt: Am besten stellen Sie aktuelle Geschäftsprozesse bildlich dar, bevor Sie den elektronischen Ablauf entwickeln und Software konfigurieren. Ein elektronisches Archiv sollte es Ihnen ermöglichen, alle Dokumente zu einem Geschäftsprozess einfach abzurufen, und zwar unabhängig vom Typ, Format, Datum oder von anderen Faktoren. Beispielsweise können Sie ein Archiv für Ihre Produktionsunterlagen und weitere für Ihre internen Bereiche, zum Beispiel das Personalwesen, einrichten.

 2. Weniger ist mehr: Machen Sie Ihr Archiv nicht unnötig komplex oder sicher, nur weil Sie über die entsprechenden technischen Möglichkeiten verfügen. Sie benötigen nicht jede mögliche Art von Indexierungsinformationen für ein Dokument. Konzentrieren Sie sich ausschließlich auf diejenigen, die Sie tatsächlich brauchen. Auf bestimmte Benutzergruppen abgestimmte Suchmasken helfen bei der Bewältigung der Datenflut.

3. Fangen Sie klein an und bauen Sie Schritt für Schritt darauf auf: Beginnen Sie bei der Entwicklung eines Archivsystems mit nur einer Abteilung oder einem Geschäftsprozess – je einfacher, desto besser. Ein einfacher Prozess eignet sich besser zum Testen neuer Arbeitsmethoden als ein komplexer. Erst wenn Sie diesen optimal gestaltet haben, weiten Sie die Lösung nach und nach auf andere Abteilungen aus.

4. Ändern Sie nicht alles bei der ersten Implementierung: Während der Einführung sollten Ihre Mitarbeiter mehr oder weniger genauso wie bisher weiterarbeiten können, allerdings mit erhöhter Effizienz. Sobald sich Ihre Mitarbeiter mit dem neuen papierlosen Archivsystem wohlfühlen, können Sie zur nächsten Phase übergehen und die Effizienz erneut erhöhen.

5. Vergessen Sie nicht die Benutzer: Binden Sie Ihre Mitarbeiter von Anfang an mit ein. Mitarbeiter ändern nur ungern ihre Arbeitsmethoden oder arbeiten sich in neue Software ein, besonders dann, wenn sie kein Feedback bekommen oder sich nicht mit dem Projekt identifizieren. Wenn Sie Ihre Mitarbeiter erst zu einem späteren Zeitpunkt einbinden, wird die Bewältigung der Lernkurve schwierig. Sie neigen dann dazu, sich stur zu stellen.

Die letzte dieser Erfolgsmethoden für das Dokumenten-Management ist einfach, wird jedoch häufig übersehen:

5.5. Überprüfen und Überarbeiten: Führen Sie sechs Monate nach der Einführung des neuen Archivsystems einen Optimierungs-Workshop durch. Jetzt, da die Anwender mit dem System vertraut sind, haben sie sicher Verbesserungsvorschläge, von denen das ganze Unternehmen profitiert.

Die Verbesserung Ihres Archivsystems ist ein schrittweiser Prozess, insbesondere, wenn Sie zum ersten Mal ein elektronisches Dokumentenmanagement-System einführen. Fragen Sie die Benutzer schon in der Anfangsphase, was verbessert werden könnte. Wenn Ihre Mitarbeiter das System besser verstehen, werden Änderungen erforderlich. Seien Sie also flexibel und offen für Verbesserungsvorschläge.

 

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